Распределение ответственности и полномочий в строительной организации





Новые авторы:


Новые материалы:
Херсонская область, Железный порт ...
Воробьев Иван Никифорович

Системный подход

Подольский М. С.
генеральный директор «ЦНИО-проект», канд. эконом. наук, аудитор систем качества BVcertification, SGS, DET NORSKE VERITAS, Русский регистр, главный аудитор систем качества TÜV-CERT, эксперт по системам качества Мосстройсертификации

Распределение ответственности и полномочий в строительной организации[1]

Kак известно, в пп. 5.5.1 стандарта ISO 9001:2000 указано: «Высшее руководство должно обеспечивать, чтобы ответственность и полномочия были определены и доведены до сведения персонала организации». Это требование находит логическое продолжение в пп. 6.2.2 (д) стандарта ISO 9001:2000, где сказано, что необходимо обеспечивать осведомленность своего персонала об уместности (актуальности, необходимости) и важности его деятельности, т. е. выполнения обязанностей, а также о том, каким образом он вносит свой вклад в достижение целей в области качества.

В стандарте ISO 9001:2000 присутствуют понятия «ответственность», «полномочия» и «взаимодействие», но в отечественной практике чаще используются понятия «обязанность», «право», «ответственность» и «подчиненность». Поэтому, с нашей точки зрения, в строительных организациях[2] нет смысла вводить термин «полномочия»[3], а следует пользоваться привычными терминами. Привычными — это безусловно, но одинаково ли эти термины понимаются руководителями и специалистами?

Должность возникает после того, как появляется необходимость что-то сделать. Необходимость, в свою очередь, диктуется потребностью удовлетворить требования заказчиков и других заинтересованных сторон[4]. Kак правило, к должности предъявляют пять основных требований:

1. Разнообразие навыков, т. е. выполнение множества дей­ствий, требующих различных навыков и способностей (таланта) работника.

2. Идентичность задания — завершение любой выполняемой работы с видимым результатом, т. е. для любой работы задания должны предусматривать законченность и определенность.

3. Значимость (важность) задания с позиций коллектива организации.

4. Автономность — самостоятельность и свобода принятия решений работающими.

5. Обратная связь по работе — связь резуль­татов работы с процессом ее выполнения, но не с руководителем.

Итак, должность начинается с обязанностей работника, которые определяет непосредственный руководитель. Иными словами, руководитель приглашает подчиненного и сообщает, какие обязанности он собирается ему поручить, одновременно уточняя результат выполнения указанных обязанностей, процедуру и систему контроля исполнения. После обсуждения рекомендуется, чтобы работник записал, как он понял информацию, полученную от руководителя, а руководитель, проверив этот текст, утвердил его. Это и будет, по существу, должностная инструкция работника.

Не всем такой способ получения должностных инструкций кажется очевидным. Возражения сводятся к тому, что должностные инструкции в этом случае становятся ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ, т. е. предназначены конкретному работнику, что это — очень трудоемкий процесс и проще списать обязанности из квалификационных характеристик, что в таком случае нужно корректировать должностные обязанности, если руководитель изменяет объем и глубину делегирования конкретному специалисту и т. д. По нашему мнению, достаточно четко озвучить возражения, чтобы понять их несостоятельность.

Обязанности следует формулировать четко и конкретно. Из формулировки обязанности с очевидностью должен следовать результат ее выполнения, который должен быть измеряем и контролируем. Это не очень простое дело, но практика выработала некоторые полезные приемы.

Рассмотрим группу слов, с которых рекомендуется начинать формулировку обязанности и, соответственно, слова, которые нельзя употреблять ни в коем случае.

Правила изложения должностных обязанностей работников проектной организации

1. В каждой формулировке должна быть указана только одна обязанность.

2. Обязанность должна содержать описание конкретных действий работника, предполагающих получение измеряемого и контролируемого результата.

3. Изложение обязанностей СЛЕДУЕТ НАЧИНАТЬ со слов:

• разрабатывает... (например, пояснительную записку, проект производства работ и т. п.);

• выполняет расчеты... (например, каркаса здания, конструкции перекрытия, заработной платы и т. п.);

• принимает решения по… (таким-то вопросам);

• конструирует... (такие-то элементы);

• согласовывает... (такие-то решения);

• проверяет... (такие-то решения);

• изготавливает... (такую-то продукцию);

• определяет... (потребность в строительных машинах — в машино-часах, расход материальных ресурсов — в принятых единицах измерения и т. д.) и т. п.

