Временная инструкция по делопроизводству в районном и приравненном к нему суде по программе «Единая автоматизированная информационно-аналитическая система судебных органов РК»

Утверждена

приказом

председателя Комитета

по судебному администрированию

при Верховном Суде

Республики Казахстан

от «10» апреля 2007 г. N 169-П

Временная инструкция

по делопроизводству в районном и приравненном к нему суде

по программе «Единая автоматизированная информационно-аналитическая система судебных органов РК»

Временная инструкция по ведению делопроизводства в районном и приравненном к нему суде (далее - Инструкция) разработана на основании Типовых правил документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, утвержденных приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства информации, культуры и общественного согласия Республики Казахстан от года № 33, в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного и приравненного к нему суда с учетом современных информационных технологий.

В Инструкции также учтены требования норм Гражданского процессуального, Уголовно-процессуального кодексов РК, Кодекса Республики Казахстан «Об административных правонарушениях» и других нормативных правовых актов, регулирующих деятельность судов, в том числе Закона Республики Казахстан «О государственной правовой статистике и специальных учетах» от года , Государственной программы формирования "электронного правительства" в Республике Казахстан на годы, утвержденной Указом Президента Республики Казахстан от года № 000.

Порядок работы с электронной почтой в суде регулируется Правилами по работе с электронной почтой в Верховном Суде Республики Казахстан, местных судах Республики Казахстан, Комитете по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан и его администраторами в областях, городах Астане и Алматы, утвержденными Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от года № 62.

Ведение учета и систематизация законодательства определяется Правилами ведения учета и систематизации законодательства в Верховном Суде Республики Казахстан, местных судах Республики Казахстан, Комитете по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан и его администраторах, утвержденными Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от года № 000.

Работа ведомственной библиотеки суда регулируется Типовыми правилами о ведомственных библиотеках Верховного Суда Республики Казахстан и местных судов, утвержденными Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от года № 000.

Настоящая Инструкция устанавливает единые правила организации и ведения делопроизводства в канцелярии районного и приравненного к нему суда, в том числе городского, межрайонного специализированного – экономического суда, административного суда, военного суда гарнизона и других (далее – районный суд) электронным способом по системе ЕАИАС.

Порядок хранения документации в электронном виде и передачи их в архив осуществляется в соответствии с данной Инструкцией.

В судах, где внедрено электронное делопроизводство по системе ЕАИАС, производится безбумажным способом.

Все, не предусмотренные Инструкцией ситуации, регулируются требованиями норм Гражданского процессуального, Уголовно-процессуального кодексов РК, Кодекса Республики Казахстан «Об административных правонарушениях» и других нормативных правовых актов.

1. Основные понятия, используемые в Инструкции

1. В настоящей Инструкции используются термины, установленные Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а также действующим процессуальным законодательством Республики Казахстан:

1) заявление – обращение граждан, юридических лиц, посредством которого реализуются их субъективные права, не связанные с обжалованием, опротестованием судебных актов;

2) предложение – вид обращения, цель которого обратить внимание на необходимость совершенствования работы суда и канцелярии, а также деятельности местных судов, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных перед ними задач;

3) отклик – вид обращения, посредством которого граждане реализуют свое отношение к проводимой государством судебно-правовой реформе, отправлению правосудия;

4) запрос – обращение, выражающее потребность гражданина, юридического лица в получении информации по интересующим его вопросам личного или общественного характера;

Примечание: в понятие «запрос» не включаются дубликаты жалоб, заявлений, предложений, откликов, запросы о предоставлении статистической отчетности, выдаче копий судебных актов.

5) жалоба – письменное обращение гражданина, юридического лица на несогласие с судебным актом, порядок рассмотрения которого регулируется положениями действующего законодательства;

6) коллективное обращение - обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании и подписанное организаторами или участниками митинга, собрания;

7) Резидентами Республики Казахстан признаются физические лица, постоянно пребывающие в Республике Казахстан, или центр жизненных интересов которых находится в Республике Казахстан, также юридические лица, созданные в соответствии с законодательством Республики Казахстан, и (или) иные юридические лица, место эффективного управления (фактические органы управления) которых находится в Республике Казахстан;

8) Нерезидентами признаются физические и юридические лица, не являющиеся резидентами в соответствии с положениями Кодекса РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет»;

9) корреспонденция – поступающие в суд уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также служебная корреспонденция, обращения органов государственной власти и управления, местных исполнительных и представительных органов, судов, жалобы, заявления и иные обращения юридических лиц и граждан, документы нормативно-правового характера;

10) корреспонденция, не подлежащая регистрации - письма, присланные в копии для сведения; поздравительные письма, пригласительные билеты; расписки о вручении судебных повесток;

11) внутренние документы – распоряжения, поручения, заключения, обзоры, справки, протоколы, планы мероприятий и иные документы информационно-аналитического и организационного характера, связанные с деятельностью суда;

12) делопроизводство – установленный настоящей Инструкцией порядок приёма, регистрации, движения, учёта, отправки и хранения поступившей корреспонденции, внутренних документов и судебных дел, как на бумажных носителях, так и в виде электронных данных, полученных посредством информационных технологий;

13) Единая автоматизированная информационно-аналитическая система судебных органов Республики Казахстан (далее - ЕАИАС) - автоматизированная электронная система регистрации, учёта движения жалоб, заявлений, протестов и представлений, а также гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях, материалов, обращений граждан, составления статистических и ведомственных отчетов и иных аналитических материалов, установленная Инструкцией в соответствии с требованиями действующего законодательства и вложенные в учетные документы электронное содержание корреспонденции и судебных актов;

14) База данных «Судебное делопроизводство» (далее – База данных) - составная часть ЕАИАС, которая предназначена для организации систематического учета входящих, исходящих и внутренних организационно-распорядительных документов на основе регистрационно-контрольных карточек в электронном виде. Посредством базы данных осуществляется контроль за исполнением документов, резолюций руководства, исполнительской дисциплины работников суда. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов по рассмотрению дел, разрешению обращений и рассмотрению иной корреспонденции, а также получение стандартных учетных документов канцелярии суда.

15) информационный учетный документ (далее - учетный документ) – документ электронной базы данных установленного образца для системы автоматизированного оформления регистрации и учёта движения входящей, исходящей, внутренней корреспонденции, связанной с судопроизводством и судебных дел (учетно-статистическая карточка);

16) работники районного суда – судьи, а также работники канцелярии суда, как состоящие в штате, так и работающие по индивидуальным трудовым договорам.

2. Общие требования к обеспечению документооборота и руководство организацией делопроизводства суда

2. Ответственность за ведение делопроизводства, судебной статистики, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с корреспонденцией и судебными делами и материалами, учет, сохранность и своевременное прохождение корреспонденции и судебных дел и материалов, контроль за исполнением документов, поручений возлагается на заведующего канцелярией районного суда.

3. Прием граждан в суде производится в соответствии с Типовыми правилами внутреннего распорядка местных судов, утвержденных распоряжением Председателя Верховного Суда от года № 000.

4. Инструкция распространяется на работу с документами несекретного характера, а также на документы с грифом «Для служебного пользования».

Порядок работы с секретными документами и их ведения определяются соответствующей Инструкцией.

Правила и порядок работы с документами, предусмотренными настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников районного суда.

5. Ведение делопроизводства обеспечивается на государственном и (или) русском языках, в зависимости от языка обращения и ведения делопроизводства.

6. Заведующий канцелярией районного суда знакомит под роспись вновь принятых работников с настоящей Инструкцией и другими документами, регламентирующими работу районного суда.

7. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет администратор судов области.

8. Обязанности, права и ответственность работников канцелярии определяются их должностными инструкциями, утверждаемыми администратором судов области.

9. Заведующий канцелярией районного суда организует и руководит работой канцелярии районного суда.

Заведующий канцелярией является материально ответственным лицом в районном суде.

На заведующего канцелярией возлагаются следующие обязанности:

1) распределение работы и обязанностей между работниками канцелярии районного суда и контроль за исполнением ими своих обязанностей;

2) осуществление контроля за исполнительской и трудовой дисциплиной работников районного суда;

3) организация приема заявлений, жалоб, исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов (далее исковые заявления), обращений граждан;

4) организация работы по автоматическому распределению дел, материалов, заявлений, жалоб;

5) ведение наряда распоряжений председателя районного суда;

6) осуществление контроля за ведением информационных учетных документов по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, материалам, обращениям граждан и др., правильным и своевременным составлением государственных статистических отчетов. Ответственность за полноту и достоверность статистических отчетов и их сдачу в уполномоченный орган несет заведующий канцелярией;

7) осуществление контроля по учету и регистрации поступающих в районный суд предложений, заявлений, жалоб, запросов, откликов и сроками их исполнения;

8) осуществление контроля за своевременной отправкой дел с апелляционными, частными жалобами и протестами, а также по запросам в вышестоящий суд, а также их возврат в суд;

9) осуществление контроля за исполнением судебных поручений других судов республики и иностранных государств, поступивших в соответствии с международными соглашениями;

10) организация работы и контроль по учету и хранению уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, материалов, вещественных доказательств;

11) осуществление контроля за исполнением указаний, распоряжений вышестоящих судов, приказов и поручений Комитета по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан (далее – Комитет) и его территориального органа;

12) разработка и распределение функциональных обязанностей работников канцелярии районного суда. Заведующий канцелярией районного суда вносит администратору судов представление о распределении должностных обязанностей между работниками канцелярии районного суда для их утверждения;

13) ознакомление вновь принятых работников канцелярии районного суда с настоящей Инструкцией;

14) организация работы архива районного суда;

15) организация выдачи исполнительных листов по гражданским, уголовным делам, постановлений по делам об административных правонарушениях и материалам, направления на исполнение судебных актов;

16) организация исполнения судебных актов в части вещественных доказательств;

17) ответственность за приемку, хранение и отпуск материальных ценностей в районном суде возлагается на заведующего канцелярией, с которым заключается письменный договор о полной материальной ответственности;

18) обеспечение хозяйственной деятельности районного суда по согласованию с Администратором судов соответствующей области (далее – Администратор);

19) организация деятельности сантехника, электрика, уборщицы, дворника, вахтеров районного суда;

20) участие в инвентаризации материальных ценностей в сроки, установленные приказом Администратора;

21) определение потребности районного суда в основных средствах, хозяйственном инвентаре и канцелярских принадлежностях, составление заявок по ним и обеспечение экономии материальных ценностей;

22) своевременное предоставление сведений Администратору об обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности материальных ценностей районного суда;

23) организация доставки, своевременное снабжение товарно-материальными ценностями работников районного суда;

24) организация контроля за общим порядком и санитарным состоянием кабинетов, залов судебных заседаний, помещений здания и прилегающей территории районного суда;

25) организация составления и сдачи ежемесячного материального отчета о движении и остатках материальных ценностей в отдел бухгалтерского учета и отчетности администратора не позднее 5 числа последующего месяца;

26) организация ведения автоматизированного рабочего места (далее - АРМ);

27) организация ведения кодификации;

28) выполнение других поручений председателя, судей районного суда и Администратора.

