РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ
И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА
Федеральное бюджетное учреждение здравоохранения
«Центр гигиены и эпидемиологии по железнодорожному транспорту»
(ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии
по железнодорожному транспорту»)
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ХРАНЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии
по железнодорожному транспорту»
(Утверждена приказом главного врача
№ 000 от « 29 » сентября 2011 г.)
Москва 2012
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок изготовления, учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов Федерального бюджетного учреждения здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии по железнодорожному транспорту» (далее - Учреждение) и его обособленных структурных подразделений (далее филиалов).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 01.01.2001г. «О Государственном гербе РФ», Постановлением Правительства от 01.01.2001г. № 000 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» и ГОСТом Р, введённым в действие Постановлением Госстандарта России от 01.01.2001г. .
1.3. Основные термины и определения, применяемые в настоящей Инструкции:
Печать – это средство, которое используется для дополнительного официального подтверждения уполномоченным лицом действительности изъявляемой им воли или другой информации, на которое установлен особый порядок изготовления, хранения и использования.
Подразделяются на гербовые и простые.
Клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.
Оттиск – изображение клише печати на бумаге.
Гербовая печать – печать правильной круглой формы, в центре клише имеющая зеркальное отображение Государственного герба РФ. Проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Малая гербовая печать – гербовая печать обособленного структурного подразделения.
Простая печать – печать, используемая для засвидетельствования документов, исходящих непосредственно от имени учреждения, структурного подразделения, филиала (кадровая, бухгалтерская и т. д.).
Мастичная печать – печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской.
Штемпельная краска – специальное красящее вещество, предназначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише печати.
Печатающий элемент – участок клише печати, воспринимающий штемпельную краску и передающий её на бумагу.
Пробельный элемент – участок клише печати, не воспринимающий штемпельную краску и не передающий её на бумагу.
Штамп – это средство удостоверения информации или регистрации документов (угловые, регистрационные, информационные). Имеют прямоугольную форму.
Угловой штамп – это штамп, проставляемый на документах, исходящих от имени Учреждения, и имеющий его реквизиты.
Регистрационный (учётный) штамп – это штамп, используемый для регистрации и учёта документов.
Информационные штампы – это иные штампы информационного характера, подтверждающие определённые действия.
Структурное подразделение – это определенное звено в организационной структуре Учреждения, которое состоит из коллектива работников, имеет четко определенные функции, задачи и ответственность.
Обособленное структурное подразделение – структурное подразделение, находящееся вне места расположения Учреждения (филиалы).
Уничтожение печатей и штампов – это полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и использования.
2. Пользование печатями и штампами
2.1. Право использования печатей и штампов возникает с момента регистрации Устава Учреждения, подтвержденного свидетельством о государственной регистрации.
2.2. Филиалам разрешается изготовление малых гербовых печатей, если это предусмотрено Положением о филиале.
2.3. Право пользования простыми печатями (штампами) возникает у филиалов с момента утверждения Положения о филиале, где указано о наличии печати.
2.4. Ответственный за использование, установку оттиска и хранение гербовой печати Учреждения (филиала), назначается приказом главного врача Учреждения (филиала).
2.5. Ответственные за использование, установку оттиска и хранение простых печатей (штампов) назначаются приказом главного врача Учреждения (филиала) по представлению руководителей структурных подразделений.
2.6. Ответственные за изготовление, использование, хранение и уничтожение малых гербовых и простых печатей (штампов) структурных подразделений и филиалов назначаются приказом главного врача Учреждения (филиала).
2.7. Запрещается передача печатей (штампов) другим работникам, в том числе внутри структурных подразделений Учреждения (филиала).
2.8. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ, и начало подписи.
2.9. Если форма документа имеет пометку «Место для печати», «МП», «Ставить точно в круг», печать должна располагаться строго в границах установленной для неё зоны.
2.10. Не допускается проставление печатей (штампов) на документах и материалах, не относящихся к сфере деятельности или превышающих компетенцию Учреждения (филиала), его структурных подразделений.
