Должностная инструкция администратора

Должностная инструкция администратора

Общие положения.

Администратор относится к категории руководителей среднего звена.

Администратор назначается и освобождается от должности в порядке, установленном фирмой, приказом Директора.

Администратор является непосредственным руководителем операторов уборки и бригадиров на конкретном объекте и подчиняется Менеджеру объекта.

В случае, если должность Менеджера объекта на конкретном объекте не предусмотрена (т. к. объект небольшой), администратор совмещает выполнение своих обязанностей с обязанностями Менеджера объекта.

Персонал объекта, на котором производится уборка, не является для администратора непосредственным начальством. Однако на все замечания и просьбы со стороны администрации объекта администратор должен обращать внимание и исполнять, ставя в известность и согласовывая все вопросы со своим непосредственным руководителем (Менеджером).

Администратору категорически запрещено вступать в споры и пререкания с руководством объекта. При возникновении разногласий все вопросы решаются через менеджера объекта/руководителя отдела ежедневных уборок. Взаимоотношения с представителями Заказчика могут быть только рабочими.

График работы администратора посменный в зависимости от специфики объекта. График утверждается Менеджером, и изменяться может только по согласованию с ним.

Администратор является ответственным лицом, представителем Компании на объекте и отчитывается перед Менеджером объекта и руководителем отдела.

Администратор отвечает за качество проводимых на объекте уборочных работ, за организацию работы уборочного дополнительного персонала, управляет персоналом непосредственно на объекте.

Администратор обязан:

1. Добросовестно и качественно выполнять работу:

-  ежедневно планировать свою работу, подводить итоги;

-  принимать решения со всей ответственностью, обдумывая и взвешивая все варианты, осознавая все возможные последствия;

-  в случае возникновения нестандартных ситуаций четко просчитать план действий, с максимальной пользой для Компании;

-  быть позитивно настроенным на непредвиденные ситуации, четко контролировать их;

-  выполнять все работы быстро и качественно;

-  быть положительным примером для своих подчиненных.

2. Осуществлять общее руководство над клинерами с целью наиболее рациональной организации работы клинеров и своей:

- планировать деятельность подчиненных на день, принимать решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов (рабочая сила, моющие средства, оборудование и инвентарь);

-  осуществлять расстановку персонала, мотивацию и координацию его деятельности;

-  решать организационно-технические, кадровые и социально-психологические проблемы в целях экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов;

-  при необходимости рационально переставлять работников с рабочих мест и изменять перечень работ на смену;

-  при необходимости поручать клинерам выполнение дополнительных работ;

-  отмечать все проблемы и трудности, возникающие в процессе работы, своевременно сообщать о них руководству;

-  вносить предложения о поощрении лучших работников и наложении на клинеров взысканий в случаях невыполнения должностных инструкций, нарушения трудовой дисциплины и т. п. (в пределах своих полномочий);

-  принимать меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;

-  передавать по смене все возникшие вопросы, решение которых по каким-либо причинам не было произведено в свою раб. смену (передача таких вопросов должна производиться в письменной форме в виде записи в рабочей тетради).

3. Проводить текущий и финальный контроль качества выполняемых работ

-  контролировать исполнение «Технологических карт» (по уборке, использованию химии и других внутренних документов и процедур);

-  контролировать качество выполняемых в течение дня генеральных уборок;

-  ежедневно в начале рабочей смены проводить собрания с операторами уборки и бригадирами, ставя цели и задачи на день;

-  ежедневно в начале смены принимать рабочие места по чистоте с предыдущей смены;

-  ежедневно в конце смены принимать рабочие места по чистоте у работающих операторов уборки;

-  в течение дня проводить текущий контроль деятельности операторов уборки, оценивая качество работы;

-  ежедневно в конце рабочего дня проводить согласование объема выполненных работ с клинерами, оценивать качество их работы, отмечать все замечания по работе операторов уборки, дополнительного персонала в личной «Сводной ведомости» и делать отметку о начислении премиального фонда за отработанный день.