10. На главных и ведущих специалистов районного суда в соответствии с распределением обязанностей возлагается:

1) учет и регистрация поступающих предложений, заявлений, жалоб и контроль за соблюдением сроков их рассмотрения;

2) регистрация и учет приема граждан, осуществляемого председателем районного суда;

3) ведение делопроизводства по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, материалам, в том числе оформление уголовных дел после предварительного слушания и главного судебного разбирательства, а также оформление гражданских дел и дел об административных правонарушениях после их рассмотрения, сдача судебных дел и приобщенных вещественных доказательств в канцелярию районного суда в установленные сроки;

4) регистрация, учет и хранение уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях и других материалов;

5) автоматическое распределение судебных дел и исковых заявлений;

6) ведение систематизации законодательства РК и судебной практики;

7) доведение до работников районного суда изменений и дополнений в действующем законодательстве и судебной практике;

8) подготовка оперативного совещания районного суда, ведение протокола;

9) организация работы по взаимодействию со СМИ;

10) учет частных постановлений, определений и контроль за их исполнением;

11) ведение учета судебных поручений других судов республики и иностранных государств, поступивших в соответствии с международными соглашениями;

12) ведение нарядов, журналов, карточек, алфавитных указателей;

13) ведение информационных учетных документов по уголовным, гражданским делам, по делам об административных правонарушениях, материалам);

14) составление статистической отчетности по судебным делам;

15) осуществление контроля за своевременной сдачей дел в канцелярию суда и направлением дел с апелляционными жалобами и протестами в вышестоящий суд;

16) своевременное исполнение запросов вышестоящих судов о высылке дел и контроль по их возврату;

17) подготовка и направление документов по исполнению приговоров, решений, определений, постановлений суда и контроль за получением сообщений об их исполнении;

18) регистрация, учет, хранение и исполнение судебных актов в части вещественных доказательств;

19) подготовка и сдача в архив законченных дел, журналов и карточек;

20) подготовка и сдача в архив электронных документов в программе ЕАИАС;

21) ведение кодификации, учет обобщений судебной практики и юридической литературы в программе КГЖЭД;

22) работа по взаимодействию со СМИ по согласованию с председателем районного суда, судьей, в чьём производстве находится дело, и заведующим канцелярией;

23) выполнение других поручений председателя, судей, заведующего канцелярией районного суда и Администратора.

11. На старшего судебного пристава (судебного пристава) районного суда возлагается:

1) осуществление охраны судей и иных лиц, участвующих в судебном процессе, а также лиц, участвующих в исполнительных действиях, во время совершения таких действий;

2) обеспечение охраны совещательных комнат, других судебных помещений и зданий;

3) в соответствии с законодательством об исполнительном производстве участвовать в совершении исполнительных действий;

4) предупреждать и пресекать правонарушения в зале судебного заседания и помещении суда, а также во время совершения исполнительных действий;

5) обеспечивать по поручению судьи доставку уголовного дела и вещественных доказательств и их сохранность при проведении судебного разбирательства вне места постоянного пребывания суда;

6) выполнять распоряжения судьи, связанные с соблюдением порядка проведения судебного разбирательства;

7) осуществлять привод лиц, уклоняющихся от явки в суд, к судебному исполнителю или на место совершения исполнительных действий;

8) взаимодействовать с сотрудниками конвойной службы по вопросам охраны и безопасности лиц, содержащихся под стражей;

9) составление отчета о работе судебного пристава;

10) выполнение другой работы по поручению председателя районного суда, судьи, заведующего канцелярией районного суда, Администратора и старшего судебного исполнителя.

12. На специалиста канцелярии районного суда возлагается:

1) ведение служебной переписки;

2) оформление текущей документации;

3) регистрация исходящей и входящей корреспонденции в журналах, карточках, реестрах и электронном виде;

4) ведение архива, осуществление приема дел в архив районного суда;

5) учет и отправление дел по запросам;

6) выдача копий архивных документов;

7) подготовка и отбор нарядов и дел к уничтожению;

8) ведение разносной книги;

9) своевременная доставка по назначению судебной корреспонденции;

10) составление реестров отправляемой корреспонденции, ведение наряда реестров;

11) ведение АРМ;

12) выполнение другой работы по поручению председателя районного суда, судьи, заведующего канцелярией районного суда и Администратора.

3. Учет, хранение и использование печатей, штампов и бланков строгой отчетности

13. Гербовая печать, штампы и бланки строгой отчетности подлежат обязательному учету и особому режиму хранения.

14. Лица, ответственные за пользование гербовыми печатями и штампами, получение и выдачу бланков строгой отчетности, назначаются распоряжением председателя районного суда. Указанные функции отражаются в функциональных обязанностях данных лиц.

15. Печати, штампы, бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах.

16. Учет и выдача печатей и бланков строгой отчетности ведется под роспись в книге учета.

17. Гербовые бланки выдаются под роспись в журнале работникам суда лицом, ответственным за их выдачу.

18. Испорченные и неиспользованные гербовые бланки по акту передаются ответственному лицу для их уничтожения.

4. Обращение с судебными делами, процессуальными и другими служебными документами

19. Работники районного суда несут ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и судебных дел и неразглашение содержащейся в них информации, государственной, служебной и коммерческой тайны.

20. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни все находящиеся у судей, работников канцелярии неисполненные документы по указанию председателя районного суда или заведующим канцелярией передаются другому лицу под роспись с обязательной отметкой в учетных документах (реквизит «Другие отметки»).

21. Судебные дела, процессуальные или служебные документы, гербовые бланки в нерабочее время следует хранить в сейфах, железных шкафах и других определенных для этой цели хранилищах. При выходе из кабинетов в рабочее время двери помещений должны быть закрыты на замок. Двери помещений, где хранятся судебные дела и другие служебные документы в открытом виде (на стеллажах), в нерабочее время закрываются и опечатываются. Запрещается без служебной необходимости вынос из здания судебных дел, процессуальных или служебных документов.

22. Судебные дела выдаются для ознакомления в помещении суда в порядке и в пределах, установленными процессуальным законодательством с разрешения председателя районного суда, а также судьи, рассмотревшего дело, под расписку лица, его получившего, при предъявлении следующих документов:

1) лицам, участвующим в процессе (подсудимый, осужденный, оправданный, потерпевший, сторонам, третьим лицам и их законным представителям) – документа, удостоверяющего личность;

2) адвокатам – ордера юридической консультации или доверенности и удостоверения личности;

3) общественным обвинителям и защитникам при предъявлении документа, удостоверяющего личность и полномочия;

4) другим лицам, выступающим по гражданским делам, гражданскими истцами, ответчиками и их представителями, выступающими по уголовным делам, – доверенности на ведение дела и документа, удостоверяющего личность.

23. Ознакомление с делами должно проходить в специальном помещении в присутствии соответствующих работников районного суда.

24. Судебные дела направляются только по письменным запросам органов, которым законом предоставлено право истребования дел, с согласия председателя районного суда.

Запрос, копия сопроводительного письма о высылке дела подшиваются в соответствующий наряд и находятся на контроле до поступления дела. В учетном документе отмечаются соответствующие графы и разделы.

При возвращении дела проверяется наличие в нем материалов по описи.

25. Выдаваемые копии приговоров, решений, определений, постановлений должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью судьи, в чьем производстве находилось на рассмотрении дело и скреплены гербовой печатью.

26. Повторная выдача копий судебных документов стороне и другим лицам, участвующим в деле, или их представителям осуществляется по письменному заявлению с согласия председателя районного суда, после представления квитанции, подтверждающей уплату государственной пошлины в соответствии с подпунктом 11) статьи 496 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет».

Заявление и квитанция об уплате госпошлины приобщаются в соответствующий наряд.

5. Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции.

27. Вся поступившая корреспонденция, в том числе судебные дела и материалы, регистрируется в учетных документах входящей корреспонденции в электронном виде.

Корреспонденция принимается и в электронном формате, если иное не предусмотрено законодательством, которая также регистрируется в учетном документе входящей корреспонденции.

При регистрации обязательно заполняются все реквизиты учетных документов входящей корреспонденции. Электронное содержание входящих и внутренних документов вкладываются в учетные документы и при необходимости производится связка между входящими, исходящими и внутренними документами. При возможности применения к сканированной копии корреспонденции технологии оптического распознавания образов производится ее преобразование в формат, обрабатываемый с помощью текстовых процессоров.