2.11. Документы, на которых ставится гербовая печать:
акты (приемки-сдачи товаров, о приемке выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.);
доверенности;
гражданско-правовые договоры (поставки, подряда, о научно-техническом сотрудничестве, об аренде помещений и т. д.);
задания (на проектирование объектов, технических сооружений, на капитальное строительство, технические и т. д.);
заявки (на оборудование, изобретение и т. д.);
заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.);
образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями Российской Федерации, ведомственными наградами и т. д.);
письма гарантийные (на выполнение работ, услуг, на оплату и т. д.);
поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платёжные (сводные, в банк) и т. д.);
положения о структурных подразделениях (филиалах), должностные инструкции, правила и другие локальные акты Учреждения;
протоколы;
реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк и т. д.);
сметы расходов;
справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.);
спецификации (изделий, продукции и т. д.);
титульные списки;
устав Учреждения, изменения и дополнения к нему;
штатные расписания и изменения к ним;
трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
трудовые книжки;
договоры о материальной ответственности;
инструкции;
наградные листы, Почетные грамоты Учреждения, выписки из приказов о награждении Почетной грамотой;
другие документы, для которых законодательством РФ предусматривается проставление гербовой печати Учреждения.
На остальных документах, не требующих особого подтверждения подлинности, ставится простая печать.
2.12. Копии документов Учреждения (филиала) заверяются ответственными лицами, назначенными руководителем Учреждения (филиала), при наличии подлинника.
2.13. При заверении соответствия копии документа подлиннику вверху документа ставится штамп (либо пишется рукописным текстом) «Копия» ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой локальным актом Учреждения.
2.14. Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, военного билета, служебных удостоверений. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки и иные неоговоренные исправления.
2.15. Отметка о заверении копии аналогично используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов).
2.16. Хранятся печати (штампы) Учреждения (филиала) в металлических шкафах и сейфах.
3. Порядок изготовления и учёта печатей и штампов
3.1. Для получения разрешения на изготовление малых гербовых печатей филиалов, ответственные за использование и хранение этих печатей представляют заявку главному врачу филиала с приложением эскизов печатей.
3.2. В случаях, когда новые печати изготавливают в связи с их заменой, на заявке, представленной на подпись главному врачу Учреждения (филиала), комиссией проставляется отметка о сдаче предшествующих печатей.
3.3. В случае утери печати (штампа), руководители структурных подразделений, филиалов обязаны принять меры к её обнаружению, а также сообщить главному врачу Учреждения (филиала) об утере.
3.4. Приказом главного врача Учреждения (филиала) создается комиссия по проверке факта утери, в состав которой включаются представители заинтересованных подразделений Учреждения (филиала).
3.5. В случае установления утери печати в результате проверки подписывается повторная заявка на изготовление новой печати (штампа). Заявка регистрируется с отметкой «Изготовление дубликата» (Приложение ).
3.6. Работникам Учреждения (филиала) запрещается приобретение, изготовление и использование печатей (штампов) с нарушением порядка, установленного настоящей Инструкцией.
3.7. Учет печатей (штампов) производится в специальном журнале пронумерованном, прошнурованном.
3.8. Изготовленные печати (штампы) выдаются ответственным за печати (штампы) под роспись.
4. Форма и описание печатей (штампов)
4.1. Печати могут изготавливаться круглой, прямоугольной и треугольной форм.
4.2. Гербовые печати, малые гербовые печати, простые печати изготавливаются только круглой формы.
4.3. Изображение Государственного герба на печати должно строго соответствовать описанию, изложенному в Конституции РФ.
В середине круга гербовой печати и малых гербовых печатей изображается Государственный герб РФ. Вокруг Государственного герба РФ располагается по окружности полное наименование Учреждения в именительном падеже, в скобках краткое наименование и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц.
В малой гербовой печати по окружности от герба указывается наименование обособленного структурного подразделения, филиала.
