Примерная номенклатура дел администрации и Совета муниципального района, городского округа Республики Башкортостан

Отчеты, доклады, прочая статистика      Постоянная ссылка | Все категории

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН

АССОЦИАЦИЯ « СОВЕТ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ

РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН»

Примерная номенклатура дел

администрации и Совета муниципального района,

городского округа Республики Башкортостан и

Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан

Уфа 2008

Примерная номенклатура дел администрации и Совета муниципального района, городского округа Республики Башкортостан, Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан. – Уфа: 2008. – 52 стр.

Примерная номенклатура дел администрации и Совета муниципального района, городского округа, Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан предназначена для использования в работе должностных лиц администраций, Советов муниципальных районов, городских округов, сельских, городских поселений республики.

Составитель: Низамутдинова С. У. – начальник отдела комплектования, обеспечения сохранности, государственного учета и использования Архивного фонда РБ Управления по делам архивов при Правительстве РБ

Рецензенты: Ильясова Н. И. – начальник отдела организации архивного дела и автоматизированных архивных технологий Управления по делам архивов при Правительстве РБ

Ахметова В. А. – начальник отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Центрального государственного исторического архива РБ

С О Г Л А С О В А Н О

Протокол Экспертно – проверочной комиссии Управления по делам архивов при Правительстве РБ

от 19.04.2007г. № 19

© Низамутдинова С. У.

© АСМОРБ, 2008

Примерная номенклатура дел

администрации муниципального района,

городского округа Республики Башкортостан

Указания по применению

Примерной номенклатуры дел

администрации муниципального района,

городского округа Республики Башкортостан

Примерная номенклатура дел администрации муниципального района, городского округа Республики Башкортостан разработана с целью упорядочения работы по хранению, отбору и сдаче в архив документов, образующихся в деятельности администрации.

Примерная номенклатура дел служит нормативным документом для составления индивидуальной номенклатуры дел администрации муниципального района, городского округа республики.

Состав документов, включенных в номенклатуру дел, определен в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», где установлен круг вопросов, которые решают администрации муниципального района, городского округа. На основании Закона Республики Башкортостан от 21.07.2005 № 190-3 «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Башкортостан», полномочия местных органов самоуправления могут быть расширены и, следовательно, состав документов увеличен.

Примерная номенклатура дел содержит наименования документов, сгруппированных в разделы по логическому, функциональному признакам и не претендует на исчерпывающий охват документов. Индивидуальная номенклатура дел администрации муниципального района, городского округа составляется по структурному принципу и включает полный перечень документов, откладывающихся в организации.

Учитывая, что в структуру администрации муниципального района, городского округа входят отраслевые и территориальные (функциональные) органы (отделы, управления, комитеты) с правами и без прав юридического лица, часть разделов примерной номенклатуры дел может быть включена в конкретную номенклатуру дел функционального органа. Ряд территориальных органов (управления финансов, здравоохранения, образования, сельского хозяйства, ЗАГС и др.) в примерную номенклатуру дел не включены ввиду того, что имеют примерные номенклатуры дел, утвержденные по ведомству.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов, образующихся в деятельности администрации муниципального района, городского округа, в дела; систематизации и учета дел; определения сроков их хранения. Заголовки дел в индивидуальной номенклатуре дел уточняются, сроки хранения дел переносятся из примерной; уменьшение сроков хранения не допускается. Временные сроки хранения документов могут быть увеличены по заключению экспертной комиссии или распоряжению главы администрации муниципального района, городского округа.

При установлении сроков хранения документов следует обратить внимание на примечания, в которых оговорены некоторые условия и особенности отбора дел на хранение и уничтожение.

Документы на электронных носителях не включены в примерную номенклатуру дел. При включении баз данных на электронных носителях в индивидуальную номенклатуру дел им устанавливаются сроки хранения, аналогичные документам на бумажных носителях.

Графы номенклатуры дел имеют следующее значение:

-графа 1 «Индекс дела» содержит индексы дел, представляющих собой порядковый номер заголовка дела по номенклатуре;

-в графу 2 «Заголовок дела» включены заголовки дел (томов, частей), отражающие основное содержание и состав включаемых в дело документов;

- графа 3 «Количество дел» отражает количество томов (частей) дел фактически сформированных в течении года и заполняется по окончании календарного года;

- в графе 4 «Срок хранения дел и статей по перечню» указывается срок хранения дела, определяемый по Перечням документов.

Отметка «До минования надобности» («ДМН») обозначает, что документы имеют ограниченное практическое значение, срок их хранения определяется самостоятельно.

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения некоторых дел, означает, что в них могут быть документы, имеющие научно-историческое и практическое значение. Эти дела подлежат тщательному просмотру экспертной комиссией Совета и администрации сельского поселения. Окончательное решение об их дальнейшем хранении или уничтожении принимается Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) администрации муниципального района, городского округа.

Срок хранения, указанный в графе 4, исчисляется с 1 января года, следующего за годом заведения дела.

Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является формирование дел.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Обложка дела оформляется в соответствии с требованиями утвержденной Инструкции по делопроизводству администрации муниципального района, городского округа. На обложке каждого заводимого дела помещается наименование муниципального образования, а также номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части). Индекс дела по номенклатуре и заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел без изменений, внизу обложки указывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку при заведении дела.

При формировании дел следует учитывать следующие правила:

- не следует объединять в одном деле документы, имеющие постоянный и временный сроки хранении;

- при объединении в одном деле документов с разными сроками временного хранения устанавливается максимальный срок хранения;

- документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании;

- плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;

- переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

- финансовые денежные документы группируются по номерам, аналогично располагаются квитанции, накладные и т. д.;

- в дела подшиваются только исполненные документы; неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

- до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т. п.;

- в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, в которых есть отметки, визы и т. д., дополняющие содержание первичных экземпляров;

- документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами;

- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

- толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.

Итоговая запись о количестве заведенных дел заполняется по окончании делопроизводственного года на основании суммирования сведений, содержащихся в графе «Количество дел, томов».

Номенклатура дел на предстоящий год составляется не позднее 1 декабря текущего года, печатается в трех экземплярах, представляется на согласование в архивный отдел администрации муниципального района, городского округа; после согласования утверждается главой администрации муниципального района, городского округа и вводится в действие с 1 января того года, на который она составлена. В последующие годы номенклатура дел ежегодно перепечатываются с учетом изменений в составе документации.

Форма конкретной номенклатуры дел дана в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2005г.). и «Правилах работы архивов организаций» (М.,2002г.)

Отбор документов организации на хранение и уничтожение должен осуществляться на основе номенклатуры дел и при условии проведения экспертизы ценности всего комплекса документов, отложившегося в деятельности организации за год., путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел в номенклатуре или на обложках дел без просмотра самих документов.

При отборе документов на хранение в архив следует составлять отдельные описи на документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и документы по личному составу.

Документы постоянного хранения по истечении 5 летнего срока хранения в архиве организации передаются на хранение в муниципальный архив.

При составлении Примерной номенклатуры дел администрации муниципального района, городского округа Республики Башкортостан были использованы:

1.  Федеральный закон от 06.10.2003г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»,

2.  Федеральный закон от 22.10.2004г. № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”

3.  Федеральный закон от 21.07.2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнении работ, оказания услуг для государственных и муниципальных нужд»

4.  Закон Республики Башкортостан от 21.07.2005г. № 190-З «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Башкортостан»,

5.  Закон Республики Башкортостан от 03.02.2006г. № 278-З ” Об архивном деле в Республике Башкортостан “

6.  «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г.

7.  ТП – Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения ( М.,1989г.)

8.  ВП – Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства жилищно – коммунального хозяйства БАССР и подведомственных ему учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения документов ( Уфа, 1978г.)

9.  ПМФ – Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения ( М.,2003г.)

10.  Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007г.)

При составлении примерной номенклатуры дел изучен опыт документирования деятельности администрации Благовещенского, Дюртюлинского, Хайбуллинского муниципальных районов и городского округа г. Уфа.

Примерная номенклатура дел

администрации муниципального района,

городского округа Республики Башкортостан

 

Заголовок дела

Срок хранения дела и №№ статей по перечню

Примечание

 

2

3

4

 

01. Исполнительно – распорядительная деятельность.

 

01-01

Законодательные и нормативно-правовые акты федеральных органов законодательной и исполнительной власти по вопросам деятельности местных органов самоуправления

До минования надобности,

ст.1,2а

 

01-02

Законы Республики Башкортостан, указы Президента РБ, постановления, распоряжения Правительства РБ, присланные для сведения и руководства

До минования надобности,

ст.6а

 

01-03

Документы о государственной регистрации администрации муниципального района, городского округа ( свидетельство и др.)

Постоянно, ст.15

 

01-04

Положение об администрации муниципального района, городского округа

Постоянно, ст. 13а

 

01-05

Решения сессий и Президиума Совета муниципального района, городского округа (копии )

До минования надобности

Подлинники в Совете

 

01-06

Постановления главы администрации муниципального района, городского округа по основной деятельности

Постоянно, ст.6а

 

01-07

Распоряжения главы администрации муниципального района, городского округа по основной деятельности

Постоянно, ст.6а

 

01-08

Протоколы совещаний при главе администрации муниципального района, городского округа и документы к ним

Постоянно, ст. 5г

 

01-09

Паспорт социально-экономического положения муниципального района, городского округа

Постоянно, ст. 199б

 

01-10

Протоколы заседаний комиссий администрации муниципального района, городского округа (по реализации Закона РБ о языках народов РБ, по проведению праздника «Шежере», административной и др.) и документы к ним

Постоянно, ст. 5в

Формируется отдельно по комиссиям

 

01-11

Документы по работе администрации муниципального района, городского округа с общественными организациями

5 лет ЭПК, ст.41

 

01-12

Документы по работе администрации муниципального района, городского округа с религиозными организациями

5 лет ЭПК, ст.41

 

01-13

Годовой план работы администрации муниципального района, городского округа

Постоянно, ст. 90а

 

01-14

Годовой отчет о работе администрации муниципального района, городского округа

Постоянно, ст. 198

 

01-15

Статистические отчеты по основной деятельности ( годовые)

Постоянно, ст.199б

 

01-16

Статистические отчеты по основной деятельности ( полугодовые, квартальные)

5 лет, ст. 199 в

При отсутствии годовых – постоянно с нарастающим итогом

 

01-17

Списки граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий

5 лет, ст. 585

После предоставления жилой площади

 

01-18

Книга регистрации заявлений граждан о принятии на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях по договору социального найма

5 лет*, ст. 585

*После предоставления жилой площади. Постановление Правительства РБ от 12 .09.2006г. № 255

 

01-19

Учетные дела граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий

5 лет*, ст. 585

*После предоставления жилой площади

 

01-20

Документы по проверке работы администрации муниципального района, городского округа (справки, акты и др.)

