Электронный документооборот в государственных органах – процесс управления документацией становится простым и прозрачным

Электронный документооборот в государственных органах – процесс управления документацией становится простым и прозрачным

С марта по июнь 2009 года в соответствии с план-графиком к Единой систем электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан подключены системы электронного документооборота аппаратов акимов всех областей и городов Астана и Алматы. Таким образом, местные исполнительные органы областного уровня стали участниками межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан.

Также создан и функционирует механизм диалога гражданина и органов государственной власти посредством веб-портала «электронного правительства», ЕСЭДО и Национального удостоверяющего центра для обеспечения возможности взаимодействия граждан с государственными органами посредством электронных документов с применением электронной цифровой подписи.

Реализован еще один этап развития электронного правительства в Республике Казахстан.

Рассмотрим преимущества, которые дает электронный документооборот государственным служащим.

ЕСЭДО является одной из систем, обеспечивающих доступ государственных служащих к информации, систематизированной надлежащим образом в нужный момент.

Возможности, предоставляемые ЕСЭДО - соответствие требованиям поддержки:

-  полного жизненного цикла жизненного цикла документа;

-  методов одновременного управления бумажными и электронными документами;

-  работы со структурированными и неструктурированными данными;

-  формализованных процессов работы с документами;

-  электронной цифровой подписи;

-  обеспечения информационной безопасности;

-  разграничения прав доступов к документам в соответствии с должностными обязанностями государственных служащих;

-  поддержка современных методов классификации и идентификации документов;

-  возможности совместной работы над документами;

-  различных форматов данных, развитые средства поиска и анализа информации.

А также следует учитывать яркие преимущества межведомственного электронного документооборота, которые предоставляет ЕСЭДО:

-  сокращение времени доставки документов (электронных);

-  сокращение времени на регистрацию документов (реквизиты документа, сформированные на стороне отправителя автоматически доставляются адресату и размещаются в базе данных получателя);

-  гарантированность доставки (отправка электронного уведомления о доставке отправителю письма);

-  отслеживание государственным органом-отправителем письма хода исполнения документа получателем (получение автором письма отметок о доставке, регистрации, резолюции, исполнителе и результатов исполнения документа);

-  создание цепочки взаимосвязанных документов на межведомственном уровне.

ЕСЭДО избавила государственных служащих от рутинной работы по управлению административным процессом обработки документов. ЕСЭДО – это реальность и необходимость текущего дня, востребованная государственными органами.

Навыки работы в ЕСЭДО становится стандартом «де-факто» на государственной службе в работе с организационно-распорядительной документацией

Подтверждением этого служат результаты опроса пользователей ЕСЭДО, проведенного в апреле – мае 2009 года Агентством Республики Казахстан по информатизации и связи.

В анкетировании приняли участие 3286 пользователей ЕСЭДО 67 государственных органов, в том числе:

-  490 руководителей государственного органа\руководителей структурных подразделений (РСП);

-  2528 работников службы документационного обеспечения (канцелярия);

-  268 государственных служащих, исполнителей документов (исполнители).

Результаты анализа анкет показали следующее.

1.  Процент использования ЕСЭДО государственными служащими в повседневной работе составляет 86%. 11% пользователей ЕСЭДО ответили, что знакомы с ЕСЭДО из информационных источников, хотя ежедневно используют ЕСЭДО в своей работе (см. диаграмму 1).

Диаграмма 1.

2.  По ответам государственных служащих 73 % пользователей проходили обучение работе в ЕСЭДО, при этом 44 % пользователей отметили необходимость в проведении дополнительного обучения, 45% пользователей просят предоставить инструкции по работе в ЕСЭДО в связи с изменениями, производимыми в программном обеспечении ЕСЭДО.

3.  От общего числа опрошенных в среднем государственных служащих 77 % пользователей формируют проекты электронных документов в ЕСЭДО, в разрезе категорий пользователей показатели отражены в диаграмме 2:

Диаграмма 2.