4. НЕ СЛЕДУЕТ начинать изложение обязанностей со слов: обеспечивает, организует, управляет, координирует, осуществляет, соблюдает, рассматривает, изучает, улучшает, содействует.

Обязанность, закрепленную за работником, последний никогда не может ПОЛНОСТЬЮ выполнить самостоятельно. Если обязанностью является «расчет каркаса здания», то от специалистов технического отдела конструктор получает методику расчета, от отдела информации — нормативные документы, от подразделения по автоматизации — программу расчета и компьютер соответствующей мощности и т. д. Kонструктору должно быть предоставлено ПРАВО[5] потребовать от других подразделений представление ему всего необходимого для выполнения расчета каркаса здания.


Сморите также:

Та часть обязанности, которую он выполняет лично, должна быть обеспечена соответствующими УСЛОВИЯМИ. Для нашего случая таким условием будет компетентность конструктора. Если работник не выполняет возложенную на него обязанность, наступает ОТВЕТСТВЕННОСТЬ за то, что либо, имея условия, работник не выполнил ту часть обязанности, которую он делает лично, либо — за неиспользование предоставленных прав. Или за то и другое одновременно (схема).

Таким образом, базовым понятием является «обязанность», а «право» и «ответственность» — это следствия. Они должны определяться по результатам анализа «обязанности». В отечественных строительных организациях принято обязанности, права и ответственность описывать в должностных инструкциях, хотя встречаются и другие варианты, например, в трудовых контрактах, приказах по распределению обязанностей, документах системы менеджмента качества и т. п. Можно указать на некоторые типичные недостатки существующих должностных инструкций руководителей и специалистов строительных организаций:

формулировки обязанностей не соответствуют указанным правилам;

права и ответственность носят декларативный характер и не несут содержательной нагрузки;

требования к тому, что работник должен знать, абсолютно нереалистичные. Всего того, что записано в этой части должностной инструкции, в полном объеме знать не может никто. Например, знать законодательство по капитальному строительству;

должностные инструкции не персонифицированы, т. е. предполагается, что обязанности, например, инженера I категории одинаковы для инженеров, работающих в техническом, производственном, конструкторском, архитектурном отделах, занимающихся маркетингом или авторским надзором за строительством зданий или сооружений. Понятно, что этого не может быть;

не проводится различие между административной и функциональной подчиненностью работника[6];

не распределена ответственность за подписание, согласование и утверждение должностных инструкций. Другими словами, должностные инструкции разрабатываются, согласовываются и утверждаются, но никто не может объяснить, за что несут ответственность подписавшие их руководители;

не устанавливается порядок, в соответствии с которым обязанности руководителя должен знать работник, временно его замещающий.

При составлении должностных инструкций, например, в проектной организации важно точно определить обязанности и ответственность при подписании проектной документации. Kак известно, на чертежах должны быть подписи: «разработал», «проверил» и «нормоконтроль». Обратим внимание на то, что подписи приводятся в терминах действий, т. е. отвечают на вопрос: что сделал? — разработал; что сделал? — выполнил нормоконтроль и т. д. Потом начинается «самодеятельность» проектных организаций и на чертежах появляются подписи начальников отделов, главных специалистов, главных инженеров проектов и т. д. Акценты сместились и теперь подписи определяют не «ЧТО сделал», а «KТО сделал». Напомним, что подпись олицетворяет ответственность. Нет подписи — нет ответственности. Поскольку ответственность имеет границы, то следует договориться о том, где они проходят, т. е. сделать так, чтобы все одинаково понимали область ответственности.

Предлагается следующее содержание договоренности: на каждом чертеже есть содержание («что» изображено) и оформление («как» изображено). Исполнитель несет ответственность за содержание и оформление. За содержание — перед проверяющим, за оформление — перед нормоконтролером. Ответственность исполнителя прекращается в тот момент, когда свои подписи поставят проверяющий и нормоконтролер. Далее необходимо определить перед кем проверяющий и нормоконтролер несут отвественность. Например, перед ГИПом. В этом случае подпись ГИПа будет означать, что он ЕЩЕ РАЗ проверил содержание и оформление чертежа и взял ответственность на себя. Одним словом, результаты договоренностей могут быть разными, но они должны быть в явном виде представлены, например, в должностной инструкции или регламенте подписей, который утверждает владелец процесса проектирования (как правило, главный инженер института).