Микротекст по внешней или по внутренней окружности гербовой печати может содержать идентификационный налоговый номер (ИНН), а также код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций
(ОКПО).
Наименование Учреждения должно соответствовать наименованию, закреплённому в учредительных документах.
Перед полным наименованием Учреждения, филиала приводится полное наименование вышестоящей организации.
4.4. Печати с воспроизведением Государственного герба РФ должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их проверке и использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.
4.5. В простой печати структурных подразделений, филиалов по окружности указывается полное наименование вышестоящей организации, полное наименование Учреждения (филиала). Наименование структурного подразделения указывается в центре печати.
4.6. При изготовлении печати (штампа) на двух языках текст на государственном языке выносится в первый (внешний) круг (верхнюю половину штампа), во втором (внутреннем) круге (в нижней половине штампа) воспроизводится текст на другом языке.
Изготовление печатей (штампов) с текстом на трёх и более языках запрещается.
4.7. Шрифт текста печати (штампа) может быть любого размера и вида, обеспечивающих читаемость всех элементов текста и его размещение в пределах границ печати (штампа).
4.8. Печати (штампы) изготавливаются по следующим стандартам:
1) по внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне). Микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово сертификат с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати.
2) в центре клише печати располагается зеркальное изображение Государственного герба Российской Федерации.
3) при воспроизведении Государственного герба Российской Федерации допускаются его изменения только в части линейного масштаба.
5. Технические требования по защите печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации от подделки
5.1. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны нести в себе не менее четырех обязательных элементов защиты от подделки.
5.2. Обязательными элементами защиты печатей с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации от подделки являются:
5.2.1.Микротексты типа "белый текст на черном фоне", расположенные по внешнему кольцу обода клише печати.
5.2.2.Микротекст типа "черный текст на белом фоне", выполненный в виде разделительного кольца, отделяющего строки текста информационного поля от изображения Государственного герба Российской Федерации.
5.3. Для повышения защиты от подделки печатей с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации по требованию заказчика могут применяться дополнительные элементы защиты печати, в том числе:
5.3.1. Специально разработанные для текстовой части печатей шрифты, при этом допускается изменение отдельных букв шрифта, внесение в шрифт в контрольных точках печати дефектов, имитирующих естественные дефекты резины.
5.3.2.Визуально неразличимое изменение геометрических пропорций печати, придание им неправильной формы.
5.3.3. Внесение в изображение печати растровых полей с различными углами растрирования от 7° до 15°, линеатурой растра не менее 100 линий на сантиметр; и плотностью не более 20% с различной формой растровых точек.
5.3.4. Внесение в изображение печати скрытых элементов защиты, позволяющих идентифицировать изготовителя печати и устройство, на котором данная печать была изготовлена.
5.4. Использование радужных голограмм для нанесения Государственного герба Российской Федерации и окружности с микротекстом и кинеграммой. Устройство для нанесения и клише печати должны быть объединены в одном техническом средстве, при этом оттиск печати и тиснение голограммы должны проводиться одномоментно. Предельно допустимая разность углов поворота изображения Государственного герба Российской Федерации с микротекстом относительно мастичного оттиска в любых оттисках на документах, изготовленных с помощью одного и того же технического средства, не должна превышать 0,5°. Нумерация голограмм должна быть выполнена лазерным нумератором.
5.5. Дополнительные средства защиты печатей с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации от подделки не должны допускать возможности их воспроизведения на устройствах с более низкой разрешающей способностью.
5.6. Разрешающая способность оборудования для изготовления печатей воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна быть не менее 800 точек на сантиметр.
5.7. Для повышения сохранности оттисков печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, в том числе передаваемых для архивного хранения, допускается ламинирование документов, на которых ставится такая печать.
6. Ответственность за несоблюдение
установленных правил использования печатей
6.1. За утерю, утрату печатей (штампов) виновное лицо несёт дисциплинарную ответственность в пределах, определённых действующим трудовым законодательством РФ.