4. Контролировать соблюдение трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка на объекте:

- табелировать фактический приход и уход работников на рабочее место (заносить в личную «Сводную ведомость» точное время прихода и ухода работников, себя в том числе):

-  не допускать опозданий;

-  отмечать все замечания и претензии по работе операторов уборки в личной «Сводной ведомости» с целью регулирования премиального фонда;

-  не допускать грубого некорректного общения с клиентами и администрацией объекта, а также с коллегами;

-  не допускать отсутствия работников на рабочих местах без уважительных причин;

-  контролировать подмену работников во время обеденных перерывов;

-  контролировать исполнение всеми работниками «Должностных инструкций» и «Правил внутреннего трудового распорядка»;

-  контролировать опрятный внешний вид работников;

-  соблюдать пропускной режим, установленный на объекте.

5. Отвечать за наличие в необходимом количестве моющих средств на текущем складе:

-  обеспечивать работников в течение дня в необходимом количестве моющими средствами, оборудованием и инвентарем, протирочными салфетками;

-  контролировать использование моющих средств и оборудования строго по назначению;

-  в установленном порядке проводить промежуточные и контрольные инвентаризации с менеджером объекта.

6. Отвечать за наличие и исправное состояние оборудования, инвентаря и спецодежды:

-  оборудование и инвентарь должны находиться в чистом виде и исправном состоянии. При обнаружении неисправности составляется «Акт» по установленному образцу с указанием причины поломки и виновных лиц. Обо всех поломках, неисправностях и потерях немедленно сообщается менеджеру.

-  контролировать проведение мойки и дезинфекции оборудования и инвентаря в конце смены по «Технологической карте», а также проведение генеральных чисток оборудования;

-  контролировать наличие маркировки оборудования, проводить обновление маркировки оборудования и протирочного материала;

-  контролировать использование оборудования и инвентаря по назначению (согласно маркировке);

-  следить за целостностью и рабочим состоянием спецодежды, выданной под отчет работникам. Порча спецодежды влечет за собой возмещение ее стоимости с работника, т. к. это имущество компании.

7. Вести определенный документооборот:

-  ежедневно заполнять личную «Сводную ведомость» на каждого работника с указанием:

·  точного времени прихода работников на рабочее место и времени ухода с рабочего места;

·  количества отработанных часов (всего и по отдельным участкам);

·  замечаний по качеству работы и по внешнему виду;

·  размера премиального фонда, начисленного за день;

·  росписей работника и администратора;

-  составлять графики работы операторов уборки и бригадиров (1 раз в месяц);

-  передавать в письменном виде информацию по проблемам для следующего администратора (ежедневно);

-  на основании «Сводных ведомостей» ежемесячно подавать менеджеру объекта сведения по начислению заработной платы операторов уборки и бригадирам за отработанный месяц для проверки табель;

-  оформлять служебные записки на имя менеджера объекта или на руководителя отдела по проблемным вопросам;

-  по поручению менеджера объекта участвовать в разработке новых документов и в модернизации уже существующих (тех. карты и т. д.).

8. Поддерживать обратную связь с руководством объекта:

-  отмечать и передавать менеджеру все отзывы, предложения и замечания со стороны администрации объекта;

-  не допускать замечаний по качеству уборки со стороны администрации объекта;

-  если сделано замечание, выяснять причину и делать соответствующие отметки в «Журнале контроля качества». Немедленно ставить в известность менеджера;

-  поддерживать нормальные рабочие отношения с работниками Заказчика, не допускать конфликтов и недоговоренности. В затруднительных ситуациях обращаться к менеджеру объекта и руководителю отдела. Обо всех нюансах ставить в известность немедленно.

9. Вносить предложения по рациональной организации работ, устранению недостатков в технологическом процессе, а также по др. вопросам, касающимся деятельности Компании на данном объекте:

-  отмечать все недостатки, недоработки в организации, которые проявляются в процессе работы;

-  принимать во внимание замечания клинеров и бригадиров по поводу неудобства в процессе осуществления уборки и др.;

-  участвовать в периодических собраниях с руководством, проводимых в офисе или на объекте.

10. Работать с персоналом:

-  расстановка уборочного персонала непосредственно на объекте;

-  обеспечение эффективного использования рабочей силы (операторы уборки и бригадиры) на объекте, распределение и расстановка с целью выполнения работ согласно перечня в договоре;

-  отслеживание графиков работы операторов уборки и бригадиров на объекте, вызов замены и подкрепления, если это необходимо. Согласовывать график с бригадиром и менеджером;

-  оценка деятельности операторов уборки на объекте, принятие решения о начислении премиального фонда (ежедневно);

-  обеспечение персонала спецодеждой, соблюдение инструкции по использованию спецодежды (выдача, сохранность, сдача при увольнении, ношение);

-  обучение нового персонала всем процедурам, технологиям и правилам;

-  проведение промежуточной аттестации нового персонала по установленной процедуре (окончательную аттестацию всех работников проводит менеджер);

-  вносить предложения о зачислении новых работников в штат постоянных сотрудников;

-  проведение промежуточных аттестаций у всего персонала с целью проверки уровня знаний (окончательную аттестацию проводит менеджер);

-  отслеживать наличие у персонала санитарных книжек, не допускать просрочки анализов.