Постоянно, ст. 39

Кроме финансовых проверок

 

01-21

Приемо-сдаточные акты, составленные при смене главы администрации муниципального района, городского округа

Постоянно, ст. 199б

 

01-22

Положение о Центральной экспертной комиссии по экспертизе ценности, отбору документов на хранение и уничтожение

Постоянно, ст.16

 

01-23

Обращения граждан по личным вопросам, документы по их рассмотрению

5 лет ЭПК, ст. 56б

 

01-24

Переписка администрации муниципального района, городского округа с администрациями сельских поселений по основной деятельности

5 лет ЭПК, ст. 12

 

01-25

Переписка администрации муниципального района, городского округа с учреждениями, организациями, предприятиями по вопросам основной деятельности

5 лет ЭПК, ст. 41

 

01-26

Переписка администрации муниципального района, городского округа с гражданами

5 лет ЭПК*, ст.56б

* В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего обращения

 

01-27

Журнал регистрации постановлений главы администрации муниципального района, городского округа по основной деятельности

Постоянно, ст. 72а

 

01-28

Журнал регистрации распоряжений главы администрации муниципального района, городского округа по основной деятельности

Постоянно, ст. 72а

 

01-29

Журнал регистрации личного приема граждан главой администрации муниципального района, городского округа

5 лет, ст. 72в

 

01-30

Журнал регистрации входящих документов

3 года, ст.72б

 

01-31

Журнал регистрации исходящих документов

3 года, ст.72б

 

01-32

Журнал регистрации телефонограмм, телеграмм

3 года, ст. 72г

 

01-33

Журнал регистрации обращений граждан

5 лет, ст.72в

 

01-34

Журнал учета приема посетителей

3 года, ст.75в

 

01-35

Инструкция по делопроизводству

3г.*, ст.10

* После замены новыми

 

01-36

Номенклатура дел

Постоянно, ст. 66а

 

01-37

Описи дел постоянного хранения

Постоянно*, ст.74а

* Неутвержденные – до минования надобности

 

01-38

Описи дел временного срока хранения

3 года*, ст.74б

*После уничтожения дел

 

01-39

Дело фонда (исторические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)

Постоянно, ст.73

На госхранение передается при ликвидации организиции

 

02. Экономическое развитие муниципального района, городского округа*

* Откладывается в отделах (управлениях) экономики

 

02-01

Постановления, решения коллегий, приказы и распоряжения Министерства экономического развития Республики Башкортостан

До минования надобности, ст.6а

 

02-02

Решения и распоряжения главы администрации муниципального района, городского округа по вопросам экономики ( копии)

До минования надобности, ст.6а

 

02-03

Годовой план работы отдела (управления) экономики

Постоянно, ст. 90а

 

02-04

Документы о проведении совещаний, семинаров по вопросам экономического развития (протоколы, программы, списки и др.).

Постоянно, ст.5г., 8а

На каждое мероприятие формируется отдельное дело

 

02-05

Экономическая характеристика муниципального района, городского округа

Постоянно, ст.96

 

02-06

Прогнозы ( долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные) экономического и социального развития муниципального района, городского округа

Постоянно, ст.84

 

02-07

Долгосрочные программы и концепции развития отраслей хозяйства муниципального района, городского округа

Постоянно. ст.85

 

02-08

Программы развития отраслей хозяйства муниципального района, городского округа

Постоянно, ст.84

 

02-09

Документы (доклады, аналитические таблицы, справки, информации) по выполнению программ развития хозяйства района

Постоянно, ст.200

 

02-10

Годовые отчеты о развитии отраслей хозяйства муниципального района, городского округа

Постоянно, ст. 198а

 

02-11

Квартальные отчеты о развитии хозяйства муниципального района, городского округа

5 лет*, ст. 198г

* При отсутствии годовых- постоянно

 

02-12

Основные показатели развития отраслей хозяйства муниципального района, городского округа

Постоянно, ст.200

 

02-13

Анализы, обзоры по социально – экономическому развитию муниципального района, городского округа

Постоянно, ст.96

 

02-14

Документы о проверке работы отдела (управления) экономики вышестоящими органами ( справки, акты)

Постоянно, ст.49

 

02-15

Переписка во вопросам планирования

5лет, ст.98

 

03. Управление муниципальной собственностью*

* Откладывается в деятельности территориального органа по управлению собственностью

 

03-01

Реестр муниципальной собственности

Постоянно, ст. 428

 

03-02

Акты приема – передачи основных средств

Постоянно, ст. 429

 

03-03

Инвентарная книга учета основных средств

5 лет, ст. 193

После ликвидации основных средств при условии завершения проверки

 

03-04

Документы по учету движения имущества муниципального района, городского округа (договора купли – продажи, справки, информация)

Постоянно, ст. 427, 424

 

03-05

Документы, представляемые в администрацию муниципального района, городского округа для регистрации прав на недвижимое имущество и осуществления сделок с ним (справки, информация, перечни и др.)

Постоянно

 

03-06

Документы, представляемые в администрацию муниципального района, городского округа для проведения торгов, конкурсов на приватизацию и пользование имуществом (обзоры, акты, справки и др.)

Постоянно

 

03-07

Технические паспорта зданий, сооружений

5 лет ЭПК, ст. 430

После ликвидации здания, сооружения, списания оборудования

 

03-08

Наблюдательные дела объектов муниципальной собственности

5 лет ЭПК, ст.434

После ликвидации здания, сооружения, списания оборудования

 

03-09

Договоры с коммунальными предприятиями по содержанию и эксплуатации объектов (копии)

До минования надобности

 

03-10

Переписка по вопросам управления собственностью

5 лет ЭПК, ст. 41

 

04. Управление земельной муниципальной собственностью*

* Документы откладываются в Комитете по земельным ресурсам и землеустройству

 

04-01

Нормативно – правовые акты по вопросам землеустройства, присланные для сведения

До минования надобности, ст. 1б

 

04-02

Постановления, распоряжения главы администрации муниципального района, городского округа, касающиеся вопросов землеустройства ( копии)

До минования надобности

 

04-03

Карты муниципального района, городского округа

Постоянно, ст. 1501

 

04-04

Реестр выдачи актов выбора земельных участков

Постоянно, ст. 429

 

04-05

Дела по отводу земельных участков юридическим и физическим лицам

Постоянно, ст.428

 

04-06

Государственные акты на право собственности на землю и пользования землей ( копии)

Постоянно, ст. 57

 

04-07

Свидетельства на право собственности на земельные участки (копии)

Постоянно, ст. 57

 

04-08

Акты нормативной цены на земельные участки физических лиц

Постоянно, ст. 166

 

04-09

Договоры купли – продажи земельных участков в собственность граждан (копии)

Постоянно, ст. 427

 

04-10

Акты обследования земельных участков с целью выявления нарушений земельного законодательства

Постоянно, ст. 48

 

04-11

Переписка по вопросам землеустройства

5 лет ЭПК, ст. 41

 

04-12

Книга регистрации договоров купли – продажи земельных участков в собственность граждан

Постоянно, ст. 427

 

04-13

Книга регистрации актов выбора земельных участков

Постоянно, ст. 429

 

04-14

Книга регистрации актов нормативной оценки земельных участков

Постоянно, ст. 429

 

04-15

Книга регистрации проектов границ земельных участков

Постоянно, ст. 429

 

05. Планирование и застройка муниципального района, городского округа*

* Откладывается в органах архитектуры и строительства

 

05-01

Нормы, правила и стандарты в области строительства, архитектуры и градостроительства

3 года*, ст. 10б

*После замены новыми

 

05-02

Правила землепользования и застройки муниципального района, городского округа, разработанные институтом территориальной планировки

3 гола*, ст. 10б

*После замены новыми

 

05-03

Решения Совета и распоряжения главы администрации муниципального района, городского округа по вопросам градостроительства, планировки и застройки района, города (копии)

До минования надобности

 

05-04

Приказы, распоряжения главного архитектора муниципального района, городского округа по основной деятельности

Постоянно, ст. 6а

 

05-05

Протоколы заседаний Градостроительного совета

Постоянно, ст. 5а

 

05-06

Протоколы технических совещаний при главном архитекторе

Постоянно, ст. 1461 ТП

 

05-07

Годовые планы работ органа архитектуры и градостроительства муниципального района, городского округа

Постоянно, ст. 90а

 

05-08

Проект планировки муниципального района, городского округа, пояснительная записка к нему

Постоянно, ст. 1505, 1506 ТП

 

05-09

Генеральные планы строительства и реконструкции городских округов, городских и сельских поселений

Постоянно, ст. 1501

 

05-10

Документы по организации конкурсов на разработку градостроительной и проектной документации

5 лет, ст. 1525 ПМФ;ст.28,п. 15 ФЗ*

* Федеральный закон от 21.07.2005г. № 94-ФЗ

 

05-11

Документы по проектированию, строительству объектов на территории муниципального района, городского округа (переписка, справки и др.)

5 лет, ст.1460 ТП

 

05-12

Документы по ведению государственного градостроительного кадастра и мониторинга объектов градостроительной деятельности

Постоянно

 

05-13

Документы по выбору земельных участков для строительства, реконструкции существующей застройки или их благоустройства в соответствии с градостроительной документацией, установлению границ указанных земельных участков

Постоянно, ст. 1472 ТП; ст. 1522 ПМФ

 

05-13

Документы по инвентаризации земель, передаче земель в муниципальную и частную собственность

10 лет ЭПК, ст. 1542 ПМФ

 

05-14

Документы по подготовке торгов (конкурсных аукционов) по продаже земельных участков или прав на них, а также других объектов недвижимости

10 лет ЭПК, ст. 1542 ПМФ

 

05-15

Документы по ведению архивного фонда инженерных изысканий для строительства

Постоянно

 

05-16

Опорный план застройки,

документы по регистрации проектируемых и фактических изменений в планировке, землепользовании, в подземном хозяйстве и благоустройстве городских территорий.