7. Уничтожение печатей и штампов
7.1. Уничтожение гербовой печати, малой гербовой печати, простых печатей (штампов) производится комиссионно.
7.2. Гербовая печать, малые гербовые печати, простые печати (штампы) из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем Учреждения (филиала). В акте должно быть указано:
- время и место уничтожения,
- состав комиссии,
- основание для уничтожения печатей и штампов,
- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов,
- способ уничтожения,
- заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования,
- подписи членов комиссии.
Акт подшивается в номенклатурное дело, которое хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.
Приложение
к приказу ФБУЗ «Центр гигиены и
эпидемиологии по железнодорожному
транспорту» от 29.09.11 № 000
Список ответственных лиц за использование, установку оттиска и хранение простых печатей (штампов)
Заместитель главного врача |
Заведующий канцелярией |
Главный бухгалтер |
Начальник отдела кадров |
Начальник отдела мобилизационной работы |
Начальник юридического отдела |
Заведующий отделом информационно-аналитической работы по железнодорожному транспорту |
Заведующий Отделением обеспечения государственного санитарно-эпидемиологического надзора за пассажирскими перевозками на Московской железной дороге |
Заведующий отделом экспертизы документов |
Заведующий ООГСЭН за пищевыми и подростковыми объектами на МЖД |
Заведующий ООГСЭН за коммунальными и промышленными объектами на МЖД |
Заведующий санитарно-гигиенической лабораторией |
Заведующий микробиологической лабораторией |
Заведующий Вирусологической лабораторией с исследованиями на ВИЧ инфекции |
Заведующий отделом гигиены ионизирующих излучений и физических факторов |
Начальник отдела имущественных отношений и конкурсных торгов |
Кладовщик Отдела организации дезинфекционной деятельности |
Заведующий Санитарно-экспертным пунктом на Киевском и Рижском вокзалах - врач-эпидемиолог |
Помощник врача-эпидемиолога Санитарно-экспертного пункта на Киевском и Рижском вокзалах |
Помощник врача-эпидемиолога Санитарно-экспертного пункта на Курском вокзале |
Врач-дезинфектолог Отдела организации дезинфекционной деятельности |
Заведующий Санитарно-экспертным пунктом на Казанском вокзале - врач-эпидемиолог |
Медицинский дезинфектор Отдела организации дезинфекционной деятельности |
Заведующий Санитарно-экспертным пунктом на Белорусском и Савеловском вокзалах – врач-эпидемиолог |
Заведующий Санитарно-экспертным пунктом на Курском вокзале – врач-эпидемиолог |
Заведующий Санитарно-экспертным пунктом на Ленинградском вокзале - |
Инструктор-дезинфектор Отдела организации дезинфекционной деятельности |
Медицинский дезинфектор Отдела организации дезинфекционной деятельности |
Заведующий хозяйственной частью Отдела материально-технического обеспечения |
Заместитель заведующего Отделом обеспечения государственного санитарно- эпидемиологического надзора на Московско-Курском отделении (Павелецкое направление) - врач по гигиене труда |
Заведующий Санитарно-экспертным пунктом на Ярославском вокзале - помощник врача-эпидемиолога |
Юрисконсульт Юридического отдела |
Менеджер Отдела информационно-аналитической работы по Московской железной дороге |
Заведующий отделом организации дезинфекционной деятельности |
Приложение
к приказу ФБУЗ «Центр гигиены и
эпидемиологии по железнодорожному
транспорту» от 29.09.11 № 000
Главному врачу ФБУЗ «Центр гигиены
и эпидемиологии по железнодорожному транспорту»
_______________________________
заявка на изготовление печати (штампа).
Прошу Вашего разрешения изготовить печать (штамп) для
_____________________________________________ с целью удостоверения
(наименование структурного подразделения)
____________________________________________________________________________________________
(на что ставится печать, что удостоверяется)
__________________________________________________________________
(надпись на печати)
Ответственный работник подразделения ____________________________
(Ф. И.О., должность, подпись)
__________________________________________________________________
