Инструкция
о порядке проведения научно-исследовательских работ
в Финуниверситете
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок проведения научно-исследовательских работ, а также работ (оказание услуг) в научной сфере.
1.2. Далее под термином «научная работа» подразумевается как научно-исследовательская работа, так и проведение работ (оказание услуг) в научной сфере.
Научные работы подразделяются на:
- научные работы, выполняемые по заказу Аппарата Правительства Российской Федерации;
- научные работы, выполняемые по заказу министерств, ведомств и организаций на основе хозяйственных договоров (контрактов);
- научные работы, выполняемые в соответствии с Тематическим планом прикладных исследований Финуниверситета в рамках бюджетного финансирования;
- научные работы, выполняемые на основе грантов (включая международные);
- научные работы, выполняемые за счет средств Научного фонда Финуниверситета;
- научные работы, выполняемые Финуниверстетом в качестве соисполнителя;
- научные работы, выполняемые в рамках общеуниверситетской комплексной темы.
2. Задачи организации научной работы
2.1. Основными задачами при проведении научной работы являются:
- планирование научной работы;
- организация участия ученых Финуниверситета в конкурсах на выполнение научных работ по профильной тематике;
- обеспечение выполнения обязательств Финуниверситета по заключенным хозяйственным договорам (контрактам) на выполнение научных работ;
- концентрация кадровых ресурсов на основных, наиболее перспективных научных направлениях;
- организация взаимодействия и координации деятельности всех структурных подразделений, участвующих и обеспечивающих выполнение научных работ;
- информационно-аналитическое сопровождение научных работ;
- сохранение конфиденциальности информации, используемой или полученной в ходе выполнения научных работ;
- обеспечение государственной регистрации выполняемых научных работ;
- организация учета, сохранности и своевременной сдачи в архив отчетной документации по выполненным научным работам.
2.2. Организация и контроль за выполнением научных работ возлагается на проректора по научной работе, проректора по инновационному развитию и Управление координации научных исследований.
Для участия в подготовке конкурсной документации по решению проректора по научной работе или проректора по инновационному развитию определяется предполагаемый руководитель. Подготовка конкурсной документации осуществляется Управлением координации научных исследований с привлечением соответствующих структурных подразделений: Управления бухгалтерского учета, контроля и отчётности, Планово-финансового управления, Управления кадрового обеспечения, Правового управления.
Управление координации научных исследований (УКНИ) отвечает за планирование научной работы, организацию подготовки конкурсной документации, государственных контрактов (договоров), заключаемых Финуниверситетом, организационное и методическое обеспечение научных работ, государственную регистрацию, учет и хранение отчетной документации по выполненным научным работам.
По каждой научной работе приказом ректора создается временный творческий коллектив (ВТК). Кроме исполнителей, указанным приказом назначается научный руководитель (руководитель) и ответственный исполнитель. Основанием для создания ВТК является докладная записка руководителя на имя ректора. Руководителем назначается штатный работник Финуниверситета, имеющий опыт проведения исследований по данному направлению (как правило, доктор или кандидат наук). Руководитель несет персональную ответственность за качество и сроки выполнения работ, достижение конечных результатов в соответствии с техническим заданием, целевое и эффективное использование выделенных финансовых средств.
Для решения организационно-технических вопросов назначается ответственный исполнитель из числа профессорско-преподавательского состава, других работников Финуниверситета. Он отвечает за выполнение научной работы в соответствии с требованиями технического задания, оформление и своевременное представление отчетных материалов, подготовку и оформление следующих внутренних документов: докладная записка по созданию ВТК, план-задание, справка о коэффициенте трудового участия (КТУ), индивидуальные договора подряда, индивидуальные акты приема-передачи.
В отдельных случаях по научной работе при необходимости приказом ректора о создании ВТК может назначаться зам. руководителя проекта, координатор проекта и финансовый менеджер проекта.
Организация и контроль выполнения научной работы профессорско-преподавательским составом возлагается на заведующих кафедрами и руководителями научных подразделений.
2.3. Контроль за соблюдением финансовой дисциплины возлагается на проректора по экономике и финансам, Планово-финансовое управление, Управление бухгалтерского учета, контроля и отчётности.