Постоянно, ст.1516 ТП

 

05-17

Документы по согласованию трасс газопровода, линий электропередач, кабеля связи и подземных коммуникаций

Постоянно, ст. 1462 ТП

 

05-18

Документы по рассмотрению и согласованию проектов реставрации памятников архитектуры, истории и культуры

Постоянно, ст. 1462, 1512 ТП

 

05-19

Топографо – геодезический геологический фонд города, района

Постоянно, ст. 1486аТП

 

05-20

Перечень объектов строительства, сданных в эксплуатацию в текущем году

Постоянно, ст. 1602ТП

 

05-21

Акты о сдаче в эксплуатацию объектов строительства

Постоянно, ст. 1602аТП

 

05-22

Годовой отчет о выполнении плана жилищного и гражданского строительства по муниципальному району, городскому округу

Постоянно, ст. 114б

 

05-23

Справки, информации, сведения о ходе реализации планов администрации муниципального района, городского округа в области планировки, застройки, благоустройства и развития города

Постоянно, ст. 200

 

05-24

Справки, акты, переписка по контролю на территории муниципального района, городского округа единого порядка разработки, согласования и утверждения документации в области архитектуры и градостроительства

5 лет ЭПК*, ст1539

*после окончания строительства

 

05-25

Докладные записки, справки, сводки и переписка с республиканскими органами исполнительной власти по вопросам строительства и архитектуры

5 лет ЭПК, ст. 12, 1440 ТП

 

05-26

Переписка по вопросам инженерно – геологических и топогеодезических изыскательских работ

3 года, ст. 1480 ТП

 

05-27

Переписка по вопросам строительства и реконструкции объектов жилищно – гражданского и производственного назначения, объектов инженерного благоустройства и озеленения

5 лет ЭПК, ст. 1508 ТП

 

05-28

Обращения граждан по вопросам строительства, перепланировки, узаконения строений и др. и ответы на них

5 лет ЭПК, ст. 56б

 

05-29

Журнал регистрации разрешений на строительство

Постоянно*, ст. 72

* Хранится в организации

 

06. Организация досуга и обеспечение услугами организаций культуры*

* Откладываются в отделе, управлении культуры

 

06-01

Приказы, постановления коллегии Министерства культуры и национальной политики Республики Башкортостан

До минования надобности*, ст. 6а

*Касающиеся деятельности отдела – постоянно

 

06-02

Решения и распоряжения главы администрации муниципального района, городского округа (копии)

До минования надобности

 

06-03

Приказы, распоряжения заведующего отделом (управлением) культуры по основной деятельности

Постоянно, ст.6а

 

06-04

Документы о проведении совещаний, семинаров с работниками учреждений культуры муниципального района, городского округа (доклады, протоколы, программы, списки).

Постоянно, ст.5г., 8а

На каждое мероприятие формируется отдельное дело

 

06-06

Документы о проведении городских, районных смотров, конкурсов, фестивалей самодеятельного творчества (положения, программы, заявки, списки, протоколы заседаний жюри)

Постоянно, ст.8а

На каждое мероприятие формируется отдельное дело

 

06-07

Документы об организации и проведении праздников, юбилеев, массовых мероприятий (положения, программы, заявки, переписка, списки)

Постоянно, ст.8а

На каждое мероприятие формируется отдельное дело

 

06-08

Документы о работе подведомственных учреждений культуры (акты, справки, информации, сведения)

5 лет ЭПК, ст.43

 

06-09

Документы об охране памятников архитектуры, истории и культуры (паспорта, охранные свидетельства, акты обследования, переписка)

Постоянно, ст.430

 

06-10

Переписка с Министерством культуры и национальной политики Республики Башкортостан по основной деятельности

Постоянно

Решение ЭПК от 28.01.1998г. № 1

 

06-11

Переписка с администрацией муниципального района, городского округа об организации и проведении фестивалей, смотров, конкурсов самодеятельного творчества

5 лет ЭПК, ст. 12

 

06-12

Списки учреждений культуры

Постоянно, ст.350

 

06-13

Фоно – фото – видео документы о проведении фестивалей, смотров, конкурсов

Постоянно, ст. 46

 

06-14

Документы о проверке работы отдела (управления) культуры вышестоящими органами ( справки, акты)

Постоянно, ст.49

 

06-15

Годовой план работы отдела (управления) культуры

Постоянно, ст. 90а

 

06-16

Годовые планы работы подведомственных учреждений культуры

До минования надобности, ст. 90а прим.

 

06-17

Годовой отчет о работе отдела культуры

Постоянно, ст. 198а

 

06-18

Квартальные отчеты о работе отдела культуры

5 лет*, ст. 198г

* При отсутствии годовых- постоянно

 

06-19

Годовые отчеты о работе подведомственных учреждений культуры

Постоянно, ст. 198б

 

06-20

Годовой сводный статистический отчет и статистические отчеты подведомственных учреждений о работе муниципальных библиотек (ф. № 6-НК, сводка)

Постоянно, ст. 199б

 

06-21

Годовой сводный статистический отчет и статистические отчеты подведомственных учреждений о работе муниципальных клубных учреждений (ф. № 7-НК, сводка)

Постоянно, ст. 199б

 

06-22

Годовой сводный статистический отчет и статистические отчеты подведомственных учреждений о работе муниципальных музеев (ф. № 8-НК, 4-Ф)

Постоянно, ст. 199б

 

06-23

Годовой сводный статистический отчет и статистические отчеты подведомственных учреждений о работе муниципальных детских школ искусств, детских художественных школ (ф. №1 – ДШИ)

Постоянно, ст. 199б

 

06-24

Годовой сводный статистический отчет и статистические отчеты подведомственных учреждений о работе парков культуры и отдыха (ф. № 11-НК)

Постоянно, ст. 199б

 

06-25

Переписка с Республиканским учебно – методическим центром по образованию Министерства культуры и национальной политики РБ по вопросам повышения квалификации работников культуры муниципального района района, городского округа

5 лет ЭПК, ст,369

 

07. Развитие физической культуры и спорта*

* Откладываются в комитетах по физической культуре и спорту

 

07-01

Приказы, постановления коллегии Государственного комитета по физической культуре, спорту и туризму Республики Башкортостан

До минования надобности*, ст. 6а

*Касающиеся деятельности – постоянно

 

07-02

Решения и распоряжения главы администрации муниципального района, городского округа по вопросам физической культуры (копии)

До минования надобности

 

07-03

Приказы, распоряжения председателя комитета по основной деятельности

Постоянно, ст.6а

 

07-04

Документы о проведении совещаний, семинаров по вопросам физической культуры и спорту (протоколы, программы, списки и др.).

Постоянно, ст.5г., 8а

На каждое мероприятие формируется отдельное дело

 

07-05

Документы о проведении районных, городских соревнований по видам спорта (положения, программы, заявки, списки, протоколы заседаний жюри)

Постоянно

На каждое мероприятие формируется отдельное дело

 

07-06

Документы об организации спортивно-физкультурной и оздоровительно – массовой работы среди населения (положения, программы, планы, отчеты и др.)

Постоянно

На каждое мероприятие формируется отдельное дело

 

07-08

Документы о работе районных и городских федераций по видам спорта (справки, информации, сведения)

5 лет ЭПК, ст.43

 

07-09

Документы об участии спортсменов и спортивных команд муниципального района, городского округа в республиканских, общероссийских и международных спортивных соревнованиях ( списки, справки, информация, переписка и др.)

5 лет ЭПК, ст. 508

 

07-10

Документы по награждению спортсменов государственными и ведомственными наградами за заслуги в развитии спорта

Постоянно, ст. 387

 

07-11

Документы о присвоении званий мастер спорта, заслуженный мастер спорта, заслуженный тренер и др.( представления, ходатайство, характеристики, справки об участии в соревнованиях и др.)

Постоянно, ст. 387

 

07-12

Книги учета мастеров спорта, кандидатов в мастера спорта спортсменов – разрядников, судей

Постоянно, ст.337а

 

07-13

Переписка с Государственным комитетом по физической культуре спорту и туризму Республики Башкортостан по основной деятельности

Постоянно

Решение ЭПК от 28.01.1998г. № 1

 

07-14

Переписка с администрацией муниципального района, городского округа об организации и проведении спортивных мероприятий

5 лет ЭПК, ст. 12

 

07-15

Фоно – фото – видео документы о проведении спортивных состязаний

Постоянно, ст. 46

 

07-16

Документы о проверке работы комитета вышестоящими органами ( справки, акты)

Постоянно, ст.49

 

07-17

Годовой план работы комитета

Постоянно, ст. 90а

 

07-18

Годовой отчет о работе комитета

Постоянно, ст. 198а

 

07-20

Квартальные отчеты о работе комитета

5 лет*, ст. 198г

* При отсутствии годовых- постоянно

 

08. Гражданская оборона и чрезвычайные ситуации

08-01

Нормативные правовые акты и указания по гражданской обороне

До минования надобности, ст.1, 6

08-02

Нормативные правовые акты и указания по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций

До минования надобности, ст.1, 6

08-03

Документы комиссии по ЧС и пожарной безопасности (положение, план работы, акты обследования, информации, справки)

5 лет ЭПК, ст. 464

08-04

Планы, отчеты и переписка по гражданской обороне

5 лет ЭПК, ст.464

08-05

Годовой план основных мероприятий по ГО и ЧС

5 лет ЭПК, ст. 464

08-06

Планы, информации и переписка по вопросам предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций

5 лет ЭПК, ст.464

08-07

План действий по ликвидации ЧС природного и техногенного характера

5 лет ЭПК, ст. 464

08-08

План работы по противопаводковым мероприятиям в весеннее – летний период

3 года, ст. 438

08-09

План работы по тушению и предупреждению лесных пожаров

5 лет ЭПК, ст. 459

08-10

Годовой отчет о мероприятиях сельского поселения по ГО и ЧС

5 лет ЭПК, ст. 464

08-11

Акты проверок противопожарного состояния зданий и помещений

3 года, ст.460

08-12

Документы о противопожарной безопасности объектов (акты, предписания, справки)

3 года, ст. 460

08-13

Переписка по вопросам пожарной безопасности

5 лет ЭПК, ст. 463

08-14

Документы по антитеррористической защищенности жилых домов и объектов жилищно- коммунального хозяйства (планы, акты, переписка)

5 лет ЭПК, ст.459

08-15

Документы по обеспечению убежищами, укрытиями, средствами индивидуальной защиты

5 лет ЭПК, ст.459

08-16

Информация о прохождении весеннего паводка

5 лет ЭПК, ст.1107 ПТД

09. Жилищные вопросы

 

09-01

Списки граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий

5 лет, ст. 585

После предоставления жилой площади

 

09-02

Книга регистрации заявлений граждан о принятии на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях по договору социального найма

Постоянно

Постановление Правительства РБ от 12 .09.2006г. № 255

 

09-03

Учетные дела граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий

5 лет, ст. 585

После предоставления жилой площади

 

09-04

Обращения граждан по жилищным вопросам, документы по их рассмотрению

5 лет ЭПК, ст. 56б

 

09-05

Переписка администрации муниципального района, городского округа с гражданами

5 лет ЭПК*, ст.56б

* В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего обращения

 

10. Организация ритуальных услуг и содержание мест захоронения*

* Откладывается в учреждениях мест захоронения городского округа

 

10-01

Инструктивные документы по организации похорон и содержанию кладбищ

3 года*, ст.10

* После замены новыми

 

10-02

Проекты кладбищ, планы захоронений

Постоянно, ст.447 ВП

 

10-03

Книга учета памятников, надмогильных знаков

Постоянно, ст.448 ВП

 

10-04

Кладбищенские книги учета захоронений

Постоянно, ст.450 ВП

 

10-05

Разрешения на захоронение

5 лет

 

10-06

Журнал регистрации умерших

50 лет

 

