Как организовать документооборот в кадровой службе

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»

Как организовать документооборот в кадровой службе

заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 01.01.01 г. № 33.

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:
– организационные;
– распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
– информационно-справочные.

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

К организационным документам, в частности, относятся:
– штатное расписание;
– коллективный договор;
– положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, должностные инструкции);
– правила (Правила трудового распорядка).

К распорядительным документам относятся:
– приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
– документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).

При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.). Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 01.01.01 г. № 33.

Ситуация:  какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. 

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Документооборот информационно-справочных документов складывается из трех частей (документопотоков).

Во-первых, входящая документация:
– указания вышестоящих организаций;
– отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
– письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
– заявки, жалобы, предложения граждан.

Во-вторых, исходящая документация:
– ответы на входящие запросы;
– инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

В-третьих, внутренняя документация:
– внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
– другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:
– прием;
– сортировка;
– рассмотрение руководством;
– направление исполнителям.

Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрываются и сразу передаются адресату.

Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 01.01.01 г. № 33.

Ситуация:  нужно ли уничтожать конверты или их следует подшивать в дело вместе с письмами

Конверты сохранять и подшивать в дело вместе с письмами не нужно за исключением случаев, когда:
– на вложенном документе нет обратного адреса и фамилии отправителя;
– необходимо сохранить почтовый штемпель, чтобы впоследствии подтвердить по нему дату получения документа;
– на конверте нет пометки «лично», а вложенный документ носит личный характер;
– полученная корреспонденция требует доплаты.
Об этом сказано в пункте 3.1.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 01.01.01 г. № 33.

При поступлении запросов в кадровую службу (например, для документального подтверждения информации о сотруднике) работа над ними строится по следующей схеме:
– исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
– проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем – на согласование заинтересованным лицам;
– исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;
– заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;
– ответ передается для отправки.

Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов – запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:
– проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
– проверить наличие необходимого числа копий;
– уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.

Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в пункте 3.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 01.01.01 г. № 33.

Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах 3.1.1 и 3.1.3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 01.01.01 г. № 33.

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»