Корреспонденция, поступающая в суд, принимается в течение всего рабочего дня.

Зарегистрированная корреспонденция передается на рассмотрение председателю районного суда.

Одновременно с регистрацией на обложке поступивших дел и материалов проставляется штамп районного суда с указанием наименования суда, порядкового номера, даты.

28. Работник канцелярии районного суда, на которого по распределению обязанностей возложено получение корреспонденции, проверяет целостность конвертов, бандеролей, вскрывает пакеты, конверты, проверяет наличие в них документов и приложений к ним, сверяет соответствие номеров поступивших документов номерам, указанным на конверте.

Корреспонденция, поступившая на имя работников районного суда с отметкой «лично», передается по назначению невскрытой.

В случае недостачи документов, повреждения пакетов, расхождения номеров на конвертах (пакетах) и документах составляется акт в трех экземплярах: один экземпляр остается в канцелярии, второй вместе с документом передается по назначению, а третий направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются в том случае, если адрес отправителя, время отправки или получения документа можно установить только по конверту, а также при поступлении личных документов.

Конверты от исковых заявлений, жалоб о пересмотре судебных актов, частных и других жалобах сохраняются во всех случаях.

29. Регистрационный штамп с указанием даты поступления, входящего номера и количества листов ставится на первой странице. При регистрации корреспонденции на иностранном языке штамп ставится на оригинале и тексте перевода.

30. Исковые и иные заявления, судебные дела, подлежащие рассмотрению в судебном порядке, после регистрации передаются работнику канцелярии для заведения карточки на дело, а затем осуществляется их автоматическое распределение.

31. Не подлежат регистрации, а передаются специалистами, с отметкой о времени получения их районным судом для приобщения к делам:

а) судебные повестки, возвращенные районному суду за отсутствием адресата;

б) расписки о получении судебных повесток, копий исковых заявлений.

32. Зарегистрированные предложения, заявления, жалобы, отзывы, запросы, отклики, в тот же день передаются на рассмотрение председателю районного суда, за исключением тех, которые подлежат автоматическому распределению.

В соответствии с резолюцией председателя районного суда заведующий канцелярией передает обращение соответствующему исполнителю под расписку в разносном журнале не позднее следующего дня.

Все разносные журналы должны быть в обязательном порядке прошиты, пронумерованы, заверены подписью председателя районного суда и скреплены гербовой печатью.

Заведующий канцелярией по обращениям, по которым истекает установленный срок разрешения, отправляет напоминания.

33. Разрешенные обращения вместе с копией ответа заявителю и другой перепиской по ним подшиваются в наряд.

О результатах рассмотрения обращения производится отметка в учетном документе.

34. Отдельной регистрации подлежат также все внутренние документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях, создаваемые внутри районных судов (справки, обзоры, распоряжения, планы, протоколы и другие документы, составленные во исполнение плановых мероприятий).

6. Оформление исходящей корреспонденции и документов

35. Вся исходящая корреспонденция, в том числе дела и материалы, регистрируется в учетных документах исходящей корреспонденции в электронном виде.

При регистрации обязательно заполняются все реквизиты учетных документов исходящей корреспонденции. Электронное содержание исходящих документов вкладывается в учетные документы и при необходимости производится связка между входящими, исходящими и внутренними документами. При возможности применения к сканированной копии корреспонденции технологии оптического распознавания образов производится ее преобразование в формат, обрабатываемый с помощью текстовых процессоров.

36. При оформлении документов необходимо руководствоваться Временными требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов от года №

7. Порядок отправления исходящей корреспонденции и судебных документов

37. Исходящая корреспонденция принимается работниками канцелярии
для отправки ежедневно.

О принятии корреспонденции на отправку работник канцелярии должен делать отметку на последнем экземпляре исходящей корреспонденции (сопроводительных писем, в копиях ответов на жалобы, заявления и т. д.) путем проставления даты, времени принятия документа на отправку и росписи в получении документа.

38.Отправка документов, судебных дел и материалов производится работниками канцелярии в день их поступления. В случае большого объема отправляемой корреспонденции исходящая корреспонденция может быть отправлена адресатам не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция принимаются и отправляются в тот же день.

Документы и судебные дела передаются для отправки по назначению оформленные с пометкой категории почтового отправления.

39. Работник канцелярии перед отправкой документа обязан проверить:

-  правильность адреса получателя;

-  наличие ссылки на исходящий номер поступившего документа или дела,
если исходящий документ является ответом на запрос;

-  наличие указанных в документах приложений (количество страниц или
томов приложенных документов);

- наличие и соответствие подписей должностного лица, подписавшего
документ;

- наличие фамилии, инициалов исполнителя и номера служебного
телефона.

40. Затем работник канцелярии, осуществляющий отправку документа,
должен:

- на письмах с несколькими адресами сделать отметку напротив адреса
того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма;

произвести регистрацию исходящей корреспонденции, заполнив обязательные реквизиты учетной карточки исходящего документа. В случаях, когда корреспонденции присваивается порядковый исходящий номер, сотрудник канцелярии выполняет действия по автоматическому присвоению очередного номера. Присвоенный системой номер указывается на исходящем регистрационном штампе или в соответствующем поле титульного бланка.

-  вложить электронную копию документа в учетную карточку;

-  при отправке ответов на входящие документы либо при переписке по уголовным, гражданским делам в учетном документе исходящей корреспонденции сделать ссылку на учетную карточку регистрации входящего корреспонденции или дела. Ссылка создается в разделе "Контроль в целом" учетной карточки исходящей корреспонденции.

- поставить дату и исходящий номер на документе, составить опись о направлении документа.

41. При регистрации исходящей корреспонденции автоматически формируются реестры. Ежедневно при отправке корреспонденции, отправляемой посылками, заказной бандеролью реестры распечатываются в 2-х экземплярах на бумажном носителе. Один экземпляр сдается на почту вместе с корреспонденцией, а второй - с соответствующей отметкой почтового отделения или с квитанцией подшивается в наряд, предусмотренный утвержденной номенклатурой дел.

В таком же порядке распечатывается автоматически сформированная опись отправленной простой корреспонденции (в 1 экз.), которая помещается на хранение в соответствующий наряд по утвержденной номенклатуре дел.

42. За пределы населенного пункта, где расположен суд, судебные дела направляются заказными бандеролями, а материалы исковых заявлений и исполнительные документы - заказными письмами.

Исковые заявления при наличии приложений к ним в большом объеме отправляются по назначению также заказными бандеролями.

43. Судебные дела и документы, направляемые адресатам через курьера или получаемые нарочно, записываются в разносную книгу для местной корреспонденции. Корреспонденция передается адресатам под роспись в этой книге, при этом фамилия лица, получившего корреспонденцию, записывается полностью и разборчиво, а также проставляется дата их получения.

44. В необходимых случаях исходящая корреспонденция направляется по республике, в дальнее и ближнее зарубежье через электронную почту с выполнением всех правил регистрации исходящей корреспонденции. О направлении документа через электронную почту делается соответствующая отметка в учетном документе.

45. В целях оперативного решения служебных вопросов с судами, организациями и учреждениями, а также тексты контрольных заданий, помимо отправления через почту, могут быть переданы в виде телефонограмм, факсимильной связью или электронной почтой. При этом, дублирование отправления не допускается.

При передаче телефонограмм тексты заданий передаются с отражением в конце текста после подписи лица, подписавшего документ, данных о лицах передавших и принявших телефонограмму или факсимильное сообщение, с указанием времени и даты передачи.

8. Контроль исполнения документов

46. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения.

47. Обязательному контролю подлежат документы с поручениями, полученные из Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер – Министра Республики Казахстан, Верховного Суда, обращения граждан и юридических лиц.

В необходимых случаях служебные документы с указаниями сроков исполнения, пометками «доложить», «внести предложения» и т. д. также могут быть взяты на контроль по поручению председателя суда, заведующего канцелярией.

48. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или штампами "Бақылау", "Контроль", "Бақылауға алынды", "Взято на контроль", литерами "Б", "К" и проставляется в верхней половине левого поля первого листа документа.

49. Одновременно в разделе "Контроль в целом" соответствующей учетной карточки устанавливается значение "Контроль" дата постановки на контроль и контрольная дата исполнения. Исходя из контрольной даты исполнения, ЕАИАС автоматически вычисляет количество дней, оставшихся до даты исполнения и формирует соответствующий реестр, который можно получить при задании определенных параметров.

50. Исполнение документов осуществляется в соответствии со сроками, установленными законодательством Республики Казахстан. Сроки исполнения документов, не предусмотренные законодательством Республики Казахстан, устанавливаются настоящей Инструкцией и действующим процессуальным законодательством Республики Казахстан.

51. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях со дня подписания (утверждения) документа, а для входящей корреспонденции - со дня её регистрации.

При отсутствии конкретного срока, поручения исполняются в месячный срок со дня регистрации документа в качестве входящей корреспонденции в суде.

52. Срок разрешения корреспонденции, не требующей производства проверок, составляет 15 дней со дня регистрации входящей корреспонденции в суде.

53. Сроки исполнения документов могут быть продлены должностными лицами, установившими их. Продление срока должно быть мотивировано обоснованными аргументами.

54. Документы с поручениями председателя суда и заведующего канцелярией исполняются в сроки, указанные в резолюции или поручении.

Документ с любым сроком исполнения должен доводиться до сведения всех исполнителей одновременно.

55. Проверка хода исполнения документов и поручений и напоминание об этом осуществляется за 5 дней до истечения срока. Для оперативной проверки хода исполнения используются соответствующие реестры, формируемые в БД «Судебное делопроизводство».