11. Организация хранения архивных документов

(муниципальный архив)

 

11-01

Правила, инструкции, методические указания и рекомендации по формированию и содержанию муниципального архива

3г.*, ст.10б

*После замены новыми

 

11-02

Программы и планы развития архивного дела в муниципальном районе, городском округе

Постоянно, ст.82,90

 

11-03

Годовой отчет о выполнении программы, плана развития архивного дела в муниципальном архиве

Постоянно, ст. 198б

 

11-04

Квартальные отчеты о выполнении плана развития архивного дела в муниципальном архиве

5 лет, ст. 198г

 

11-05

Книга учета поступления документов

Постоянно

 

11-06

Список фондов

Постоянно

 

11-07

Листы фондов

Постоянно

 

11-08

Описи дел постоянного хранения управленческой документации

Постоянно, ст. 74а

 

11-09

Описи аудио-видео-фото документов,

Постоянно, ст. 74а

 

11-10

Личные фонды известных земляков

Постоянно, ст. 74а

 

11-11

Описи дел по личному составу

3г.*, ст. 74б

* После уничтожения дел

 

11-12

Реестр описей

Постоянно

 

11-13

Дела фондов

Постоянно, ст. 73

На каждый фонд ведется отдельное дело

 

11-14

Паспорт архива

Постоянно

 

11-15

Учетные базы данных

Постоянно

 

11-16

Список организаций–источников комплектования муниципального архива

Постоянно

 

11-17

Список граждан (собственников или владельцев архивных документов)- источников комплектования муниципального архива

Постоянно

 

11-18

Наблюдательные дела организаций

Постоянно

На каждую организацию ведется отдельное дело

 

11-19

Научно – справочный аппарат к архивным документам ( картотеки, базы данных и др.)

Постоянно

 

11-20

Документы по организации использования архивных документов (тематические планы выставок, статьи, публикации и др.)

Постоянно, ст.47

 

11-21

Документы ( акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, в том числе во временное пользование

3 г.*, ст.77

*После возвращения документов

 

11-22

Документы ( заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами

10 лет, ст.78

 

11-23

Книги, журналы регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 лет, ст.79

 

11-24

Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы ( заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 лет, ст.80

 

11-25

Договоры, соглашения с организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства

5 лет. ЭПК*, ст81

* После истечения срока действия договора

 

11-26

Документы по истории и культуре муниципального района, городского округа ( исторические и тематические справки, обзоры, подбор публикаций в средствах массовой информации, видеозаписи, фотодокументы и др.)

Постоянно, ст.47

 

12. Кадровое обеспечение

 

12-01

Нормативно – правовые акты, инструкции по кадровой работе

3 года*, ст. 10б

* После замены новыми

 

12-02

Распоряжения по личному составу

(о назначениях, переводах, увольнениях)

75 лет ЭПК, ст.6б

 

12-03

Распоряжения о предоставлении очередных и ученических отпусков, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках

5 лет, ст.6в

 

12-04

Положения о структурных подразделениях администрации муниципального района, городского округа

Постоянно, ст.16

 

12-05

Должностные инструкции муниципальных служащих

Постоянно*, ст.35а;

* по месту разработки и утверждения

 

12-06

Годовой отчет по кадрам

Постоянно, ст.198б

 

12-07

Личные дела муниципальных служащих:

а) главы администрации и его заместителей

б) муниципальных служащих

Постоянно, ст.337а

75 лет ЭПК, ст.337 б

 

12-08

Личные карточки работников ф. Т-2 ( в том числе временных работников)

75 л. ЭПК, ст.339

 

12-09

Трудовые договора, не вошедшие в состав личных дел

75 лет ЭПК, ст.338

 

12-10

Штатные расписания ( копии)

3 года*

*Постоянно в бухгалтерии

 

12-11

Подлинные личные документы (трудовые книжки и др.)

До востребования, ст.342*

* Невостребованные – не менее 50 лет

 

12-12

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

50 лет, ст.358 е

 

12-13

Протоколы заседаний аттестационной комиссий

15 лет ЭПК, ст.359

 

12-14

Документы (представления, ходатайства, характеристики, выписки из решений, постановлений) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий

75 лет ЭПК* ст. 384 б

* Документы о представлении к званию “Ветеран труда” – 30 лет ЭПК

 

12-15

Переписка о приеме, распределении, перемещении и учете кадров

5 лет ЭПК, ст.334

 

12-16

Списки кандидатов на выдвижение по должности (резерв)

5 лет, ст.350 ж

 

12-17

Заявления на отпуска (ежегодные, учебные, без сохранения заработной платы), командировки

5 лет, ст.343

 

12-18

Табель учета рабочего времени

1 год, ст.281

 

12-19

Графики предоставления отпусков

1 год, ст. 356

 

12-20

Журнал регистрации приказов по личному составу

75 лет ЭПК, ст.358а

 

12-21

Журнал регистрации трудовых договоров

75 лет, ст.358д

 

13. Охрана труда и техника безопасности

 

13-01

Инструкции и нормативно – методические документы по охране труда и технике безопасности

3 года*, ст. 10б

* После замены новыми

 

13-02

Акты расследования несчастных случаев

45 лет ЭПК*, ст. 322

* Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно

 

13-03

Сведения о травматизме на производстве (ф.7- травматизм (годовая)

5 лет, ст. 201

 

13-04

Журнал регистрации несчастных случаев

Постоянно, ст.320

 

13-05

Журнал инструктажа по технике безопасности

10 лет, ст. 316б

 

13-06

Журнал регистрации проведения аттестации по технике безопасности

5 лет, ст. 316в

 

13-07

Переписка по охране труда и улучшению условий труда

5 лет, ст.299

 

14. Воинский учет, мобилизационная подготовка

 

14-01

Нормативные правовые акты, указания и инструкции по воинскому учету и мобилизационной подготовке

3 года*, ст.10б

* После замены новыми

 

14-02

Планы, отчеты и переписка по воинскому учету и мобилизационной подготовке

5 лет ЭПК, ст.464

 

14-03

Годовой отчет о работе военно- учетного стола

До минования надобности

 

14-04

Годовой текстовый отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе

До минования надобности

 

14-05

Годовой доклад в военно- мобилизационный отдел района по воинскому учету и бронированию с приложениями

Постоянно, ст. 200

 

14-06

Карточки учета военнообязанных

3 года, ст.358в

После снятия с воинского учета

 

14-07

Списки призывников

3 года, ст. 350е

После снятия с воинского учета

 

14-08

Карточки учета предприятий и индивидуальных предпринимателей

3 года, ст. 358в

 

14-09

Журнал проверок состояния воинского учета в администрации муниципального района, городского округа

3 года, ст.358в

 

15. Бухгалтерский учет и отчетность. Административно-хозяйственная деятельность

 

15-01

Приказы, инструкции, указания вышестоящих организаций, финансовых и налоговых органов по вопросам бухгалтерского учета и отчетности, финансово-экономическим вопросам (копии)

3 года, ст.10 б*

*До замены новыми

 

15-02

Распоряжения по административно-хозяйственным вопросам, по командировкам и отпускам

5 лет, ст.6 в

 

15-03

Утвержденные штатные расписания и документы об их изменениях

Постоянно, ст.32а

 

15-04

Бюджет муниципального района, городского округа(копия)

До минования надобности

* Подлинники в протоколах сессии и в финансовом управлении

 

15-05

Смета административно – хозяйственных и управленческих расходов ( годовая)

5 лет, ст. 112а

 

15-06

Отчет об исполнении бюджета муниципального района, городского округа (копия)

До минования надобности, ст.140 б

* Подлинники в протоколах сессии и в финансовом управлении

 

15-07

Отчеты об исполнении бюджета (квартальные)

5 лет, ст.140в

 

15-08

Отчет об исполнении сметы административно – хозяйственных и управленческих расходов ( годовой)

Постоянно, ст.140 б

 

15-09

Отчеты об исполнении сметы административно – хозяйственных и управленческих расходов ( квартальные)

5 лет, ст.140в

 

15-10

Отчеты, представляемые в налоговые органы (квартальные, месячные)

5 лет, ст. 170б, в

 

15-11

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности с органами государственной власти и другими организациями

5 лет ЭПК, ст.12, 110, 117

 

15-12

Лицевые счета работников

75 лет ЭПК, ст.153

 

15-13

Кассовая книга

5 лет, ст.193*

*При условии завершения проверки. В случае возникновения споров – сохраняются до вынесения окончательного решения.

 

15-14

Первичные бухгалтерские документы(кассовые ордеры, оборотные и накопительные ведомости и др.)

5 лет, ст.150*

*При условии завершения проверки. В случае возникновения споров – сохраняются до вынесения окончательного решения.

 

15-15

Акты ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности

5 лет, ст.145*

*При условии завершения проверки. В случае возникновения споров – сохраняются до вынесения окончательного решения.

 

15-16

Журналы и книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений

5 лет, ст.193 *ТП

*При условии завершения проверки. В случае возникновения споров – сохраняются до вынесения окончательного решения.

 

15-17

Договоры и переписка о заключении договоров (хозяйственные, операционные соглашения)

5 лет ЭПК*, ст.186

*После истечения срока действия договора, соглашения

 

15-18

Книги, журналы, карточки учета исполнительных листов

5 лет, ст.193л

 

15-19

Книги, журналы учета подотчетных лиц

5 лет, ст. 193к

 

15-20

Книга учета доверенностей

5 лет, ст.193п

 

15-21

Инвентарные описи, книги учета основных средств, протоколы инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости об инвентаризации имущества и материальных ценностей

5 лет, ст. 192*

*При условии завершения проверки. В случае возникновения споров – сохраняются до вынесения окончательного решения.

 

15-22

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы

Постоянно, ст.136

 

15-23

Акты, справки о приеме выполненных работ

5 лет*, ст.188

* При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

 

15-24

Информации, переписка о выполнении решений ( предписаний) проверок и ревизий

5 лет, ЭПК, ст.53

 

15-25

Журналы, книга учета ревизий, проверок и контроля за выполнением предписаний

5 лет, ЭПК, ст.52

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 200___ году в ____________________________________________________________________________ :

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой “ЭПК”

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Наименование должности

специалиста по документационному

обеспечению управления ____________________________

(подпись, расшифровка подписи)

“_____”________________200__г.

Итоговые сведения переданы в архив

_____________________________ _____________________________

(наименование должности лица, (подпись, расшифровка подписи)

ответственного за архив

“_____”_________________200__г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК Администрации

муниципального района,

городского округа

от________________№______

CОГЛАСОВАНО

Руководитель органа управления

архивным делом

муниципального района,

городского округа

______________________

«_____»_______________г.