3. Финансирование научной работы
3.1. Бюджетными источниками финансирования научной работы являются средства федерального бюджета, направляемые главным распределителем бюджетных средств на проведение фундаментальных и прикладных исследований.
3.2. Внебюджетными источниками финансирования являются средства, поступающие в Финуниверситет от министерств, ведомств и организаций по государственным контрактам и договорам, средства международных фондов и организаций, благотворительные взносы спонсоров, добровольные пожертвования юридических и физических лиц.
3.3. Средства по каждой научной работе планируются и учитываются отдельно.
4. Порядок подготовки договорных и других
документов по проведению научной работы
4.1. Основным документом, регулирующим отношения Финуниверситета (Исполнителя) и Заказчика по конкретной научной работе, определяющим взаимную ответственность за принятые обязательства, является государственный контракт или договор (далее – договор).
4.2. Порядок выполнения научных работ, финансируемых за счет средств, выделяемых международными фондами и организациями, благотворительных взносов спонсоров, добровольных пожертвований юридических и физических лиц, в том числе и зарубежных партнеров, определяется индивидуально в каждом случае на основе настоящей Инструкции.
4.3. Договор готовится УКНИ или организационным отделом Института финансово-экономических исследований с участием руководителя ВТК. При этом осуществляется его согласование с Правовым управлением, Планово-финансовым управлением, Управлением бухгалтерского учета, контроля и отчётности. Договор подписывается ректором или на основании доверенности проректором по научной работе (проректором по инновационному развитию) и передается для подписания Заказчику.
4.4. Руководитель научной работы готовит техническое задание, другие предусмотренные договором приложения и проект сметы. Техническое задание подписывает руководитель научной работы и утверждает проректор по научной работе (проректор по инновационному развитию). Проект сметы, согласованный с Планово-финансовым управлением, подписывает руководитель научной работы и утверждает проректор по научной работе (проректор по инновационному развитию).
4.5. Подлинник подписанного Заказчиком и Финуниверситетом договора с соответствующими приложениями хранится в Управлении бухгалтерского учета, контроля и отчётности. Копии - в УКНИ.
4.6. Если техническим заданием на выполнение научной работы предусмотрено привлечение организаций-соисполнителей, то с каждой из них заключается соответствующий договор. Порядок согласования и подписания договора с организацией-соисполнителем аналогичен порядку, установленному при заключении договора с Государственным заказчиком (Заказчиком). При этом если объем денежных средств, направляемых на оплату соисполнителей, превышает 49% стоимости работ по основному договору, то договоры с организациями-соисполнителями подписывает ректор.
4.7. В случае, когда проведение экспертизы результатов научной работы не предусмотрено условиями договора, решение о проведении экспертизы сторонней организацией может быть при необходимости принято проректором по научной работе или проректором по инновационному развитию. При необходимости оплаты расходов на экспертизу, они должны быть предусмотрены в откорректированной смете по соответствующей научной работе.
4.8. Подготовка экспертно-аналитических материалов для органов законодательной и исполнительной власти может осуществляться на возмездной (договорной) и безвозмездной основе. Основанием для подготовки экспертно-аналитических материалов является официальное письмо Заказчика на имя ректора Финуниверситета. Определение лиц, привлекаемых к подготовке указанных материалов, осуществляется проректором по научной работе или проректором по инновационному развитию на основании указания ректора.
4.9. Документы, определяющие отношения с Заказчиками и соисполнителями (договоры, акты сдачи-приёмки и т. д.), подлежат регистрации в Отделе регистрационных и распорядительных документов Управления делами Финуниверситета.
5. Исполнители научных работ
5.1. В научных работах, проводимых без дополнительной оплаты, в том числе по комплексной общеуниверситетской теме, принимают участие:
- профессорско-преподавательский состав Финуниверситета в соответствии с индивидуальными планами в основное рабочее время;
- научные, научно-технические работники (специалисты) научных подразделений в основное рабочее время;
- докторанты и аспиранты в соответствии с индивидуальными планами их подготовки.