56. В случае необходимости дополнительного времени для исполнения документов (жалоб, заявлений) и поручений исполнитель, не менее чем за 3 дня до истечения срока исполнения, письменно обращается к должностному лицу, установившему срок исполнения, со служебной запиской о продлении срока исполнения или рассмотрения документа.

57. Если срок исполнения по документу продлен, то исполнитель в тот же день сообщает о продлении срока заведующему канцелярией. Соответствующий работник канцелярии вносит сведения о продлении срока исполнения в разделе «Контроль в целом» учетной карточки.

58. Исполнение документа проводится в следующем порядке: сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта и оформление документа, согласование и передача на подписание (утверждение) председателю суда.

59. Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и заявителю дан ответ.

60. Если решение вопросов переносится на длительный срок, то обращение ставится на дополнительный контроль вплоть до окончательного его исполнения. О постановке на дополнительный контроль срока исполнения также производится соответствующая отметка в разделе «Контроль в целом» учетной карточки.

61. Рассмотрение документа не может считаться законченным, если в ответе сообщается лишь о намечаемых мерах по решению поставленных автором вопросов. В таких случаях автору должно быть направлено дополнительное письмо об окончательном решении вопроса. О даче промежуточного ответа делается отметка в учетном документе.

62. На исполненном документе должна быть отметка с указанием даты исполнения, под каким номером он исполнен и дата списания документа «в наряд».

63. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на обороте последнего листа делает отметку, когда и как решен вопрос и расписывается.

64. Исполненный документ снимается с контроля при наличии ответа заявителю или краткой справки, о чем в учётной карточке входящего документа делается отметка о снятии с контроля и его списании в наряд.

65. Исполнитель осуществляет подготовку документа к отправке, определяет количество экземпляров документа, приложений к нему, готовит список на рассылку. Затем исполнитель передает все документы соответствующему работнику канцелярии, который, зарегистрировав документ в учетном документе «Исходящего документа», сдает документы на отправку и помещает копию документа в соответствующий наряд по утвержденной номенклатуре дел, а электронный вариант ответа вкладывается в учетную карточку исходящего документа.

66. Контроль исполнения резолюций и поручений председателя суда, заведующего канцелярией осуществляют специально назначенные работники канцелярий. Для оперативного контроля хода исполнения резолюций и поручений используются соответствующие реестры, формируемые в БД «Судебное делопроизводство».

67. Контроль соблюдения процессуальных сроков рассмотрения заявлений и дел в соответствии с процессуальным законодательством осуществляется председателем суда.

68. Контроль своевременной регистрации и правильного оформления входящей и исходящей корреспонденции и судебных дел по суду осуществляет заведующий канцелярией.

69. Организация контроля исполнения заключается в постановке документов на контроль, регистрации факта постановки на контроль в учетных документах, размещении карточек в соответствующие разделы картотеки и ведение картотеки (когда по указанию председателя суда дополнительно ведется контроль на бумажных носителях), напоминании о сроках исполнения, информирование руководителей о ходе и результатах исполнения, снятие документа с контроля.

70. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, перевода на другую должность или увольнения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с заведующим канцелярией все документы, находящиеся у него на исполнении.

71. О передаче документов, поставленных на контроль, в обязательном порядке необходимо сообщить заведующему канцелярией для внесения отметки об изменении исполнителя по документу.

9. Регистрация и учет судебных дел и других материалов

72. Судебные дела и материалы, поступившие в районный суд для рассмотрения, в том числе после отмены судебных актов, регистрируются в учетных документах входящей корреспонденции с присвоением входящего номера по электронному журналу регистрации в зависимости от типа корреспонденции:

по учету входящей корреспонденции;

по учету исходящей корреспонденции;

по учету внутренних документов;

по учету исковых заявлений и гражданских дел;

по учету дел об административных правонарушениях;

по учету уголовных дел;

по учету материалов;

по учету исполнительных листов;

по учету частных определений, постановлений;

по учету вещественных доказательств;

по учету заявлений и дел частного обвинения;

по учету заявлений об обеспечении иска;

по учету заявлений об изменении способа и порядка исполнения решения;

по учету заявлений об индексации.

Номер соответствующего дела, материала, указывается на обложке дела или материала.

73. В учетных документах должны быть заполнены все реквизиты соответственно движению уголовного, гражданского дел, дела об административном правонарушении и материалов и вложено электронное содержание судебных актов.

74. Для регистрации корреспонденции, в том числе дел, заявлений, создается новый учетный документ входящей корреспонденции, в котором заполняются соответствующие реквизиты поступившего дела, присвоенные отправителем сопроводительному письму (исходящий номер, дата отправки, кем подписан документ), а затем новые регистрационные реквизиты (входящий номер, дата поступления, количество томов, листов дела, приложений к ним и т. д.).

Для регистрации дел, заявлений, подлежащих рассмотрению в судебном порядке, в данном учетном документе создаются формы на дело и лицо, в которых заполняются соответствующие реквизиты поступившего дела.

75. Исковые заявления, заявления и жалобы, поступившие для рассмотрения в порядке гражданского судопроизводства, регистрируются в базе «Журнал заявлений (дел)».

Судебные дела и материалы, возвращенные на новое рассмотрение после отмены судебных актов, при отмене заочного решения, приказа и уголовные дела, поступившие из органов предварительного расследования после возобновления производства по делу, выделенные дела, дела после отмены определения об оставлении без рассмотрения, а также дела по заявлениям по вновь открывшимся обстоятельствам, регистрируются в учетных документах наравне с вновь поступающими делами и получают новый порядковый номер.

Дела об административных правонарушениях, поступившие после выполнения указаний суда о дополнительной проверке или возвращенные после дооформления, регистрируются и распределяются, как вновь поступившие.

Материалы регистрируются в базе «Журнал материалов».

76. По истечении календарного года учетные документы на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в базу нового года.

В учетных документах по данным делам в разделе 1 «Сведения о поступлении дела и преступлении» отмечается реквизит «Остаток прошлого года» по уголовным делам, в разделе 1 «Сведения о поступлении заявления» - реквизит «Остаток принят к производству до начала отчетного периода» - по гражданским делам, «Сведения о поступлении дела» - реквизит «Остаток прошлого года» – по делам об административных правонарушениях.

В связи с этим, при наличии переходящих дел, нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с очередного номера, после перерегистрации остатка дел предыдущего года.

При этом в учетном документе дела за прошлый год в разделе «Примечание» делается отметка о переходе дела остатком на новый год и указывается номер дела, за которым дело будет числиться в новом году. В учетном документе дела в новом году в соответствующем разделе вносится номер дела за прошлый год.

77. Материалы, поступившие в суд для рассмотрения вопросов, связанных с исполнением судебных актов подлежат регистрации в учетном документе электронного журнала для материалов. Копия вынесенного постановления направляется в суд, вынесший приговор, для сведения (либо приобщается к уголовному делу, если оно ранее было рассмотрено данным судом), а также в территориальные управления Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан для регистрации в карте осужденного.

78. Для регистрации уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, других материалов устанавливается перечень индексов, указанный в номенклатуре дел, например:

«1» - уголовные дела;

«2» - гражданские дела;

«3»- дела об административных правонарушениях;

«4» - материалы.

Примечание: в случае изменения законодательства и при необходимости перечень индексов может быть дополнен.

79. В случае непригодности обложки, в которой поступило дело, специалист суда оформляет дело в новую обложку с переносом всех реквизитов со старой обложки, при этом старая обложка остается при деле.

По уголовным делам, поступившим от органов предварительного следствия и дознания с обвинительным заключением (актом), может быть использована та обложка, в которой находилось дело, при условии ее надлежащего качества и сохранности. На обложке делаются необходимые отметки (наименование суда, порядковый номер дела, дата начала производства в данном суде и т. д.).

Если уголовное дело, поступившее от органов предварительного расследования, было судом подшито в новую обложку, то при деле должна быть сохранена обложка, в которой оно находилось в стадии предварительного расследования.

На внутренней стороне обложки уголовного и гражданского дела помещается справочный лист, в котором отмечаются все процессуальные действия суда, произведенные по делу (направление судебных повесток, искового заявления, приговора, решения, истребование документов и др.).

80. Исковые заявления, заявления особого искового и особого производства, заявления о выдаче приказа подлежат регистрации как гражданские дела с присвоением номера дела лишь после вынесения судьей определения о принятии их к производству суда в порядке ст. 152 ГПК.

При предъявлении (поступлении) встречного иска, их регистрация производится по общим правилам искового производства.

После вынесения определения о возбуждении гражданского дела встречный иск соединяется с первоначальным иском, затем присваивается регистрационный номер и секретарем делается отметка в соответствующем поле учетной карточки.

81. Заявление о пересмотре решения по вновь открывшимся обстоятельствам, регистрируется по общим правилам искового производства и подлежит повторной регистрации с созданием нового учетного документа с присвоением нового номера лишь после удовлетворения судом данного заявления, вынесения определения об отмене решения суда в порядке ст.409 ГПК и принятия дело в производство. Новый учетный документ связывается с прошлым учетным документом.

82. Дела, возвращенные на новое судебное рассмотрение после отмены судебных актов, а также уголовные дела, поступившие из органов расследования после производства дополнительных следственных действий по постановлениям судов, регистрируются в учетных документах как вновь поступившие дела и присваиваются новый номер. Новый учетный документ связывается с прошлым учетным документом.

В случае выделения одного или нескольких из соединенных истцом требований в отдельное производство в соответствии с частью 1 статьи 171 ГПК присвоенный номер сохраняется за первоначальным делом, а выделенные регистрируются, как вновь поступившие дела, делам присваиваются новые номера. Новый учетный документ связывается с прошлым учетным документом.