Примерная номенклатура дел

Совета муниципального района,

городского округа Республики Башкортостан

Указания по применению

Примерной номенклатуры дел

Совета муниципального района,

городского округа Республики Башкортостан

Примерная номенклатура дел Совета муниципального района, городского округа Республики Башкортостан разработана с целью упорядочения работы по формированию, отбору и передаче в архив документов, образующихся в деятельности Совета.

Примерная номенклатура дел служит нормативным документом для составления индивидуальной номенклатуры дел Совета муниципального района, городского округа республики.

Состав документов, включенных в номенклатуру дел, определен в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», где установлен круг вопросов, которые решают Совет муниципального района, городского округа.

Номенклатура дел содержит наименования документов, сгруппированных в разделы по логическому, функциональному признакам и не претендует на исчерпывающий охват документов.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов, образующихся в деятельности Совета муниципального района, городского округа, в дела; систематизации и учета дел; определения сроков их хранения. Заголовки дел в индивидуальной номенклатуре дел уточняются, сроки хранения дел переносятся из примерной; уменьшение сроков хранения не допускается. Временные сроки хранения документов могут быть увеличены по заключению экспертной комиссии или распоряжению главы администрации муниципального района, городского округа.

При установлении сроков хранения документов следует обратить внимание на примечания, в которых оговорены некоторые условия и особенности отбора дел на хранение и уничтожение.

Документы на электронных носителях не включены в примерную номенклатуру дел. При включении баз данных на электронных носителях в индивидуальную номенклатуру дел им устанавливаются сроки хранения, аналогичные документам на бумажных носителях.

Графы номенклатуры дел имеют следующее значение:

-графа 1 «Индекс дела» содержит индексы дел, представляющих собой порядковый номер заголовка дела по номенклатуре;

-в графу 2 «Заголовок дела» включены заголовки дел (томов, частей), отражающие основное содержание и состав включаемых в дело документов;

- графа 3 «Количество дел» отражает количество томов (частей) дел фактически сформированных в течении года и заполняется по окончании календарного года;

- в графе 4 «Срок хранения дел и статей по перечню» указывается срок хранения дела, определяемый по Перечням документов.

Отметка «До минования надобности» («ДМН») обозначает, что документы имеют ограниченное практическое значение, срок их хранения определяется самостоятельно.

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения некоторых дел, означает, что в них могут быть документы, имеющие научно-историческое и практическое значение. Эти дела подлежат тщательному просмотру экспертной комиссией Совета и администрации сельского поселения. Окончательное решение об их дальнейшем хранении или уничтожении принимается Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) администрации муниципального района, городского округа.

Срок хранения, указанный в графе 4, исчисляется с 1 января года, следующего за годом заведения дела.

Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является формирование дел.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Обложка дела оформляется в соответствии с требованиями утвержденной Инструкции по делопроизводству Совета муниципального района, городского округа. На обложке каждого заводимого дела помещается наименование муниципального образования, а также номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части). Индекс дела по номенклатуре и заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел без изменений, внизу обложки указывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку при заведении дела.

При формировании дел следует учитывать следующие правила:

- не следует объединять в одном деле документы, имеющие постоянный и временный сроки хранении;

- при объединении в одном деле документов с разными сроками временного хранения устанавливается максимальный срок хранения;

- документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании;

- плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;

- переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

- финансовые денежные документы группируются по номерам, аналогично располагаются квитанции, накладные и т. д.;

- в дела подшиваются только исполненные документы; неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

- до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т. п.;

- в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, в которых есть отметки, визы и т. д., дополняющие содержание первичных экземпляров;

- документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами;

- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

- толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.

Итоговая запись о количестве заведенных дел заполняется по окончании делопроизводственного года на основании суммирования сведений, содержащихся в графе «Количество дел, томов».

Номенклатура дел на предстоящий год составляется не позднее 1 декабря текущего года, печатается в трех экземплярах, представляется на согласование в архивный отдел администрации муниципального района, городского округа; после согласования утверждается главой администрации муниципального района, городского округа и вводится в действие с 1 января того года, на который она составлена. В последующие годы номенклатура дел ежегодно перепечатываются с учетом изменений в составе документации.

Форма конкретной номенклатуры дел дана в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2005г.). и «Правилах работы архивов организаций» (М.,2002г.)

Отбор документов организации на хранение и уничтожение должен осуществляться на основе номенклатуры дел и при условии проведения экспертизы ценности всего комплекса документов, отложившегося в деятельности организации за год., путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел в номенклатуре или на обложках дел без просмотра самих документов.

При отборе документов на хранение в архив следует составлять отдельные описи на документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и документы по личному составу.

Документы постоянного хранения по истечении 5 летнего срока хранения в архиве организации передаются на хранение в муниципальный архив.

При составлении Примерной номенклатуры дел Совета муниципального района, городского округа Республики Башкортостан были использованы:

11.  Федеральный закон от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»,

12.  Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”

13.  Закон Республики Башкортостан от 03.02.2006г. № 278-З ” Об архивном деле в Республике Башкортостан “

14.  «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г.

При составлении примерной номенклатуры дел изучен опыт документирования деятельности Совета Благовещенского, Дюртюлинского, Хайбуллинского муниципальных районов и городского округа г. Уфа.

Примерная номенклатура дел

Совета муниципального района,

городского округа Республики Башкортостан

Заголовок дела

Срок хранения дела и №№ статей по перечню

Примечание

2

3

4

01. Организационно – правовая деятельность

01-01

Законодательные и нормативно-правовые акты федеральных и республиканских органов представительной власти по вопросам деятельности местного самоуправления

До минования надобности,

ст.1,2а, ст.6а

01-02

Устав муниципального района, городского округа

Постоянно, ст.13а

01-03

Документы о государственной регистрации Совета муниципального района, городского округа ( свидетельство и др.)

Постоянно, ст.15

01-04

Документы по установлению официальных символов муниципального образования

Постоянно, ст.15

01-05

Протоколы сессий Совета муниципального района, городского округа, решения и документы к ним

Постоянно, ст.14

01-06

Протоколы заседаний, постановления Президиума Совета муниципального района, городского округа

Постоянно, ст.14

01-07

Постановления и распоряжения

председателя Совета по организации деятельности Совета

Постоянно, ст.6а

01-08

Соглашения о передаче органам местного самоуправления отдельных государственных полномочий и документы по их реализации

Постоянно, ст. 218

01-09

Соглашения Совета муниципального района и Советов сельских поселений о передаче муниципальному району части полномочий сельского поселения и документы по их реализации

Постоянно, ст. 218

01-10

Соглашения Совета муниципального района и Советов сельских поселений о передаче сельскому поселению части полномочий муниципального района и документы по их реализации

Постоянно, ст. 218

01-11

Планы работы Совета муниципального района, городского округа

До минования надобности*

* Подлинник – постоянно в приложении к протоколам сессий Совета

01-12

Документы постоянных комиссий Совета муниципального района, городского округа (протоколы заседаний, планы, отчеты, справки, информации)*

Постоянно, ст.17

*На каждую

комиссию заводится отдельное дело

01-13

Документы публичных слушаний

Постоянно, ст.3

01-14

Документы опросов граждан

Постоянно, ст.3

01-15

Докладные записки, справки, информации о выполнении федеральных законов и законов Республики Башкортостан

Постоянно, ст. 67

01-16

Статистические отчеты о составе депутатов Совета ( ф.№1), организационной работе Совета и изменениях в составе депутатов (ф.№2)

Постоянно, ст.199б

01-17

Документы постоянных и других комиссий Совета

Постоянно*, ст.

* На каждую комиссию формируется отдельное дело

01-18

Анализы и отчет об итогах рассмотрения обращения граждан

5 лет, ст.55

01-19

Переписка с Государственным Собранием – Курултаем Республики Башкортостан

Постоянно

Решение ЭПК Управления по делам архивов от 28.01.1998г. №1

01-20

Переписка с Советами и администрациями сельских поселений

5 лет ЭПК, ст. 12

01-21

Журнал регистрации решений Совета муниципального района, городского округа

Постоянно, ст.72а

01-22

Журнал регистрации постановлений Президиума Совета муниципального района, городского округа

Постоянно, ст.72а

01-23

Журнал регистрации постановлений, распоряжений по организации деятельности Совета

Постоянно, ст.72а

01-24

Журнал регистрации входящих документов

3 года, ст.72б

01-25

Журнал регистрации исходящих документов

3 года, ст.72б

01-26

Журнал регистрации телефонограмм, телеграмм

3 года, ст. 72г

01-27

Журнал регистрации обращений граждан

5 лет, ст.72в

01-28

Журнал учета приема посетителей

3 года, ст.75в

01-29

Номенклатура дел

Постоянно*, ст. 66а

*на хранение в муниципальный архив не передается

01-30

Описи дел постоянного хранения

Постоянно*, ст.74а

* Неутвержденные – до минования надобности

01-31

Описи дел временного срока хранения

3 года*, ст.74б

*После уничтожения дел

01-32

Дело фонда (исторические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)

Постоянно, ст.73

На хранение в муниципальный архив передается при ликвидации организации

02.Кадровое обеспечение

02-01

Нормативные правовые акты, инструкции по кадровой работе

3 года*, ст. 10б

* После замены новыми

02-02

Распоряжения по личному составу

(о назначениях, переводах, увольнениях)

75 лет ЭПК, ст.6б

02-03

Распоряжения о предоставлении очередных и ученических отпусков, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках

5 лет, ст.6в

02-04

Должностные регламенты муниципальных служащих

3г.*, ст. 35б

* После замены новыми

02-05

Карточки персонального учета депутатов

75 лет ЭПК, ст. 358д

02-06

Личные дела муниципальных служащих:

а) председателя Совета

б) служащих

Постоянно, ст.33а

75 лет ЭПК, ст.337 б

02-07

Личные карточки работников ф. Т-2 ( в том числе временных работников)

75 л. ЭПК, ст.339

02-08

Трудовые договора, не вошедшие в состав личных дел

75 лет ЭПК, ст.338

02-09

Годовой отчет по кадрам

Постоянно, ст.198б

02-10

Статистические отчеты об изменениях в составе депутатов (Ф.№2)

Постоянно, ст. 16

02-11

Подлинные личные документы (трудовые книжки и др.)