5.2. В научных работах, оплачиваемых Заказчиками, принимают участие лица, включенные в состав ВТК. В состав ВТК включаются:
- высококвалифицированный профессорско-преподавательский состав, работники научных центров и лабораторий, другие работники (специалисты) одного или нескольких подразделений Финуниверситета;
- наиболее подготовленные докторанты, аспиранты и студенты Финуниверситета;
- высококвалифицированные специалисты из сторонних организаций.
Члены ВТК могут участвовать в выполнении всей научной работы или ее отдельных этапов.
Для работников Финуниверситета работа в ВТК является дополнительной и выполняется в свободное от основной работы время.
5.3. Основанием для всех финансовых расчетов по проведению научной работы ВТК является смета, подписанная начальником (заместителем) Планово-финансового управления, руководителем научной работы (руководителем ВТК), и утвержденная проректором по научной работе или проректором по инновационному развитию.
5.4. После заключения договора приказом ректора создаётся ВТК. На основании приказа заключается договор подряда между Финуниверситетом , в котором предусматриваются порядок и ответственность сторон за выполнение конкретной научной работы, права и обязанности сторон, условия оплаты, стоимость или порядок её определения. В договоре подряда указываются паспортные данные, адрес, дата рождения, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и номер карточки социального страхования. Специалисты сторонних организаций дополнительно представляют копии паспорта и карточки социального страхования.
Подлинный экземпляр договора подряда (с приложениями) хранится в Управлении бухгалтерского учета, контроля и отчетности.
5.5. Неотъемлемой частью прилагаемой к комплекту договоров подряда, по конкретной научной работе является план-задание на выполнение научной работы (этапа научной работы).
План-задание готовится на основании технического задания, подписывается руководителем научной работы и определяет индивидуальные задания членам ВТК в рамках выполняемой научной работы (этапа научной работы). Индивидуальное задание включает перечень работ, планируемых для выполнения каждым членом ВТК, фактическое выполнение, подписи руководителя и каждого члена ВТК.
Подписи руководителя и членов ВТК подтверждают факт сдачи и приема объема работ, выполненных в рамках конкретной научной работы (этапа научной работы) в соответствии с договором подряда.
5.6. Стоимость работы членов ВТК определяется, исходя из фактически выполненного объема работ в соответствии с коэффициентом трудового участия (КТУ). Справка о КТУ утверждается проректором по научной работе или проректором по инновационному развитию. Оплата производится на основании индивидуальных актов приема-передачи выполненных работ.
5.7. Изменения в составе ВТК оформляются дополнением к приказу о создании ВТК на основании докладной записки руководителя научной работы на имя ректора.
5.8. Организация, контроль своевременности и правильности оформления всех внутренних документов по обеспечению работы ВТК возлагается на УКНИ.
6. Порядок корректировки договорных документов
6.1. Корректировка договора или приложений к нему при необходимости может осуществляться по инициативе Заказчика или Финуниверситета (Исполнителя).
6.2. Любые изменения по действующему договору оформляются дополнительным соглашением. При необходимости внесения изменений, дополнений по инициативе Финуниверситета руководитель научной работы готовит соответствующие предложения. Оформление дополнительных соглашений, согласование с Заказчиком, Правовым управлением, Планово-финансовым управлением, Управлением бухгалтерского учета, контроля и отчётности возлагается на УКНИ.
6.3. По согласованию с Заказчиком вносимые изменения и дополнения по договору и приложениям могут оформляться либо в рамках одного дополнительного соглашения, либо отдельно по каждому приложению, требующему изменений:
- дополнение к техническому заданию;
- уточненная структура цены (смета);
- уточненный календарный план.
Все дополнения и изменения к договору с момента их подписания сторонами являются неотъемлемой частью действующего договора и хранятся, как и сам договор.
7. Порядок сдачи и приемки результатов научной работы
7.1. Сдача и приёмка результатов научной работы, осуществляется в порядке установленном в соответствующем договоре.
7.2. В случае если условиями договора предусмотрено проведение экспертизы, то она должна быть проведена не менее чем за 5 рабочих дней до окончания срока представления научной работы (этапа) Заказчику и утверждения её проректором по научной работе, если иное не предусмотрено условиями договора. Организация проведения экспертизы возлагается на руководителя научной работы.