В случае объединения двух и более гражданских дел в одно производство для совместного рассмотрения в соответствии с частью 3 статьи 171 ГПК, за объединенным делом сохраняется номер по определению судьи. Учетные документы связываются с друг другом.

83. В наряде с копией определения судьи остается один экземпляр искового заявления, заверенный печатью районного суда.

84. Заявления о разъяснении судебного решения, об отсрочке, рассрочке судебного решения, изменении способа исполнения решения, индексации взысканных сумм отдельно регистрируются на учетных документах соответствующего электронного журнала и приобщаются к соответствующим судебным делам. Производится связка соответствующих учетных документов.

85. Заявления, постановления о розыске подсудимых и материалы о розыске ответчиков, объявленных в розыск судом при рассмотрении гражданских дел на основании ст. 135 ГПК, материалы о розыске должников, объявленных в розыск на стадии исполнения судебных актов, приобщаются к соответствующим судебным делам. Производится связка соответствующих учетных документов.

86. Копии судебных актов по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях, материалам помещаются в учетные документы в электронном виде.

87. Конверты от исковых заявлений и заявлений о пересмотре решений,
постановлений, частных и других жалоб, дополнений к ним, отзывов и
возражений по ним сохраняются во всех случаях.

88. Не позднее следующего дня после вынесения судьей определения о
принятии дела в производство суда секретарем судебного заседания на дело
заводится обложка, составляется опись документов, и формирует документы в
дела в хронологическом порядке:

по гражданским - в первую очередь подшивается определение судьи о принятии искового заявления к производству суда и возбуждении дела, о подготовке дела к судебному разбирательству, затем следует подшивать квитанцию об оплате государственной пошлины, исковое заявление с приложенными к нему документами. Копии писем о вызове сторон по делу, истребовании необходимых документов, расписки о вручении повесток и другие процессуальные документы, а также представленные сторонами дополнительные материалы подшиваются в дело по хронологии их принятия судом.

по уголовным - постановление судьи о принятии дела к производству суда и назначении главного судебного разбирательства, в случае проведения предварительного слушания по делу - постановление о его назначении, документы, предшествовавшие судебному разбирательству (копии писем о вызове сторон по делу, требования о доставке подсудимых, расписки о вручении повесток и т. д.), затем принятые в ходе судебного разбирательства, подписка свидетелей, протокол судебного заседания, приговор (постановление) и его заверенная копия, а также другие процессуальные документы по хронологии их принятия судом.

89. О назначении дела к слушанию в учетную карточку вносятся данные о дате слушания, указываются лица участвующие в слушании, а в журнале регистрации исковых заявлений производится соответствующая отметка.

90. Все дела, принятые к производству суда, хранятся у судей в
металлических шкафах (сейфах).

10. Оформление судебных дел до их рассмотрения и обеспечение явки лиц в суд

91. По поступившим в производство делам, заявлениям и материалам все процессуальные действия судьей выполняются в соответствии требованиями ГПК, УПК, КоАП и других нормативно – правовых актов.

92. По делам, назначенным к рассмотрению, секретарь судебного заседания направляет судебные повестки о вызове участников процесса и третьих лиц, свидетелей, экспертов, специалистов, переводчиков. На судебной повестке указываются время (час, день) и место проведения судебного заседания. Письменно извещаются защитники и прокурор. При решении вопроса в стадии назначения главного судебного разбирательства об обеспечении судом подсудимого защитником через профессиональную организацию адвокатов, секретарь судебного заседания направляет копию судебного акта в указанную организацию (п. 4 ст. 72 УПК).

В отношении подсудимого, находящегося под домашним арестом (ст. 149 УПК) или под арестом (ст. 150 УПК) суд направляет органу или должностному лицу, надзирающему за лицом, находящимся под домашним арестом, а в отношении арестованного - в следственный изолятор требование о доставке подсудимого в судебное заседание.

Допускается извещение перечисленных лиц телеграммой, телефонограммой и факсимильной связью, которое подтверждается указанием данных принявшей стороны.

93. Судебные повестки и другие документы, адресованные гражданам
Республики Казахстан, проживающим за границей и работающим в
казахстанских или иностранных организациях, должны направляться через
организации, направившие их за границу.

94. О вызове в суд иностранных граждан, проживающих за пределами
Республики Казахстан, направляется извещение. Извещение о рассмотрении
дела иностранному гражданину, проживающему на территории государства, с
которым Республика Казахстан имеет договор о взаимной правовой помощи,
направляется с соответствующим поручением.

95. Секретарь судебного заседания следит за возвращением в суд
расписок, свидетельствующих о получении судебных повесток.

Расписки о получении судебных повесток, а также повестки, возращенные в суд в связи с невручением их адресату, подшиваются к делу. В тех случаях, когда направленные повестки окажутся неврученными по адресу, секретарь судебного заседания обязан выяснить причины невручения и доложить судье, который в свою очередь обязан принять меры для надлежащего вручения повесток.

96. Составляется список назначенных к слушанию дел, формируемый автоматическим способом и вывешивается в доступном для обозрения месте.

97. По делам приказного производства судебные повестки не выписываются, поскольку судебный приказ по существу заявленного требования выносится судьей в течение трех дней со дня поступления заявления в суд без участия должника и взыскателя.

98. По уголовным и гражданским делам судебные повестки о вызове лиц составляются по установленной форме.

99. Судебные повестки должны быть изготовлены и направлены не позднее следующего дня после назначения дела к разбирательству в судебном заседании независимо от того, на какой срок дело назначено к слушанию (по делам, рассмотренным на предварительном слушании не позднее дня, следующего за днем слушания). Извещения и вызовы должны быть направлены с таким расчетом, чтобы извещаемый или вызываемый имел достаточный срок для своевременной явки в суд и подготовки к делу.

В отношении лиц, подвергнутых административному задержанию, составляются требования и вместе с копией определения о назначении дела к слушанию направляются в соответствующий орган.

100. В тех случаях, когда направленная районным судом повестка окажется не врученной по адресу, секретарь судебного заседания обязан немедленно по возвращении ее почтой или специалистом (экспедитором или курьером) выяснить причины невручения и доложить об этом судье, а также принять последующие меры по вручению повесток в установленном порядке.

В дело должны подшиваться все расписки о получении повесток, в том числе и явившихся в районный суд лиц.

101. После назначения главного судебного разбирательства по уголовному делу районный суд направляет администрации места заключения или следственного изолятора требование о доставке подсудимого в судебное заседание. В требовании точно указываются фамилия, имя, отчество и год рождения подсудимого, статья Уголовного кодекса, по которой он предан суду, время (день и час) доставки подсудимого. Требования подписываются судьей и заверяются гербовой печатью районного суда.

102. Судебные повестки и другие документы, адресованные гражданам Республики Казахстан, проживающим за границей и работающим в иностранных учреждениях, должны направляться в соответствии с нормами международных договоров или законодательства, регулирующими эти вопросы.

103. При вызове в районный суд гражданина иностранного государства районный суд составляет поручение об оказании правовой помощи по выполнению процессуальных и иных действий на территории другого государства в письменной форме на соответствующем бланке, подписывает и заверяет гербовой печатью районного суда.

Поручение об оказании правовой помощи по мотивированному ходатайству районного суда направляется в Комитет через его территориальные органы, которые в свою очередь решают вопрос о направлении поручения об оказании правовой помощи компетентному учреждению другого государства (ст. 523 УПК и ст. 423 ГПК).

104. График рассмотрения дел, назначенных к слушанию, составляется на неделю и вывешивается накануне следующей недели при входе в зал районного суда или в другом удобном для обозрения месте.

105. Перед началом слушания дела секретарь судебного заседания обязан проверить явку вызванных в районный суд лиц, выяснить причины их отсутствия, доставку подсудимых, находящихся под стражей, и доложить судье.

106. Если разбирательство дела было отложено и назначено на другой день, то вызванным и присутствующим в судебном заседании лицам (кроме подсудимых, содержащихся под стражей) вручаются повестки о вызове в районный суд либо объявляется об этом под расписку на отдельном листе, приобщенном к протоколу судебного заседания, с разъяснением последствий их неявки.

Лицам, не присутствовавшим в судебном заседании, вызов которых районный суд признал необходимым, направляются повестки о вызове в районный суд. Для повторного вызова подсудимых, содержащихся под стражей, администрации следственного изолятора или исправительного учреждения уголовно-исполнительной системы направляется требование.

11. Оформление судебных дел после их рассмотрения

107. Секретарь судебного заседания после рассмотрения или отложения дела и вынесения судом актов выполняет следующие действия:

- производит отметку на повестках, заверяет эту отметку своей подписью и штампом суда;

- изготавливает протокол судебного разбирательства по делу в установленные законом сроки;

- подшивает документы в дело в хронологическом порядке: судебные акты и переписку, предшествовавшие судебному разбирательству, документы, приобщенные к делу в ходе судебного разбирательства в порядке их поступления, протокол судебного заседания, затем судебные акты (приговор, решение, определение либо постановление суда);

- пронумеровывает листы дела и составляет за своей подписью опись находящихся в деле материалов или продолжает имеющуюся опись;

- прилагает к делу заполненные судьей статистические карточки на подсудимого;

- выписывает исполнительные документы после вступления судебных актов в законную силу.