До востребования, ст.342*

* Невостребованные – не менее 50 лет

02-12

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

50 лет, ст.358 е

02-13

Документы (представления, ходатайства, характеристики, выписки из решений, постановлений) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий

75 лет ЭПК* , ст.384б

* Документы о представлении к званию “Ветеран труда” – 30 лет ЭПК

02-14

Переписка о приеме, распределении, перемещении и учете кадров

5 лет ЭПК, ст.334

02-15

Списки кандидатов на выдвижение по должности (резерв)

5 л ет, ст.350 ж

02-16

Заявления на отпуска (ежегодные, учебные, без сохранения заработной платы), командировки

5 лет, ст.343

02-17

Табель учета рабочего времени

1 год, ст.281

02-18

Графики предоставления отпусков

1 год, ст. 356

02-19

Журнал регистрации распоряжений по личному составу

75 лет ЭПК, ст.358а

02-20

Журнал регистрации трудовых договоров

75 лет, ст.358д

02-21

Инструкции и нормативно – методические документы по охране труда и технике безопасности

3 года*, ст. 10б

* После замены новыми

02-22

Журнал регистрации проведения аттестации по технике безопасности

5 лет, ст. 316в

03. Бухгалтерский учет и отчетность. Административно-хозяйственная деятельность

03-01

Приказы, инструкции, указания вышестоящих организаций, финансовых и налоговых органов по вопросам бухгалтерского учета и отчетности, финансово-экономическим вопросам (копии)

3 года, ст.10 б*

*До замены новыми

03-02

Распоряжения по административно-хозяйственным вопросам, по командировкам и отпускам

5 лет, ст.6 в

03-03

Утвержденные штатные расписания и документы об их изменениях

Постоянно, ст.32а

03-04

Бюджет муниципального района, городского округа (копия)

До минования надобности*

* Подлинники – постоянно в протоколах сессии и в финансовом управлении

03-05

Смета административно – хозяйственных и управленческих расходов ( годовая)

5 лет, ст. 112а

03-06

Отчет об исполнении бюджета муниципального района, городского округа (копия)

До минования надобности*

* Подлинники – постоянно в протоколах сессии и в финансовом управлении

03-07

Отчеты об исполнении бюджета (квартальные)

5 лет, ст.140 в

03-08

Отчет об исполнении сметы административно – хозяйственных и управленческих расходов ( годовой)

Постоянно, ст.140 б

03-09

Отчеты об исполнении сметы административно – хозяйственных и управленческих расходов ( квартальные)

5 лет, ст.140в

03-10

Отчеты, представляемые в налоговые органы (квартальные, месячные)

5 лет, ст. 170б, в

03-11

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности с органами государственной власти и другими организациями

5 лет ЭПК, ст.12, 110, 117

03-12

Лицевые счета работников

75 лет ЭПК, ст.153

03-13

Кассовая книга

5 лет, ст.193*

*При условии завершения проверки. В случае возникновения споров – сохраняются до вынесения окончательного решения.

03-14

Первичные бухгалтерские документы(кассовые ордеры, оборотные и накопительные ведомости и др.)

5 лет, ст.150*

*При условии завершения проверки. В случае возникновения споров – сохраняются до вынесения окончательного решения.

03-15

Акты ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности

5 лет, ст.145*

*При условии завершения проверки. В случае возникновения споров – сохраняются до вынесения окончательного решения.

03-16

Журналы и книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений

5 лет, ст.193 *ТП

*При условии завершения проверки. В случае возникновения споров – сохраняются до вынесения окончательного решения.

03-17

Договоры и переписка о заключении договоров (хозяйственные, операционные соглашения)

5 лет ЭПК*, ст.186

*После истечения срока действия договора, соглашения

03-18

Книги, журналы, карточки учета исполнительных листов

5 лет, ст.193л

03-19

Книги, журналы учета подотчетных лиц

5 лет, ст. 193к

03-20

Книга учета доверенностей

5 лет, ст.193п

03-21

Инвентарные описи, книги учета основных средств, протоколы инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости об инвентаризации имущества и материальных ценностей

5 лет, ст. 192*

*При условии завершения проверки. В случае возникновения споров – сохраняются до вынесения окончательного решения.

03-22

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы

Постоянно, ст.136

03-24

Акты, справки о приеме выполненных работ

5 лет*, ст.188

* При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

03-25

Информации, переписка о выполнении решений ( предписаний) проверок и ревизий

5 лет, ЭПК, ст.53

03-26

Журналы, книга учета ревизий, проверок и контроля за выполнением предписаний

5 лет, ЭПК, ст.52

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 200___ году в ____________________________________________________________________________ :

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой “ЭПК”

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Наименование должности

специалиста по документационному

обеспечению управления ____________________________

(подпись, расшифровка подписи)

“_____”________________200__г.

Итоговые сведения переданы в архив

_____________________________ _____________________________

(наименование должности лица, (подпись, расшифровка подписи)

ответственного за архив

“_____”_________________200__г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Совета

муниципального района, городского округа

от________________№______

CОГЛАСОВАНО

Руководитель органа управления

архивным делом

муниципального района,

городского округа

______________________

«_____»_______________г.

Примерная номенклатура дел Совета и администрации сельского, городского поселения

Республики Башкортостан

Указания по применению

Примерной номенклатуры дел Совета и администрации

сельского, городского поселения Республики Башкортостан

Примерная номенклатура дел Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан разработана с целью упорядочения работы по формированию, отбору и передаче в архив документов, образующихся в деятельности сельского, городского поселения.

Номенклатура дел содержит наименования документов, сгруппированных в разделы по логическому, функциональному признакам и не претендует на исчерпывающий охват документов. На основании Закона Республики Башкортостан от 21.07.2005 № 190-3 «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Башкортостан», полномочия местных органов самоуправления могут быть расширены и, следовательно, состав документов увеличен.

Примерная номенклатура служит нормативным документом для составления индивидуальной номенклатуры дел Совета и администрации сельского, городского поселения республики с учетом возложенных на них задач. Заголовки дел уточняются, сроки хранения дел переносятся в индивидуальную номенклатуру дел, в основном, без изменений; уменьшение сроков хранения не допускается. Временные сроки хранения документов могут быть увеличены по заключению экспертной комиссии или распоряжению главы сельского, городского поселения. При установлении сроков хранения документов следует обратить внимание на примечания, в которых оговорены некоторые условия и особенности отбора дел на хранение и уничтожение.

Документы на электронных носителях не включены в примерную номенклатуру дел. При включении баз данных на электронных носителях в номенклатуру дел конкретного сельского, городского поселения им устанавливаются сроки хранения, аналогичные документам на бумажных носителях.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов, образующихся в деятельности Совета и администрации, в дела; систематизации и учета дел; определения сроков их хранения. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Графы номенклатуры дел имеют следующее значение:

-графа 1 «Индекс дела» содержит индексы дел, представляющих собой порядковый номер заголовка дела по номенклатуре;

- в графу 2 «Заголовок дела» включены заголовки дел (томов, частей), отражающие основное содержание и состав включаемых в дело документов;

- графа 3 «Количество дел» отражает количество томов (частей) дел фактически сформированных в течении года и заполняется по окончании календарного года;

- в графе 4 «Срок хранения дел и статей по перечню» указывается срок хранения дела, определяемый по Перечням документов.

Отметка «До минования надобности» («ДМН») обозначает, что документы имеют ограниченное практическое значение, срок их хранения определяется самостоятельно.

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения некоторых дел, означает, что в них могут быть документы, имеющие научно-историческое и практическое значение. Эти дела подлежат тщательному просмотру экспертной комиссией Совета и администрации сельского, городского поселения. Окончательное решение об их дальнейшем хранении или уничтожении принимается Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) администрации муниципального района, городского округа.

Срок хранения, указанный в графе 4, исчисляется с 1 января года, следующего за годом заведения дела.

Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве отдела, является формирование дел.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Обложка дела оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству Совета и администрации сельского, городского поселения, одобренной руководителем органа управления архивным делом муниципального района. На обложке каждого заводимого дела помещается наименование муниципального образования, а также номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части). Индекс дела по номенклатуре и заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел отдела без изменений, внизу обложки указывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку при заведении дела.

При формировании дел следует учитывать следующие правила:

- не следует объединять в одном деле документы, имеющие постоянный и временный сроки хранении;

- при объединении в одном деле документов с разными сроками временного хранения устанавливается максимальный срок хранения;

- документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании;

- плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;

- переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

- финансовые денежные документы группируются по номерам, аналогично располагаются квитанции, накладные и т. д.;

- в дела подшиваются только исполненные документы; неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

- до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т. п.;

- в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, в которых есть отметки, визы и т. д., дополняющие содержание первичных экземпляров;

- документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами;

- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

- толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.

Итоговая запись о количестве заведенных дел заполняется по окончании делопроизводственного года на основании суммирования сведений, содержащихся в графе «Количество дел, томов».

Номенклатура дел на предстоящий год составляется не позднее 1 декабря текущего года, печатается в трех экземплярах, представляется на согласование в орган управления архивным делом муниципального района; после согласования утверждается главой сельского поселения и вводится в действие с 1 января того года, на который она составлена. В последующие годы номенклатура дел ежегодно перепечатываются с учетом изменений в составе документации.

Форма конкретной номенклатуры дел дана в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2005г.). и «Правилах работы архивов организаций» (М.,2002г.)

Отбор документов организации на хранение и уничтожение должен осуществляться на основе номенклатуры дел и при условии проведения экспертизы ценности всего комплекса документов, отложившегося в деятельности организации за год. Отбор документов производится путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел в номенклатуре или на обложках дел без просмотра самих документов.

При отборе документов на хранение в архив следует составлять отдельные описи на управленческие документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и документы по личному составу.

Документы постоянного хранения сельского, городского поселения по истечении 5 летнего срока хранения в архиве организации передаются на хранение в муниципальный архив.

При составлении Примерной номенклатуры дел Совета и администрации сельского поселения Республики Башкортостан были использованы:

15.  Федеральный закон от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»,

16.  Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”

17.  Закон Республики Башкортостан от 21.07.2005 № 190-З «О порядке наделения органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Республики Башкортостан»,

18.  Закон Республики Башкортостан от 03.02.2006г. № 278-З ” Об архивном деле в Республике Башкортостан “

19.  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г.

20.  ПТД – Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения ( М.,1989г.)

21.  ВП – Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства жилищно – коммунального хозяйства БАССР и подведомственных ему учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения документов ( Уфа, 1978г.)

При составлении примерной номенклатуры дел изучен опыт документирования деятельности сельских и городских поселений Благовещенского, Дюртюлинского, Хайбуллинского муниципальных районов и городского округа г. Уфа.

Примерная номенклатура дел

Совета и администрации сельского, городского поселения

Республики Башкортостан

Заголовок дела

Срок хранения дела и №№ статей по перечню

Примечание

2

3

4

Совет сельского, городского поселения

01. Организационно – правовая деятельность

01-01

Законодательные и нормативно-правовые акты федеральных и республиканских органов представительной власти по вопросам деятельности органов местного самоуправления

До минования надобности,

ст.1,2а

01-02

Устав сельского, городского поселения

Постоянно, ст.13а

01-03

Документы о государственной регистрации Совета муниципального района, городского округа ( свидетельство и др.)