Если проведение экспертизы не предусмотрено, то по решению проректора по научной работе или проректора по инновационному развитию при необходимости может в установленные сроки назначена внутренняя экспертиза, проводимая специалистами Финуниверситета.
7.3. Отчётные материалы по завершённой научной работе (этапу) должны быть представлены проректору по научной работе (проректору по инновационному развитию) для утверждения не менее чем за 3 рабочих дня до установленного срока её завершения с приложением при необходимости соответствующего экспертного заключения.
Отчетные материалы представляются в УКНИ на бумажном и электронном носителе в количестве, предусмотренном условиями договора. К отчетным материалам прилагаются 2 экземпляра актов сдачи-приёмки по форме, согласованной с Заказчиком. Акты сдачи-приёмки готовятся УКНИ совместно с руководителем научной работы и согласовываются с Управлением бухгалтерского учёта, контроля и отчётности.
7.4. В случае невозможности своевременного предоставления результатов научной работы Заказчику руководитель научной работы не менее чем за 5 рабочих дней до истечения установленных сроков предоставляет проректору по научной работе (проректору по инновационному развитию) докладную записку с указанием причин задержки и предложениями по решению возникших проблем.
7.5. Приёмка результатов научной работы, выполняемой за счёт бюджетных средств и средств Финуниверситета, осуществляется экспертной комиссией, создаваемой приказом ректора Финуниверситета и включающей ведущих учёных Финакадемии по профилю научной работы и при необходимости - специалистов сторонних организаций.
Сдача-приёмка данного вида научных работ осуществляется на основании акта сдачи-приёмки по установленной в приложении форме.
7.6. Руководитель в сроки установленные в техническом задании представляет в экспертную комиссию:
- техническое задание (копия);
- отчётные материалы;
- проект акта сдачи-приёмки в 2-х экземплярах.
Организация работы экспертной комиссии возлагается на УКНИ. Экспертная комиссия в течение 3 рабочих дней рассматривает предоставленные материалы, готовят заключения и подписывает акты. В случае мотивированных замечаний устанавливаются сроки их устранения.
Подписанный акт сдачи-приёмки передаётся для утверждения проректору по научной работе.
7.7. По научным работам, финансируемым за счёт средств международных фондов и организаций, устанавливается порядок сдачи-приёмки в соответствии с пунктами 7.5. и 7.6., если иное не предусмотрено соответствующими договорами.
7.8. Подписанные и утверждённые отчётные документы, предусмотренные договором и Акты сдачи-приёмки направляются Заказчику с сопроводительным письмом.
7.9. В случае мотивированных замечаний со стороны Заказчика руководитель научной работы готовит согласованный с Заказчиком двусторонний протокол с указанием перечня необходимых доработок и сроков устранения выявленных замечаний.
Руководитель научной работы обязан организовать устранение полученных замечаний силами членов ВТК без дополнительной оплаты и представить Заказчику доработанные отчётные документы в установленные сроки.
8. Порядок учёта и отчётности
8.1. Утверждённые заказчиком акты сдачи-приемки передаются в Управление бухгалтерского учёта, контроля и отчётности для выставления счетов (счетов-фактур) на основании заявки УКНИ. Копии актов сдачи-приёмки находятся в УКНИ.
8.2. Утверждённые (согласованные при необходимости с Заказчиком) отчётные материалы на бумажном носителе в сброшюрованном виде с приложением электронной версии передаются и хранятся в УКНИ.
8.3. Финуниверситету и членам ВТК принадлежат равные имущественные права на объекты интеллектуальной собственности, которые могут быть созданы по результатам научной работы, если иное не предусмотрено условиями договора.
Члены ВТК (работники Финуниверситета) сохраняют за собой неимущественные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации, на все полученные ими результаты.
Порядок использования и распространение результатов научной работы определяется условиями договора, а внутри Финуниверситета – ректором.
8.4. По результатам выполненных научных работ за истекший календарный год УКНИ готовит перечень научных работ с указанием: наименования, Заказчика, кратких сведений по полученным результатам, Ф. И.О. руководителя и его контактных телефонов. Данная информация после согласования с проректором по научной работе размещается на сайте Финуниверситета.