- если суд избрал мерой пресечения подсудимому подписку о невыезде и надлежащем поведении или заменил ранее избранную меру пресечения арест на подписку о невыезде и надлежащем поведении отбирает у подсудимого такую подписку;

- если осужденный приговорен к наказанию в виде исправительных работ или общественных работ отбирает подписку о явке осужденного в уголовно-исполнительную инспекцию;

- при наличии постановления о приостановлении производства по уголовному делу для розыска подсудимого копия этого постановления направляет прокурору и в органы уголовного преследования по месту нахождения районного суда;

- в случае приостановления производства по делу по основаниям, предусмотренным пп. 2) п. 1 ст. 50 УПК, за исключением случаев, указанных в ч. 2 ст. 315 и ч. 2 ст. 321 УПК это дело, а также дела, отозванные прокурором до начала рассмотрения в главном судебном разбирательстве, возвращает прокурору с сопроводительным письмом, подписанным судьей;

- выдает копии судебного акта, не вступившего в законную силу участникам процесса.

- направляет копию заочного решения высылается ответчику и истцу, не присутствовавшему на судебном заседании не позднее трех дней со дня его вынесения с уведомлением о вручении;

- сторонам и другим лицам, участвующим в деле, не явившимся на судебное заседание, копии судебных актов о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении иска без рассмотрения высылаются секретарем судебного заседания не позднее пяти дней со дня вынесения решения в окончательной форме (ст. ст. 241, 254 ГПК). В остальных случаях копии судебных актов выдаются сторонам только по их просьбе, повторно копии судебных актов выдаются после уплаты государственной пошлины в доход государства.

- направляет администрации следственного изолятора копии судебных актов приговоров (в 2 экземплярах) по числу лиц, находящихся под стражей;

- вручает осужденному (оправданному, защитнику и обвинителю) копии судебных актов не позднее пяти суток после провозглашения приговора (ст. 386 УПК).

- вручает копию постановления по делу об административном правонарушении вручается немедленно после рассмотрения дела физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых вынесено постановление, а также потерпевшему, законному представителю физического лица по их просьбе. В случае отсутствия указанных лиц копия постановления высылается в течение трех дней со дня его вынесения. В случае вынесения постановления об административном аресте копия постановления немедленно направляется прокурору.

- обеспечивает ежедневное заполнение реквизитов учетных документов о результатах рассмотрения и движения дел, в соответствии с графиком назначенных к слушанию дел на этот день, с предъявлением судебных актов в базе ЕАИАС;

- обо всех процессуальных действиях суда по подготовке дела к рассмотрению по первой инстанции и движении по делу делает отметку в справочном листе дела;

- обеспечивает вложение электронного содержания судебных актов, протоколов, апелляционных, частных жалоб и протестов, исходящих, входящих документов в учетные документы. В необходимых случаях обеспечивает связку учетных документов;

- сдает в канцелярию суда после вступления в законную силу судебного акта дела в оформленном в установленном порядке.

12. Прием и учет апелляционных и частных жалоб и протестов

108. Все поступившие апелляционные, частные жалобы и протесты регистрируются в день поступления, на самих документах делается отметка о времени поступления их в суд лицом, принявшим жалобу или протест. К жалобе, полученной по почте, приобщается конверт для определения даты подачи жалобы.

109. О принесении апелляционных, частных протеста или жалобы извещаются участники процесса. Копия протеста или жалобы направляется указанным лицам с разъяснением возможности подачи на них возражений в письменном виде с указанием срока представления. С апелляционными, частными протестом или жалобой участники процесса могут ознакомиться под роспись.

Осужденные, подсудимые, содержащиеся под стражей, ознакамливаются под роспись с апелляционной, частной жалобой, протестом или им направляется их копия. Расписки осужденных о получении копии, возражения или объяснения, поступившие на апелляционные, частные жалобу или протест, приобщаются к делу.

110. Суд, подготовив дело в апелляционную инстанцию, назначает к слушанию в апелляционной инстанции, о чем извещает лиц, участвующих в деле, о месте и времени рассмотрения дела в апелляционной инстанции. Вместе с делом направляются заполненный статистические карточки на подсудимого, а контрольные талоны - в управление по правовой статистике и специальным учетам в областях, городах Астана, Алматы и приравненные к ним военное управление и региональное транспортное управление Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан.

111. В учетных документах заполняются все реквизиты движения дел, апелляционных, частных жалоб и протестов.

Электронное содержание судебных актов, протоколов, апелляционных, частных жалоб и протестов, исходящих, входящих документов вкладываются в учетные документы. В необходимых случаях производится связка между входящими, исходящими и внутренними документами. Если содержание вложено в учетные документы, то дублирование не требуется.

Контроль за решением принятия и направлением апелляционных, частных жалоб и протестов с делом в апелляционной инстанции осуществляется председателем суда и судьями, под председательством которых рассматривались дела.

13. Порядок выдачи дел и судебных документов

112. Дела выдаются для ознакомления с ними в помещении суда только с разрешения председателя суда или председателя коллегии после подачи письменного заявления и по предъявлении следующих документов:

по предъявлении удостоверения личности, паспорта подсудимым, осужденным не находящимся под стражей, их законным представителям и потерпевшим по уголовным делам, сторонам, их представителям и другим лицам, участвующим в деле, по гражданским делам;

при предъявлении ордера, выданного юридической консультацией и служебного удостоверения адвокатам, выступающим по делам в суде;

при предъявлении доверенности на участие в деле и документа, удостоверяющего личность гражданским истцам и их представителям, гражданским ответчикам и их представителям по уголовным и гражданским делам;

113. Дела высылаются почтой или рассылаются через курьера по распоряжению председателя суда на основании письменного требования вышестоящих судов и органов, которым законом предоставлено право истребовать дела.

Требования о высылке дела, копия приговора или решения и копия сопроводительного письма, по которому дело было направлено, хранятся в контрольной папке до возвращения дела.

При этом копии требований о высылке дел и сопроводительных писем хранятся в отдельно заведенном контрольном наряде направленных дел и материалов, предусмотренных номенклатурой дел суда.

В случае невозвращения в суд свыше 1 месяца истребованных по запросу дел, архивариусом направляются соответствующие напоминания, данные дела берутся на контроль председателем суда и принимаются все меры по их своевременному возвращению.

После возвращения дела в суд документы (требование о высылке дела, копия сопроводительного письма) изымаются из контрольной папки и подшиваются в материалы дела вместе с письмом о возвращении дела по минованию надобности.

114. Отдельные документы из дел, удостоверенные копиями этих документов и письменные справки по делам выдаются специалистами, секретарями и архивариусом осужденным, оправданным, потерпевшим, сторонам по гражданскому делу и их представителям по письменному заявлению с разрешения председателя суда, председателя коллегии или судьи, в производстве которого находилось данное дело.

Подлинные документы, имеющиеся в гражданском деле, по просьбе лиц, представивших эти документы, могут быть им возвращены после вступления решения в законную силу. В деле остаются копии этих документов, заверенные судьей.

115. Выдаваемые судом копии приговоров, решений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть удостоверены и скреплены гербовой печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, определение были изменены вышестоящим судом, об этом делается отметка в выдаваемой копии.

В целях исключения фактов фальсификации судебных актов, носящих правоустанавливающий характер, устанавливается следующий порядок выдачи судебных актов суда:

копии судебных актов судов заверяются подписью судьи, рассматривавшего дело, а при его отсутствии председателем суда или лицом, исполняющим его обязанности;

копии судебных актов и справки должны быть заверены печатью суда, с обязательным указанием даты выдачи судебного акта. Печать суда должна быть хорошо читаема, и захватывать часть наименования должности, не закрывая подписи судьи.

не допускается заверение печатью ксерокопии подписи судьи;

судебный акт, состоящий из нескольких печатных листов, должно быть прошит, пронумерован и заверен подписью судьи и печатью суда;

на копиях судебных актов судов, не вступивших в законную силу, должна быть отметка «в законную силу не вступило». Данная запись должна быть заверена подписью судьи, выносившего судебный акт и печатью суда с указанием даты выдачи;

на копиях актов, вступивших в законную силу, на обороте последнего листа следует сделать отметку: «вступило в законную силу» с указанием даты.

Лицам, не являющимся участниками судебного разбирательства, копии судебных решений выдаются (высылаются) с письменного разрешения (резолюции) председателя суда или председателя соответствующей коллегии, и лишь после оплаты государственной пошлины. Такое же требование относится и к участникам процесса в случаях повторной выдачи им копии судебного акта.

Эти заявления с ответом подшиваются в отдельном наряде.

116. Копия судебного акта должна быть выдана под расписку,
составленную лицом, получающим данную копию. В случае высылки копии
документа по почте об этом делается отметка в справочном листе.

Лицо, получившее подлинный документ из дела, расписывается в получении этого документа на копии, оставленной в деле.

117. Судьям, работникам канцелярии суда (специалистам, консультантам)
и прокурорам по их требованиям дела и материалы выдаются с письменного
разрешения (резолюции) председателя суда, о чем секретарем делается отметка в
специальном журнале.

14. Исполнение судебных актов

118. Судебные акты подлежат обращению к исполнению по вступлении в законную силу, за исключением подлежащих исполнению немедленно, в порядке установленном действующим законодательством.

119. В случаях конфискации имущества, взыскания в доход государства, взыскания ущерба, причиненного преступлением, взыскания алиментов, возмещения вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья, потерей кормильца, суд по своей инициативе направляет исполнительный документ для исполнения в соответствующий орган исполнительного производства по территориальности.

Для взыскания государственной пошлины с должника в доход местного бюджета отдельный экземпляр судебного приказа, заверенный печатью суда, направляется для исполнения непосредственно судом.

120. Решение суда, которым установлено нарушение избирательного права гражданина или общественного объединения, вступает в законную силу немедленно и направляется в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или представителю избирательной комиссии.

Решение суда направляется для устранения допущенных нарушений закона руководителю государственного органа, органа местного самоуправления, общественного объединения, организации, должностному лицу, государственному служащему, решения и действия которых были оспорены, либо вышестоящему в порядке подчиненности органу, организации или должностному лицу в течение трех дней после вступления решения в законную силу. Об исполнении решения должно быть сообщено суду, гражданину или юридическому лицу не позднее чем в месячный срок со дня получения решения суда.