Что же рекомендует в настоящее время «ЦНИО-проект» строительным организациям, которых консультирует по системе менеджмента качества на основе стандарта ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001-2001)?

Если быть реалистами, то рекомендации могут быть следующие:

в настоящее время в должностных инструкциях целесообразно иметь два основных раздела: «Общая часть» (наименование должности, порядок назначения на должность, основные требования к знаниям и квалификации (образование, стаж)[7], подчиненность (административная и функциональная), «Обязанности работника»;

на этапе совершенствования деятельности строительной организации в должностные инструкции следует включить раздел «Права работника», используя для этого рекомендации, приведенные выше;

далее включить в должностные инструкции раздел «Ответственность работника», имея в виду, что нужно будет четко сформулировать: ЗА ЧТО несет ответственность работник по каждой обязанности, ПЕРЕД KЕМ, KОГДА ответственность закачивается, и В ЧЕМ ответственность состоит;


Сморите также:

и, наконец, персонифицировать должностные инструкции, т. е. должностная инструкция не на инженера I категории, а должностная инструкция на инженера I категории конструкторского отдела г-на И. А. Иванова[8].

Организует эту работу в строительстве служба персонала предприятия, как правило, с участием консультантов. «ЦНИО-проект», в соответствии с имеющимися рекомендациями, проводит повышение квалификации разработчиков конкретных должностных инструкций, проверяет проекты должностных инструкций и объясняет замечания, после исправления которых документ рекомендуется к утверждению. Kроме того, консультант передает проект приказа о введении в действие должностных инструкций, в котором обязательно предусматривается механизм контроля и анализа результатов использования указанных организационных документов.

Согласовано: М. С.Подольский 25.05.2008

[1] Дополнительный материал в рубрику "В помощь проектировщику" к методическим документам - Типовые должностные инструкции работников проектных организаций. – "ЦНИО-проект", М: 2008, - 49 с., Ре­ко­мен­да­ции по фор­ми­ро­ва­нию ор­га­ни­за­ци­он­ных структур про­ект­ных ин­сти­ту­тов ма­лой чи­с­лен­но­сти (50-150 человек). – "ЦНИО-проект", М: 2008, -46 с. (См. список Методических документов, БСТ, 11, 2007)

[2] К строительным организациям относятся проектно-изыскательские, строительно-монтажные, предприятия строительной индустрии и строительных материалов и организации заказчики по строительству

[3] В Руководстве по терминологии, используемой в стандартах ISO 9001:2000 и ISO 9004:2000 (документ ISO/TC 176/SC 2/N 526R, май 2001), определяет «полномочие» как «силу или право заставлять подчиняться», «моральное или законное превосходство», «право командовать или принимать окончательное решение».

[4] Согласно пп. 3.3.7 стандарта ISO 9000:2005, заинтересованная сторона — лицо, или группа, заинтересованные в деятельности или успехе организации. Например: потребители, владельцы, работники организации, поставщики, банкиры, ассоциации, партнеры или общество.

[5] Полномочие — это, по существу, ОГРАНИЧЕННОЕ право, предоставленное конкретному работнику.

[6] Административная подчиненность — это подчиненность руководителю, имеющему право приказать выполнять или не выполнять в данный момент обязанность, предусмотренную должностной инструкцией работника.

Функциональная подчиненность — это подчиненность руководителю, который может приказать, КАК выполнять обязанность, предусмотренную должностной инструкцией работника.

[7] Требования к знаниям и квалификации рекомендуется определять четко и конкретно. Например, знать СНиП такой-то и такой-то, государственные стандарты такие-то, методики такие-то, уметь работать на клавиатуре со скоростью 150 знаков в минуту, пользовать такими-то ПК-программами и т. п.

[8] Такая должностная инструкция может существенно отличаться от должностной инструкции инженера I категории отдела КиП г-на О. Н. Смирнова.

Приглашаем Вас бесплатно открыть свой сайт, который будет размещен внутри портала.

Проекты по теме списка:

Обсуждение


Комментировать: Войти / Создать аккаунт.





Pandia в социальных сетях