8.5. Использование отчётных материалов по завершённым научным работам, хранящимся в УКНИ, работниками Финуниверситета допускается только по решению проректора по научной работе с согласия руководителя научной работы.
8.6. В соответствии с Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов» и «Положением о государственной регистрации и учёте научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ», утверждённым приказом Министерства науки и технологий Российской Федерации от 01.01.01г. № 000, подлежат обязательной государственной регистрации открытые научно-исследовательские работы.
УКНИ в 30-дневный срок с момента фактического начала работы направляет во Всероссийский научно-технический информационный центр (ВНТИЦ) необходимые документы по научно-исследовательским работам, предусмотренным тематическим планом и научно-исследовательским работам, в договорах по которым предусмотрено проведение государственной регистрации.
После завершения указанных НИР во ВНТИЦ предоставляются отчётные материалы в несброшюрованном виде.
Оплата расходов по государственной регистрации осуществляется за счёт накладных расходов.
9. Планирование научной работы
9.1. Финуниверситет осуществляет перспективное и текущее планирование научной работы.
9.2. В условиях конкурсной системы распределения заказов, в том числе и на проведение научных исследований, перспективное планирование (как правило на пятилетний срок) определяет возможные направления проведения исследований и включает:
- перспективный (предварительный) перечень НИР, выполняемых по заказу Аппарата Правительства Российской Федерации;
- перспективный план тематики НИР на определённый период;
- перспективный план подготовки докторских диссертаций на определённый период.
9.3. Уточнение перспективных планов и их детализация осуществляется в рамках текущего планирования на календарный год.
9.4. Ежегодный план научной работы включает:
- планирование исследований по общеуниверситетской комплексной теме;
- Тематический план прикладных исследований, выполняемых Финуниверситетом в рамках бюджетного финансирования;
- перечень НИР, выполняемых по заказу Аппарата Правительства Российской Федерации;
- планирование НИР и выполнения работ (оказания услуг) в научной сфере по заказам министерств, ведомств и организаций;
- планирование исследований, выполняемых в рамках грантов конкурса Научного фонда Финуниверситета и внешних грантов;
- планирование подготовки и издания монографий, сборников научных трудов, статей;
- планирование работ по подготовке докторских и кандидатских диссертаций;
- планирование научных конференций, семинаров и круглых столов по направлениям проводимых исследований;
- планирование научной работы аспирантов и студентов.
9.5. Планирование научной работы осуществляется на основе предложений кафедр и научных подразделений. Подготовка, согласование и представление проектов плановых документов для обсуждения Учёным советом Финуниверситета возлагается на УКНИ.
10. Оплата труда и материальное стимулирование
10.1. Оплата труда членов ВТК, созданных для выполнения конкретной научной работы осуществляется при условии:
- наличия утверждённой сметы на проведение научной работы;
- наличия утверждённого акта сдачи-приёмки научных работ;
- поступления соответствующих денежных средств на счёт Финакадемии.
10.2. Фонд оплаты труда членов ВТК по договорам подряда определяется сметой.
10.3. Оплата труда производится после приёмки Заказчиком научной работы или её этапа. Если условиями договора предусмотрено перечисление Заказчиком аванса, то допускается его единовременная выплата на основании договора подряда.
10.4. Для осуществления оплаты после поступления денежных средств на счёт Финуниверситета и оформления всех необходимых документов в соответствии с разделами 4 и 5, руководитель научной работы готовит и подписывает у ректора докладную записку о разрешении оплаты.
10.5. Размер общеуниверситетских накладных расходов по научным работам определяется ежегодно приказом ректора.
10.6. За счёт накладных расходов производится материальное стимулирование работников подразделений Финуниверситета, участвующих в организационно-методическом и экономическом обеспечении научных работ.
11. Заключение
Примерные образцы документов, необходимых для организации проведения и оплаты научных работ, приведены в приложении к настоящей Инструкции.
Изменения и дополнения в настоящую Инструкцию вносятся после согласования с Правовым управлением и руководителями соответствующих подразделений.