121. Суд обязан в течение трех дней со дня вступления в законную силу решения суда о расторжении брака направить копию решения суда в орган записи актов гражданского состояния по месту вынесения решения, а также по месту государственной регистрации заключения брака.

122. Суд обязан в течение трех дней со дня вступления в законную силу решения суда о признании брака недействительным направить выписку из этого решения суда в орган записи актов гражданского состояния по месту государственной регистрации заключения брака.

123. Вступившее в законную силу решение суда об усыновлении или удочерении в течение трех дней направляется в орган записи актов гражданского состояния по месту нахождения суда для государственной регистрации усыновления ребенка и в орган опеки и попечительства по месту вынесения решения.

124. В течение трех дней со дня вступления в законную силу решения суда о лишении родительских прав суд обязан направить выписку из этого решения в орган записи актов гражданского состояния по месту государственной регистрации рождения ребенка и в орган опеки и попечительства.

Суд обязан в течение трех дней со дня вступления в законную силу решения суда о признании усыновления (удочерения) недействительным направить выписку из этого решения в орган записи актов гражданского состояния и органы опеки и попечительства по месту государственной регистрации усыновления (удочерения).

125. Исполнительные документы должны быть заполнены четко и грамотно. Никакие помарки и исправления в исполнительном документе не допускаются.

При заполнении исполнительных документов о взыскании денежных сумм в пользу организации в графе, содержащей наименование и адрес взыскателя, должны быть внесены сведения и о его расчетном счете на основании данных, имеющихся в материалах судебного дела. Если взысканная сумма удерживается в доход государства, в исполнительном документе обязательно должны быть указаны банковские реквизиты, на какой счет должны перечисляться взысканные суммы.

126. Если районным судом вынесен оправдательный приговор либо подсудимый осужден без назначения наказания или освобожден от наказания либо приговорен к наказанию, не связанному с лишением свободы, а до вынесения приговора он находился под стражей, суд, вынесший такое решение, немедленно освобождает его из-под стражи.

127. Справка о вступлении приговора в законную силу и статистическая карточка на осужденного направляется в Комитет по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан.

128. В случае принесения апелляционных жалоб или протеста в отношении нескольких осужденных (по групповому делу) приговор в отношении всех осужденных по такому делу, если он не отменяется вышестоящим судом, вступает в законную силу и обращается к исполнению после рассмотрения дела судом апелляционной инстанции.

129. При применении принудительных мер медицинского характера к лицам, находящимся в местах лишения свободы, копия постановления суда и акта судебно-психиатрической экспертизы, заверенные подписями судьи и гербовой печатью суда, направляются для исполнения в места лишения свободы по месту содержания этих лиц.

Во всех остальных случаях указанные документы направляются для исполнения в органы здравоохранения или в то учреждение, где больной находится после проведенной экспертизы.

К определению о назначении принудительных мер медицинского характера приобщается документ, удостоверяющий его личность (паспорт, удостоверение личности, военный билет и т. д.).

130. Для обращения к исполнению приговора об осуждении к лишению свободы лица, не находящегося под стражей, в сроки, предусмотренные ст. 448 УПК, направляются две копии приговора соответствующему органу внутренних дел по месту жительства осужденного, документ удостоверяющий личность, справку о вступлении приговора в законную силу, справку о судимости, подписку о невыезде и надлежащем поведении из материалов дела. В распоряжении, которое направляется с копией приговора, указывается дата вступления приговора в законную силу, распоряжение подписывается судьей.

131. Во всех случаях условного осуждения несовершеннолетних, а также применения мер наказания, не связанных с лишением свободы, или принудительных мер воспитательного характера копия приговора или постановления в течение трех суток со дня вступления приговора, постановления в законную силу должна быть направлена в комиссию по делам несовершеннолетних по месту жительства осужденного.

132. Для обращения к исполнению вступившего в силу приговора об осуждении к исправительным работам, общественным работам направляется две копии приговора и справку о вступлении приговора в законную силу в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного с приложением подписки осужденного о явке его в инспекцию.

133. О вступивших в законную силу приговорах в отношении осужденных призывников и военнообязанных секретарь судебного заседания в десятидневный срок обязан сообщить в районные (городские) военные комиссариаты по месту жительства осужденного письмом за подписью судьи с гербовой печатью суда.

При осуждении военнослужащих (лиц, проходящих военную службу):

при осуждении лиц рядового, сержантского состава срочной службы суд должен сообщить в районные (городские) военные комиссариаты об осуждении и уведомлять родственников;

по вступлению приговоров на военнослужащих в законную силу необходимо направлять копии приговоров командирам войсковых частей (командующему округом, начальнику гарнизона, Министру обороны) для объявления в приказах и доведения до сведения личного состава;

при осуждении к лишению свободы военные билеты необходимо направлять командирам военных частей, где они ранее проходили службу для отметок о прохождении службы и последующего направления в военкоматы по месту призыва;

копии приговоров на осужденных офицеров, как лишенных воинского звания, так и не лишенных такового, направляются в управление по кадрам Министерства обороны Республики Казахстан, управление пограничной службы Комитета национальной безопасности Республики Казахстан;

при отмене приговором ареста на имущество об этом необходимо уведомить владельца имущества, а выписку из приговора направить лицу ответственному за хранение этого имущества;

при лишении осужденного права управлять транспортными средствами водительские права направляются в управление дорожной полиции (УДП) области вместе со справкой о вступлении приговора в законную силу и копией приговора для исполнения;

об осуждении офицеров, прапорщиков, уволенных в запас, извещается рай(гор)военкомат, где они состоят на учете;

на осужденных прапорщиков копии приговоров направляются командующему округом для решения вопроса об увольнении со службы, (лишении воинского звания).

134. В целях повышения воспитательного воздействия, приговор, по вступлении его в законную силу, направляется в необходимых случаях по указанию судьи по месту работы, учебы осужденного.

В отношении лиц, получающих пенсию и осужденных к лишению свободы, копия приговора должна направляться для сведения в органы, осуществляющие выплату пенсий.

Если в приговоре указано на необходимость поставить вопрос о лишении осужденного государственной награды Республики Казахстан, почетного, воинского, специального или иного звания, классного чина, дипломатического ранга или квалификационного класса, присвоенных Президентом Республики Казахстан, направляется представление суда, вынесшего приговор, о лишении осужденного государственной награды, указанных званий, классного чина, дипломатического ранга или квалификационного класса вместе с копией приговора и справкой о вступлении его в законную силу в Администрацию Президента Республики Казахстан.

Об осуждении лиц, имеющих ученые степени и звания, суд должен информировать республиканское государственное учреждение «Высшая аттестационная комиссия Министерства образования и науки Республики Казахстан».

135. По делам об условно - досрочном освобождении от наказания, условном освобождении из мест лишения свободы, освобождении от отбывания наказания по болезни копия постановления суда направляется администрации исправительного учреждения по месту исполнения приговора, в суд, вынесший приговор, для приобщения к делу, а в отношении несовершеннолетних, кроме того, в комиссию по делам несовершеннолетних по избранному ими месту жительства после освобождения.

В случае замены осужденному неотбытого срока лишения свободы исправительными работами в места лишения свободы направляются три копии постановления (для последующего направления двух из них в уголовно-исполнительную инспекцию).

Копии постановлений суда по делам об изменении условий содержания лиц, осужденных к лишению свободы, во время отбывания наказания, направляются администрации исправительного учреждения.

По делам об условно-досрочном освобождении от наказания, о замене наказания более мягким, об изменении условий содержания лиц, осужденных к лишению свободы, во время отбывания наказания направляется копия постановления администрации исправительного учреждения.

Копии постановлений суда направляются администрации исправительного учреждения в трехдневный срок со дня вступления их в законную силу.

136. По приговорам о конфискации имущества осужденного направляется исполнительный документ, копия судебного акта, либо выписка из него, заверенная печатью суда, и копия описи имущества для исполнения в орган исполнительного производства по месту нахождения имущества, подлежащего конфискации. При отсутствии в деле описи имущества исполнительный документ направляется по последнему месту жительства осужденного с приложением справки о том, что опись имущества не производилась. Если в деле имеется акт об отсутствии имущества, то к исполнительному документу прилагается справка, заверенная судьей.

137. В тех случаях, когда гражданский иск о возмещении ущерба, причиненного преступлением, рассматривается в порядке гражданского судопроизводства вследствие оставления иска районным судом, разрешившим уголовное дело, без рассмотрения или в связи с прекращением уголовного дела по основаниям, предусмотренными ст. ст. 37, 38 УПК, в исполнительном документе производится отметка с указанием статьи УК, по которой лицо привлекалось к уголовной ответственности или осуждено.

Направляемые на исполнение копии судебных актов и выдаваемые судом исполнительные документы заверяются подписью председателя суда или судьи, председательствующего по делу и гербовой печатью суда. Сопроводительные письма, с которыми направляются по назначению указанные копии, подписываются теми же лицами.

В тех случаях, когда судебных акты были изменены вышестоящим судом к копиям судебных актов, измененных при рассмотрении дела в апелляционном и надзорном порядке, прилагаются копии постановлений апелляционной или надзорной инстанции.

138. Судебные дела и материалы, оконченные производством в суде первой инстанции, может быть сданы в архив только по резолюции председателя суда, или судьи, председательствовавшего по делу.

Cообщение об исполнении судебного акта приобщается к делам, материалам. При непоступлении cообщения об исполнении судебного акта должно истребоваться путем направления напоминания. О действиях, связанных с обращением к исполнению приговора, постановления, решения или определения, в обязательном порядке производится отметка в справочном листе дела.