11. При производственной необходимости участвовать в проведении уборки:

- при большой проходимости посетителей подключаться на помощь операторам уборки в уборке объекта;

- оказывать помощь операторам уборки при проведении генеральной уборки;

- заменять отсутствующих по какой-либо причине операторов уборки на их рабочем месте во избежание провалов в качестве уборки.

12. Работать с менеджером объекта:

-  четко и вовремя выполнять все поручения менеджера объекта;

-  с утра совместно с менеджером планировать свой рабочий день, а в конце смены отчитываться о проделанной работе;

-  совместно с менеджером обучать новый персонал всем процедурам и технологиям;

-  по поручению менеджера отрабатывать новые технологии и новые моющие средства, докладывать результат менеджеру;

-  Внимание! обеспечивать менеджера полной и своевременной информацией о ситуации на объекте (устно и письменно).

-   

13. Быть готовым в случае производственной необходимости выходить сверх утвержденного графика (болезни других администраторов, экстренные ситуации на объекте).

14. Выполнять другие поручения вышестоящего руководства, связанные с прямой деятельностью на объекте.

Права.

Администратор имеет право:

1. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.

2. Своевременно получать от ответственных работников необходимые для работы документы и средства труда, относящиеся к сфере его деятельности.

3. Пользоваться утвержденными Директором инструкциями, приказами, распоряжениями, правилами и др. документами, регламентирующими его работу, а также работу Клинера и Бригадира.

4. Вносить предложения руководству по улучшению деятельности на объекте, участвовать в собраниях, касающихся деятельности предприятия на данном объекте.

5. Информировать руководство Компании об имеющихся недостатках в обслуживании объекта.

6. Вносить на рассмотрение менеджера объекта предложения о назначении, перемещении и увольнении работников объекта, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

Ответственность.

Администратор несет персональную дисциплинарную и иную предусмотренную действующим законодательством ответственность:

1.  За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.

2.  За несоблюдение сроков и качества исполнения работ.

3.  За несоблюдение технологический карт, инструкций, приказов, распоряжений, правил и др. документов, регулирующих работу Оператора уборки, Бригадира, Администратора.

4.  За несоблюдение техники безопасности и противопожарной безопасности.

5.  За порчу, утерю или небрежное отношение к хранению и использованию вверенных ему оборудования, инвентаря, моющих средств и спец. одежды.

6.  За хищение имущества фирмы и имущества обслуживаемого объекта.

7.  За грубое отношение (поведение) при обращении с персоналом и посетителями обслуживаемого объекта.

8.  За неопрятный внешний вид, отсутствие форменной одежды и бейджа при выполнении своих обязанностей.

9.  За выдачу конфиденциальной информации о фирме, клиентах, о проведении работ или сбор информации путем проникновения в компьютерную сеть обслуживаемого объекта и просмотра его документации, любой информации, полученной любым путем при проведении работ на объектах Заказчика.

10.  За принимаемые им решения и за последствия этих решений.

11.  За повреждение имущества Заказчика в процессе выполнения работ.

12.  За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

13.  За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Администратор должен знать:

- должностные инструкции персонала работающего на объекте;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- устройство, назначение и инструкцию по эксплуатации применяемого оборудования и приспособлений;

- назначение и концентрацию дезинфицирующих и моющих средств и правила безопасного пользования ими;

- технологические карты по уборке помещений;

- технологию уборки помещений;

- перечень критичных замечаний по уборке;

- порядок подготовки ответов на поступающие претензии со стороны Заказчика;

- систему оплаты труда, штрафные санкции;

- стандарты чистоты, политику Компании на объекте;

- основы организации труда и управления;

- основы социологии, психологии и мотивации труда;

- методы оценки деловых качеств работника;

- инструкции по технике безопасности и охране труда.

Внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию осуществляется по представлению непосредственного начальника и утверждается руководителем предприятия.