4.  В процессе работы в среднем 71 % пользователей отметили отсутствие проблем с электронными документами, в разрезе категорий пользователей показатели отражены в диаграмме 3.:

Диаграмма 3.

5.  В среднем 87 % государственных служащих, использующих ЕСЭДО, отмечают, что с применением системы облегчился поиск документов по реквизитам (по номерам, по части слова, по корреспондентам, по дате регистрации), однако некоторые пользователи не используют данный функционал ЕСЭДО для поиска своего документа, так как обращаются в службу документационного обеспечения (далее – СДО). В разрезе категорий пользователей показатели отображены в диаграмме 4:

Диаграмма 4.

6.  Вложенный электронный документ в базах данных ЕСЭДО облегчает работу в среднем 86 % государственных служащих – пользователей ЕСЭДО. В разрезе категорий пользователей показатели отражены в диаграмме 5:

Диаграмма 5.

7.  С целью облегчения работы пользователей в ЕСЭДО разработаны АРМ руководителя, исполнителя и архивиста. Результат проведенного анкетирования выявил следующее:

-  АРМ руководителя в работе применяют 45 % руководителей;

-  АРМ исполнителя используют 44 % исполнителей и 38 % сотрудников СДО.

Отметку о доставке электронного документа используют 42 % пользователей ЕСЭДО, из которых большую часть составляют сотрудники СДО.

87% сотрудников СДО отмечают, что автоматизация формирования отчетов в ЕСЭДО облегчает им работу, при этом 47 % самостоятельно формируют отчеты.

Преимущества при регистрации входящего документа, поступившего посредством межведомственного электронного документооборота отмечают 85% сотрудников СДО. Преимущества регистрации поступившего из БД «Проекты» исходящего документа с автоматически заполненными полями отмечают 93%.

Для электронной рассылки в ЕСЭДО вместо ксерокопирования 92% сотрудников СДО отметили преимущества при обеспечении доступа к документам в электронном виде.

По результатам проведенного анализа 78% опрошенных государственных служащих готовы к использованию ЕСЭДО в случае отмены бумажного документооборота. В разрезе категорий пользователей показатели выглядят следующим образом (диаграмма 6):

Диаграмма 6.

В Службу поддержки пользователей ЕСЭДО – Service Desk обращаются 32% пользователей, большинство пользователей ЕСЭДО обращаются к администраторам ЕСЭДО, закрепленным за их ведомством.

Проведенное анкетирование показало, что государственные служащие ежедневно работают ЕСЭДО.

На сегодня ЕСЭДО – это одна из востребованных, необходимых временем и используемых в работе государственных служащих составных компонентов «электронного правительства».

Однако следует отметить, что объективный взгляд и ряд нерешенных во всем мире проблем при долговременном хранении электронных документов и идентификации электронной цифровой подписи при долговременном хранении позволяет не строить иллюзии в отношении возможности полного перехода на безбумажные технологии.

В частности, совместно с Комитетом информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан определен перечень документов со сроками хранения до 5 лет, подлежащих направлению только в электронном виде.

В контексте применения процессного подхода и к бизнес-процессам по управлению организационно-распорядительной документацией необходимо понимать, что системы электронного документооборота в «чистом виде» позволяют автоматизировать только четко выделенную регламентированную часть работы над документом и не затрагивают слабодетерминированную сторону.

К примеру, официальному согласованию документа предшествует создание рабочей группы для работы над ним.

В этом отношении отлично справляются различные решения по технологии создания социальных сетей, портальных технологий и других современных средств коллективной работы (слайд 12).

Подобные возможности предоставляет интеграция есэдо с интранет-порталом государственных органов, который является одним из перспективных направлений развития электронного документооборота организационно-распорядительной документации (слайд 13).

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что достигнуто немало. Но как говорится нет предела совершенству, в связи с чем программное обеспечение ЕСЭДО развивается в сторону повышения его эргономичных качеств, производительности, в ногу с развитием возможностей информационных технологий, а также в соответствии с развитием нормативно-правовой базы документооборота Республики Казахстан.