Постоянно, ст.15

 

01-04

Регламент работы Совета сельского, городского поселения

Постоянно, ст. 10

01-05

Протоколы заседания, решения Совета сельского, городского поселения, документы к ним

Постоянно, ст. 1а

01-06

Постановления, распоряжения председателя Совета по вопросам организации деятельности Совета

Постоянно, ст. 1

01-07

Соглашения Совета сельского, городского поселения и Совета муниципального района о передаче муниципальному району части полномочий сельского, городского поселения и документы по их реализации

Постоянно, ст. 218

01-08

Соглашения Совета сельского, городского поселения и Совета муниципального района о передаче сельскому, городскому поселению части полномочий муниципального района и документы по их реализации

Постоянно, ст. 218

01-09

Решения местных референдумов и сходов граждан

Постоянно, ст.5

01-10

Протоколы собраний граждан и их обращения

Постоянно, ст. 3

01-11

Документы публичных слушаний

Постоянно, ст.3

01-12

Документы опросов граждан

Постоянно, ст.3

01-13

Годовой план работы Совета сельского, городского поселения

Постоянно, ст. 90а

01-14

Документы об итогах деятельности Совета сельского, городского поселения (справки, отчеты, информации)

Постоянно, ст. 114 б

01-15

Документы постоянных и иных комиссий Совета

Постоянно*, ст.5в

* На каждую комиссию формируется отдельное дело

01-16

Анализы и отчет об итогах рассмотрения обращения граждан

Хранятся в течение созыва

01-17

Списки избранных депутатов

Постоянно, ст.350a

01-18

Карточки учета избранных депутатов

75 лет, ст.358д

01-19

Статистические отчеты о составе депутатов Совета ( ф.№1), организационной работе Совета и изменениях в составе депутатов (ф.№2)

Постоянно, ст.199б

01-20

Документы ревизионной комиссии Совета

Постоянно, ст.50

01-21

Переписка с Советом муниципального района и другими организациями по основным вопросам деятельности

Постоянно, ст.12

Решение ЭПК Управления по делам архивов

01-22

Журнал регистрации решений Совета

Постоянно, ст. 72а

01-23

Журнал регистрации входящих документов

3 года, ст.72б

01-24

Журнал регистрации исходящих документов

3 года, ст.72б

01-25

Журнал регистрации телефонограмм, телеграмм

3 года, ст. 72г

01-26

Журнал регистрации обращений граждан

5 лет, ст.72в

01-27

Журнал учета приема посетителей

3 года, ст.75в

Администрация сельского, городского поселения

02. Исполнительно – распорядительная деятельность

02-01

Законодательные и нормативно-правовые акты федеральных органов законодательной и исполнительной власти по вопросам деятельности администрации сельского, городского поселения

До минования надобности,

ст.1,2а

02-02

Указы, постановления, распоряжения Президента РБ, Правительства РБ, присланные для сведения и руководства

До минования надобности,

ст.6а

02-03

Документы о государственной регистрации администрации муниципального района, городского округа ( свидетельство и др.)

Постоянно, ст.15

 

02-04

Постановления, распоряжения главы администрации муниципального района, городского округа, относящиеся к деятельности сельского поселения

Постоянно, ст. 1

Присланные для сведения – до минования надобности

02-05

Соглашения главы администрации муниципального района с главой администрации сельского, городского поселения о передаче отдельных полномочий по решению вопросов местного значения, об исполнении отдельных государственных полномочий.

Постоянно, ст. 218

02-06

Постановления главы сельского, городского поселения по основной деятельности

Постоянно, ст.6а

02-07

Распоряжения главы сельского, городского поселения по основной деятельности

Постоянно, ст.6а

02-08

Протоколы совещаний при главе сельского, городского поселения с представителями учреждений, организаций и предприятий и документы к ним

Постоянно, ст. 5г

02-09

Паспорт социально-экономического положения сельского, городского поселения

Постоянно, ст. 199б

02-10

Уставы органов территориального общественного самоуправления

3г.*, ст. 13б

*После замены новыми

02-11

Документы об исполнении решений местного референдума

Постоянно, ст.9

02-12

Протоколы заседаний административной и других комиссий и документы к ним

Постоянно*, ст. 5в

* На каждую комиссию заводится отдельное дело

02-13

Головой план работы администрации сельского, городского поселения

Постоянно, ст. 90а

02-14

Годовой отчет о работе администрации сельского, городского поселения

Постоянно, ст. 198

02-15

Статистические отчеты по основной деятельности ( годовые)

Постоянно, ст.199б

02-16

Статистические отчеты по основной деятельности ( полугодовые, квартальные)

5 лет, ст. 199 в

При отсутствии годовых – постоянно с нарастающим итогом

02-17

Документы по проверке работы администрации сельского, городского поселения (справки, акты и др.)

Постоянно, ст. 39

Кроме финансовых проверок

02-18

Приемо-сдаточные акты, составленные при смене главы сельского, городского поселения

Постоянно, ст. 36а

02-19

Похозяйственные книги

75 лет*, ст. 199а ПТД

* После истечения срока хранения передаются в муниципальный архив

02-20

Списки граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий

5 лет, ст. 585

После предоставления жилой площади

02-21

Книга регистрации заявлений граждан о принятии на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях по договору социального найма

5 лет*, ст. 585

*После предоставления жилой площади. Постановление Правительства РБ от 12 .09.2006г. № 255

02-22

Учетные дела граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий

5 лет*, ст. 585

*После предоставления жилой площади

02-23

Обращения граждан по личным вопросам, документы по их рассмотрению

5 лет ЭПК, ст. 56б

02-24

Переписка администрации сельского, городского поселения с администрацией района по вопросам основной деятельности

5 лет ЭПК, ст. 12

02-25

Переписка администрации сельского, городского поселения с учреждениями, организациями, предприятиями по вопросам основной деятельности

5 лет ЭПК, ст. 41

02-26

Журнал регистрации постановлений главы сельского, городского поселения по основной деятельности

Постоянно, ст. 72а

02-27

Журнал регистрации распоряжений главы сельского, городского поселения по основной деятельности

Постоянно, ст. 72а

02-28

Журнал регистрации личного приема граждан главой сельского, городского поселения

5 лет, ст. 72в

02-29

Журнал регистрации входящих документов

3 года, ст.72б

02-30

Журнал регистрации исходящих документов

3 года, ст.72б

02-31

Журнал регистрации телефонограмм, телеграмм

3 года, ст. 72г

02-32

Журнал регистрации обращений граждан

5 лет, ст.72в

02-33

Журнал учета приема посетителей

3 года, ст.75в

02-34

Номенклатура дел

Постоянно, ст. 66а

02-35

Описи дел постоянного хранения

Постоянно*, ст.74а

* Неутвержденные – до минования надобности

02-36

Описи дел временного срока хранения

3 года*, ст.74б

*После уничтожения дел

02-37

Дело фонда (исторические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)

Постоянно, ст.73

На госхранение передается при ликвидации организации

02-38

Документы по истории и культуре сельского поселения ( аудио-видео-фото документы, личные архивные документы известных земляков и др.)

Постоянно, ст.47

02-39

Документы по составлению родословных, генеалогических летописей (шежере) жителей сельского поселения

Постоянно

03. Управление земельной муниципальной собственностью

03-01

Нормативно – правовые акты по вопросам землеустройства, присланные для сведения

До минования надобности, ст. 1б

03-02

Постановления, распоряжения главы сельского поселения, касающиеся вопросов землеустройства ( копии)

До минования надобности

03-03

Карты сельского поселения ( копии)

Постоянно, ст. 1501

Хранятся в администрации сельского поселения, подлинники в земельном комитете муниципального района, городского округа и у владельцев

03-04

Реестр выдачи актов выбора земельных участков (копии)

Постоянно, ст. 429

См. примечание к д.03-03

03-05

Дела по отводу земельных участков юридическим и физическим лицам (копии)

Постоянно, ст.428

См. примечание к д.03-03

03-06

Государственные акты на право собственности на землю и пользования землей ( копии)

Постоянно, ст. 57

См. примечание к д.03-03

03-07

Свидетельства на право собственности на земельные участки сельского поселения (копии)

Постоянно, ст. 57

См. примечание к д.03-03

03-08

Акты нормативной цены на земельные участки на земельные участки физических лиц (копии)

Постоянно, ст. 166

См. примечание к д.03-03

03-09

Договоры купли – продажи земельных участков в собственность граждан (копии)

Постоянно, ст. 427

См. примечание к д.03-03

03-10

Акты обследования земельных участков с целью выявления нарушений земельного законодательства (копии)

Постоянно, ст. 48

См. примечание к д.03-03

03-11

Переписка с администрацией муниципального района по вопросам землеустройства

5 лет ЭПК, ст. 41

04. Управление муниципальной собственностью

04-01

Реестр муниципальной собственности

Постоянно, ст. 428

04-02

Акты приема – передачи основных средств

Постоянно, ст. 429

04-03

Инвентарная книга учета основных средств

5 лет, ст. 193

После ликвидации основных средств при условии завершения проверки

04-04

Документы по учету движения имущества сельского, городского поселения (договора купли – продажи, справки, информация)

Постоянно, ст. 427, 424

04-05

Документы, представляемые в администрацию муниципального района для регистрации прав на недвижимое имущество и осуществления сделок с ним (справки, информация, перечни и др.) ( копии)

До минования надобности

Подлинники в администрации муниципального района

04-06

Документы, представляемые в администрацию муниципального района для проведения торгов, конкурсов на приватизацию и пользование имуществом обзоры, акты, справки и др.) ( копии)

До минования надобности

Подлинники в администрации муниципального района

04-07

Договоры с коммунальными предприятиями по содержанию и эксплуатации объектов сельского поселения ( копии)

До минования надобности

04-08

Переписка с администрацией муниципального района по вопросам управления собственностью

5 лет ЭПК, ст. 41

04-09

Технические паспорта зданий, сооружений

5 лет ЭПК, ст. 430

После ликвидации здания, сооружения, списания оборудования

04-10

Наблюдательные дела объектов муниципальной собственности

5 лет ЭПК, ст.434

После ликвидации здания, сооружения, списания оборудования

05. Планирование и застройка поселения

05-01

Распоряжения главы сельского, городского поселения по вопросам планировки и застройки поселения ( копии)

До минования надобности

05-02

Генеральный план, совмещенный с проектом планировки сельского, городского поселения, пояснительная записка к нему

Постоянно, ст. 1501

05-03

Правила землепользования и застройки сельского, городского поселения, разработанные институтом территориальной планировки

До замены новыми

05-04

Документы по проектированию, строительству объектов на территории сельского, городского поселения (переписка, справки и др.)