В учетных документах заполняются все реквизиты по исполнению судебного акта. Электронное содержание всех исходящих, входящих документов по исполнению судебного акта вкладываются в учетные документы. В необходимых случаях производится связка между входящими, исходящими и внутренними документами. Если содержание вложено в учетные документы, то дублирование не требуется.

Контроль за обращением к исполнению судебных актов осуществляется председателем суда и судьями, под председательством которых рассматривались дела, а также заведующим канцелярией.

15. Учет и исполнение частных постановлений и определений

139. Копии частных постановлений, определений направляются на исполнение после вступления судебных актов в законную силу.

Учет частных постановлений, определений производится по журналам учета частных постановлений, учета частных определений.

В учетных документах заполняются все реквизиты по частным постановлениям, определениям и их исполнению, после чего контроль осуществляется по электронному журналу по учету частных постановлений, определений. Электронное содержание частных постановлений, определений и исходящих, входящих документов по исполнению вкладываются в учетные документы. В необходимых случаях производится связка между входящими, исходящими и внутренними документами. Если содержание вложено в одном из связанных между собой учетных документах, то дублирование не требуется.

Контроль за исполнением частных постановлений, определений осуществляется заведующим канцелярией.

16. Учет и хранение вещественных доказательств и документов, удостоверяющих личность

140. Учет, хранение, передача и уничтожение вещественных доказательств по поступившим делам и документов, приобщенных к делу производится на основании Инструкции «О порядке изъятия, учета, хранения, передачи и уничтожения вещественных доказательств, документов по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях судом, органами прокуратуры, предварительного следствия, дознания и судебной экспертизы» утвержденной совместным приказом Министра юстиции Республики Казахстан от года, Генерального Прокурора Республики Казахстан от 1 декабря 1998 года, Председателя Комитета национальной безопасности Республики Казахстан от 8 декабря 1998 года, Министра финансов Республики Казахстан от года, Министра внутренних дел Республики Казахстан от 2 декабря 1998 года, Министра государственных доходов Республики Казахстан от года.

141. Вещественные доказательства по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях регистрируются в учетном документе формы на дело, после чего контроль осуществляется по электронному журналу по учету вещественных доказательств.

142. В учетном документе подлежат заполнению все реквизиты по учету, хранению, исполнению судебного акта в части вещественных доказательств.

143. Документами, удостоверяющими личность являются:

1) паспорт гражданина Республики Казахстан;

2) удостоверение личности;

3) вид на жительство иностранца в Республике Казахстан;

4) удостоверение лица без гражданства.

144. Изъятые у арестованных паспорта, удостоверения личности, военные билеты, приписные свидетельства о рождении и другие личные документы должны быть приобщены к делу и храниться в отдельном опечатанном пакете, подшитом к делу.

В случае прекращения дела или освобождения арестованного из-под ареста, эти документы должны быть возвращены владельцам.

145. В случае осуждения подсудимого к лишению свободы паспорт, удостоверение личности направляется в следственный изолятор, военный билет военнообязанного и приписное свидетельство призывника не позднее трехдневного срока после вступления приговора в законную силу направляются в (городской) военный комиссариат по месту учета, а военные билеты военнослужащих следует направлять в соответствующие воинские формирования в тот же срок, поскольку военнослужащие на учете в райвоенкоматах не состоят.

146. Документы, удостоверяющие личность осужденного к лишению свободы, районным судом направляются в места предварительной изоляции вместе с сообщением о вступлении приговора в законную силу для приобщения к личному делу осужденного в соответствии с Инструкцией по документированию обвиняемых, утерявших документы, удостоверяющие личность, в отношении которых избрана мера пресечения – арест» от 4 февраля 2003 года, утвержденной совместным приказом Министра внутренних дел Республики Казахстан от года N 34, Председателя Комитета национальной безопасности Республики Казахстан от года N 16, Министра юстиции Республики Казахстан от года N 8, Председателя Агентства финансовой полиции Республики Казахстан от года N 10, Председателя Агентства таможенного контроля Республики Казахстан от года N 29

147. Документы, удостоверяющие личность лиц, находящихся до вступления приговора в законную силу на свободе, районным судом направляются в органы внутренних дел по месту жительства осужденного. Если удостоверение личности в уголовном деле отсутствует, суд сообщает об этом следственному изолятору либо соответственно органу внутренних дел.

148. О направлении документов осужденного в соответствующие органы делается отметка в учетном документе.

149. Документы, удостоверяющие личность лиц по уголовным делам и делам об административных правонарушениях регистрируются в учетном документе формы на лицо, после чего контроль осуществляется по электронному журналу по учету документов, удостоверяющих личность лиц.

В учетном документе подлежат заполнению все реквизиты по учету, хранению, направлению документов, удостоверяющих личность лиц.

17. Порядок выдачи судебных дел и документов

150. Судебные дела выдаются для ознакомления с ними в помещении районного суда только с разрешения председателя районного суда или судьи, в производстве которого находится дело, в порядке и пределах, установленных процессуальным законодательством РК по предъявлении следующих документов:

а) подсудимым и потерпевшим по уголовным делам, а также гражданским истцам, гражданским ответчикам или их представителям по уголовным делам в части, касающейся гражданского иска; сторонам, третьим лицам, заявляющим самостоятельные требования, третьим лицам, не заявляющим самостоятельные требования и другим лицам, участвовавшим в деле, законным представителям по гражданским делам, по предъявлении документа, удостоверяющего личность (удостоверение личности, свидетельство о рождении, служебное удостоверение и т. д.);

б) защитникам, выступающим по делам в суде первой и апелляционной инстанции, а также адвокатам, знакомящимся с делами, законченными производством, по предъявлении ордера юридической консультации с указанием номера лицензии и даты ее выдачи и удостоверения личности;

Судебные дела высылаются почтой или направляются через экспедитора (курьера) только по письменным требованиям вышестоящих судов и органов, которым законом предоставлено право истребования дел, и на основании визы председателя суда.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копия приговора или решения, копия сопроводительного письма, с которым дело было направлено, хранятся в контрольной папке. После возвращения дела в суд документы (требование о высылке дела, копия сопроводительного письма) изымаются из контрольной папки и подшиваются в материалы дела вместе с письмом о возвращении дела по миновании надобности.

151. Отдельные документы из судебных дел, засвидетельствованные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются канцелярией суда и архивариусом осужденным, оправданным, потерпевшим, сторонам по гражданскому делу и их представителям по письменному заявлению с разрешения председателя суда или судьи с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины.

152. Подлинные письменные доказательства, а также личные письма, имеющиеся в деле, только по заявлению стороны их представившей, могут быть им возвращены в порядке установленном действующим законодательством. При этом в деле оставляется засвидетельствованная судьей копия письменного доказательства.

153. Лицо, получившее подлинный документ из материалов дела, составляет расписку о получении документа, которая приобщается к материалам дела.

154. Ответственным должностным лицам суда и прокуратуры, которые проводят проверки в связи с поступившими к ним жалобами и заявлениями, дела и материалы выдаются для ознакомления с разрешения председателя суда или лица, исполняющего обязанности.

18. Организация архива районного суда

155. Порядок хранения судебных дел, документации и передачи их в архив осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, отбора, временного хранения и передачи на постоянное хранение в государственные архивы дел Верховного Суда Республики Казахстан, местных судов, Комитета по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан и администраторов судов областей, городов Астана и Алматы, утвержденной распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан № 000 от года и приказом Председателя Комитета по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан от года, Типовым положением об архиве судов, утвержденного распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от 2 августа 2005 года № 000, за исключением электронных документов находящихся в базе ЕАИАС.

156. База ЕАИАС ежемесячно копируется в диски и передается на хранение в архив, кроме того база ЕАИАС еженедельно синхронизируется с базой суда в областных судах.

Судебные дела, материалы и другие документы в архиве хранятся по годам в порядке номеров базы ЕАИАС.

Учет, выдача и высылка дел, находящихся в архиве суда, производится в соответствии с действующими Инструкциями.

19. Прием и передача дел

157. Прием и передача дел при смене председателя районного суда производится с участием представителя Администратора судов области (города).

158. Прием и сдача дел оформляются актом, в котором указывается:

а) общее состояние делопроизводства, учета, отчетности и архива данного суда;

б) наименование карточек, журналов, книг, нарядов, которые ведутся в суде;

в) количество пронумерованных листов в каждой картотеке, журнале, книге, наряде;

г) неисполненные документы и нерассмотренные дела;

д) все документы архива суда, количество уголовных и гражданских дел, находящихся в архиве;

е) соответствие записей в книге учета вещественных доказательств с их фактическим наличием.

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, подписывается лицами, участвующими в передаче.

Первый экземпляр акта сдается в архив, второй передается Администратору судов области (города).

20. Ведение судебной статистики

159. Ведение информационных учетных документов, обеспечение накопления статистических данных осуществляется по системе ЕАИАС и в соответствии с действующими инструкциями о статистической отчетности.

21. Номенклатура дел районного и приравненного к нему суда

160. Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года и направляется в двух экземплярах на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего органа государственного управления архивами и документацией, после чего утверждается председателем районного суда.

Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров и вводится в действие с 1 января наступившего года.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изменения функций и структуры, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается.

Рекомендуется разрабатывать номенклатуру дел на основе предлагаемой номенклатуры согласно Инструкции с учетом специфики работы районного суда.

Примечание: при необходимости примерный перечень номенклатуры нарядов может быть дополнен или изменен.

Если положения данной Инструкции противоречат действующему законодательству, специальным инструкциям, правилам, положениям, регулирующих те или иные действия, то необходимо руководствоваться специальным нормативным правовым актом.