5 лет, ст. 1464

06. Паспортный стол

06-01

Домовые книги

75 лет*, ст.744 ТП

*После сноса дома передается на хранение в муниципальный архив

06-02

Картотека на граждан, проживающих в сельской местности

Постоянно

На хранение в муниципальный архив не передается

07. Воинский учет, мобилизационная подготовка

07-01

Нормативные правовые акты, указания и инструкции по воинскому учету и мобилизационной подготовке

3 года*, ст.10б

* После замены новыми

07-02

Планы, отчеты и переписка по воинскому учету и мобилизационной подготовке

5 лет ЭПК, ст.464

07-03

Годовой отчет о работе военно-учетного стола

До минования надобности

07-04

Годовой текстовый отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе

До минования надобности

07-05

Годовой доклад в военно-мобилизационный отдел района по воинскому учету и бронированию с приложениями

Постоянно, ст. 200

07-06

Карточки учета военнообязанных

3 года, ст.358в

После снятия с воинского учета

07-07

Списки призывников

3 года, ст. 350е

После снятия с воинского учета

07-08

Карточки учета предприятий и индивидуальных предпринимателей

3 года, ст. 358в

07-09

Журнал проверок состояния воинского учета в администрации сельского поселения

3 года, ст.358в

08. Гражданская оборона и чрезвычайные ситуации

08-01

Нормативные правовые акты и указания по гражданской обороне

До минования надобности, ст.1, 6

08-02

Нормативные правовые акты и указания по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций

До минования надобности, ст.1, 6

08-03

Документы комиссии по ЧС и пожарной безопасности (положение, план работы, акты обследования, информации, справки)

5 лет ЭПК, ст. 464

08-04

Планы, отчеты и переписка по гражданской обороне

5 лет ЭПК, ст.464

08-05

Годовой план основных мероприятий сельского поселения по ГО и ЧС

5 лет ЭПК, ст. 464

08-06

Планы, информации и переписка по вопросам предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций

5 лет ЭПК, ст.464

08-07

План действий по ликвидации ЧС природного и техногенного характера

5 лет ЭПК, ст. 464

08-08

План работы по противопаводковым мероприятиям в весенне-летний период

3 года, ст. 438

08-09

План работы по тушению и предупреждению лесных пожаров

5 лет ЭПК, ст. 459

08-10

Годовой отчет о мероприятиях сельского поселения по ГО и ЧС

5 лет ЭПК, ст. 464

08-11

Акты проверок противопожарного состояния зданий и помещений

3 года, ст.460

08-12

Документы о противопожарной безопасности объектов (акты, предписания, справки)

3 года, ст. 460

08-13

Переписка по вопросам пожарной безопасности

5 лет ЭПК, ст. 463

08-14

Документы по антитеррористической защищенности жилых домов и объектов жилищно-коммунального хозяйства (планы, акты, переписка)

5 лет ЭПК, ст.459

08-15

Документы по обеспечению убежищами, укрытиями, средствами индивидуальной защиты

5 лет ЭПК, ст.459

08-16

Информация о прохождении весеннего паводка

5 лет ЭПК, ст.1107 ПТД

09. Организация ритуальных услуг и содержание мест захоронения

09-01

Инструктивные документы по организации ритуальных услуг и содержанию кладбищ

3 года*, ст.10

*После замены новыми

09-02

Проекты кладбищ, планы захоронений

Постоянно, ст.447 ВП

09-03

Книга учета памятников, надмогильных знаков

Постоянно, ст.448 ВП

09-04

Кладбищенские книги учета захоронений

Постоянно, ст.450 ВП

09-05

Разрешения на захоронение

5 лет

09-06

Журнал регистрации умерших

50 лет

10. Кадровое обеспечение

10-01

Нормативно – правовые акты, инструкции по кадровой работе

3 года*, ст. 10б

* После замены новыми

10-02

Распоряжения по личному составу

(о назначениях, переводах, увольнениях)

75 лет ЭПК, ст.6б

10-03

Распоряжения о предоставлении очередных и ученических отпусков, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках

5 лет, ст.6в

10-04

Должностные инструкции муниципальных служащих

Постоянно*, ст.35а;

* По месту разработки и утверждения

10-05

Годовой отчет по кадрам

Постоянно, ст.198б

10-06

Личные дела работников ( заявления, трудовые договора, автобиографии, копии приказов и выписок из них, копии личных документов, анкеты и др.):

а) руководителя организации

б) работников

Постоянно, ст.337а

75 лет ЭПК, ст.337 б

10-07

Личные карточки работников ф. Т-2 ( в том числе временных работников)

75 л. ЭПК, ст.339

10-08

Трудовые договора, не вошедшие в состав личных дел

75 лет ЭПК, ст.338

10-09

Штатные расписания ( копии)

3 года

10-10

Подлинные личные документы (трудовые книжки и др.)

До востребования, ст.342*

* Невостребованные – не менее 50 лет

10-11

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

50 лет, ст.358 е

10-12

Документы (представления, ходатайства, характеристики, выписки из решений, постановлений) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий

75 лет ЭПК* ст. 384 б

* Документы о представлении к званию “Ветеран труда” – 30 лет ЭПК

10-13

Документы по вопросу назначения пенсии (представления, заявления, анкеты, выписки из протоколов, справки)

10 лет, ст. 668 ПТД

10-14

Переписка о приеме, распределении, перемещении и учете кадров

5 лет ЭПК, ст.334

10-15

Заявления на отпуска (ежегодные, учебные, без сохранения заработной платы), командировки

5 лет, ст.343

10-16

Табель учета рабочего времени

1 год, ст.281

10-17

Графики предоставления отпусков

1 год, ст. 356

10-18

Журнал регистрации приказов по личному составу

75 лет ЭПК, ст.358а

10-19

Журнал регистрации трудовых договоров

75 лет, ст.358д

11. Охрана труда и техника безопасности

11-01

Инструкции и нормативно – методические документы по охране труда и технике безопасности

3 года*, ст. 10б

* После замены новыми

11-02

Акты расследования несчастных случаев

45 лет ЭПК*, ст. 322

* Связанный с крупным материальным ущербом – постоянно

11-03

Сведения о травматизме на производстве (ф.7- травматизм (годовая)

5 лет, ст. 201

11-04

Журнал регистрации несчастных случаев

Постоянно, ст.320

11-05

Журнал инструктажа по пожарной безопасности

10 лет, ст. 316б

11-06

Журнал регистрации проведения аттестации по технике безопасности

5 лет, ст. 316в

11-07

Переписка по охране труда и улучшению условий труда

5 лет, ст.299

12. Бухгалтерский учет и отчетность. Административно-хозяйственная деятельность

12-01

Приказы, инструкции, указания вышестоящих организаций, финансовых и налоговых органов по вопросам бухгалтерского учета и отчетности, финансово-экономическим вопросам, присланные для сведения

3 года, ст.10 б*

*До замены новыми

12-02

Распоряжения главы сельского, городского поселения по административно-хозяйственным вопросам, по командировкам и отпускам

5 лет, ст.6 в

12-03

Утвержденные штатные расписания и документы об их изменениях

Постоянно, ст.32а

12-04

Бюджет сельского, городского поселения (годовой)

Постоянно, ст.140 б

12-05

Отчет об исполнении бюджета (годовой)

Постоянно, ст.140 б

12-06

Отчеты об исполнении бюджета (квартальные)

5 лет, ст.140в

12-07

Отчеты, представляемые в налоговые органы (квартальные, месячные)

5 лет, ст. 170б, в

12-08

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности с органами государственной власти и другими организациями

5 лет ЭПК, ст.12, 110, 117

12-09

Лицевые счета работников

75 лет ЭПК, ст.153

12-10

Кассовая книга

5 лет, ст.193*

*При условии завершения проверки. В случае возникновения споров – сохраняются до вынесения окончательного решения.

12-11

Первичные бухгалтерские документы(кассовые ордеры, оборотные и накопительные ведомости и др.)

5 лет, ст.150*

*При условии завершения проверки. В случае возникновения споров – сохраняются до вынесения окончательного решения.

12-12

Акты ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности

5 лет, ст.145*

*При условии завершения проверки. В случае возникновения споров – сохраняются до вынесения окончательного решения.

12-13

Журналы и книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений

5 лет, ст.193 *ТП

*При условии завершения проверки. В случае возникновения споров – сохраняются до вынесения окончательного решения.

12-14

Договоры и переписка о заключении договоров (хозяйственные, операционные соглашения)

5 лет ЭПК*, ст.186

*После истечения срока действия договора, соглашения

12-15

Книги, журналы, карточки учета исполнительных листов

5 лет, ст.193л

12-16

Книги, журналы учета подотчетных лиц

5 лет, ст. 193к

12-17

Книга учета доверенностей

5 лет, ст.193п

12-18

Инвентарные описи, книги учета основных средств, протоколы инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости об инвентаризации имущества и материальных ценностей

5 лет, ст. 192*

*При условии завершения проверки. В случае возникновения споров – сохраняются до вынесения окончательного решения.

12-19

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы

Постоянно, ст.136

12-20

Акты, справки о приеме выполненных работ

5 лет*, ст.188

* При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

12-21

Информации, переписка о выполнении решений ( предписаний) проверок и ревизий

5 лет, ЭПК, ст.53

12-22

Журналы, книга учета ревизий, проверок и контроля за выполнением предписаний

5 лет, ЭПК, ст.52

Совершение нотариальных действий*

* Вводится в действие с 15.01.2008г.

Состав документов определен Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления поселений (утверждена приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 27 декабря 2007 года № 256, зарегистрирована в Минюсте РФ 27 декабря 2007 года, рег. № 10832)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 200___ году в ____________________________________________________________________________ :

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой “ЭПК”

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Наименование должности

специалиста по документационному

обеспечению управления ____________________________

(подпись, расшифровка подписи)

“_____”________________200__г.

Итоговые сведения переданы в архив

_____________________________ _____________________________

(наименование должности лица, (подпись, расшифровка подписи)

ответственного за архив

“_____”_________________200__г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Администрации

сельского, городского поселения

от________________№______

CОГЛАСОВАНО

Руководитель органа управления

архивным делом

муниципального района,

городского округа

______________________

«_____»_______________г.

Отчеты, доклады, прочая статистика      Постоянная ссылка | Все категории




Комментарии Вконтакте







Архивы Pandia.ru
Алфавит: АБВГДЕЗИКЛМНОПРСТУФЦЧШЭ Я
  Новые списки

Новости и разделы


Авто
История · Термины
Бытовая техника
Климатическая · Кухонная
Бизнес и финансы
Инвестиции · Недвижимость
Все для дома и дачи
Дача, сад, огород · Интерьер · Кулинария
Дети
Беременность · Прочие материалы
Животные и растения
Компьютеры
Интернет · IP-телефония · Webmasters
Красота и здоровье
Народные рецепты
Новости и события
Общество · Политика · Финансы
Образование и науки
Право · Математика · Экономика
Техника и технологии
Авиация · Военное дело · Металлургия
Производство и промышленность
Cвязь · Машиностроение · Транспорт
Страны мира
Азия · Америка · Африка · Европа
Религия и духовные практики
Секты · Сонники
Словари и справочники
Бизнес · БСЕ · Этимологические · Языковые
Строительство и ремонт
Материалы · Ремонт · Сантехника