Положение ведомственном архиве Костанайского областного суда

Утверждено распоряжением

Председателя Костанайского

областного суда

от года

№ 000

ПОЛОЖЕНИЕ

О ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ

КОСТАНАЙСКОГО ОБЛАСТНОГО СУДА

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. В соответствии с Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» документы, образованные в деятельности судов, и имеющие особое историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное и практическое значение являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа и охраняются государством в качестве национального достояния Республики Казахстан.

В своей работе архив областного суда (далее архив суда) руководствуется Законом Республики Казахстан от года № «О Национальном архивном фонде и архивах», Положением о Национальном архивном фонде Республики Казахстан, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 года № 000, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от г. № 93, Инструкцией о порядке и сроках временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в ведомственных архивах государственных юридических лиц, утвержденной приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от года № 83 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Республики Казахстан 10 января 2001 г. № 000, Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан от года № 33, Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» СТ РК 1037 – 2001, Типовым положением об архиве судов, утвержденное распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от года № 000, Инструкцией «О порядке формирования, отбора, временного хранения и передачи на постоянное хранение в государственные архивы дел Верховного Суда Республики Казахстан, местных судов, Комитета по судебному администрированию при Верховном суде Республики Казахстан, местных судов и администраторов судов областей, городов Астана и Алматы (утвержденной распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от г. № 000 и приказом Председателя Комитета по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан от г. ), Инструкцией по делопроизводству в областном и приравненном к нему суде Республики Казахстан, утвержденной приказом Председателя Комитета по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан г. 347 и настоящим Положением.

2. Положение регламентирует цель, задачи, права, обязанности, ответственность, порядок работы архива суда.

3. Целевое назначение архива суда – прием на хранение, обеспечение сохранности, учет и использование судебных дел (гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях), рассмотренных в установленном порядке, наряды, заведенные согласно номенклатуре дел суда, производства по делам и жалобам, рассмотренным в апелляционной и надзорной инстанциях) и материалов судопроизводства, документы по личному составу, в том числе документы, подтверждающие трудовую деятельность работников, и другие документы (по автоматизированным информационным системам, планы работы, протоколы совещаний, семинарских занятий, обобщения, анализы, переписка, и др. информация), копии документов и судебных актов (далее дела и документы), согласно номенклатуре дел суда документы Союза судей и его филиалов, дисциплинарных коллегией, комиссий по судебной этике и других отделов.

4. Положение о ведомственном архиве Костанайского областного суда разработано на основании Типового положения об архиве судов (утвержденное распоряжением Председателя Верховного Суда РК ), согласованной с Управлением архивов и документации Костанайской области и утвержденное председателем областного суда.

5. Архив суда обеспечивает сохранность, учет, отбор, обработку, упорядочение и использование уголовных, гражданских дел и дел об административного правонарушениях и др. материалов и документов судопроизводства (далее дела и документы), образующихся в деятельности судов, осуществляет своевременную передачу дел и документов на постоянное хранение в Государственный архив Костанайской области.

Все работы, связанные с подготовкой обработкой, оформлением, транспортировкой и передачей дел и документов на государственное хранение, осуществляются специалистами архива суда и Администратором судов области.

За утрату и порчу документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, несут ответственность специалисты архива суда в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

6. Организационно-методическое, материально-техническое обеспечение архива суда возлагается на Администратор судов области.

Администратор судов области обеспечивает архив суда необходимым помещением, оборудованием (компьютером, ксероксом и другой необходимой техникой (измерительными приборами), мебелью стеллажами и др.) и кадрами.

Архив суда осуществляет свою деятельность как структурное подразделение канцелярии суда, во главе с ответственным специалистом архива.

Архив суда работает по плану, согласованное с председателем суда, утвержденному в установленном порядке.

Руководство и контроль за деятельностью архива суда возлагается на руководителя канцелярии.

Администратор судов области проводит мероприятия по повышению квалификаций специалистов архива суда.

7. Прием, формирование, группирование, комплектование, оформление, хранение, выдача, состав, использование, выделение к уничтожению, передача в государственный архив дел и документов производится судом в строгом соответствии с Инструкцией о порядке формирования, отбора, временного хранения и передачи на постоянное хранение в государственные архивы дел Верховного Суда Республики Казахстан, местных судов, Комитета по судебному Администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан и администраторов судов областей, городов Астана и Алматы (утвержденной распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от 22.года № 000 и приказом Председателя Комитета по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан от г. ).

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА СУДА

8. Основными задачами архива суда являются:

1)  учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, комплектование, использование документов, временно хранящихся в архиве суда;

2)  подготовка и своевременная передача документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, на хранение в Государственный архив Костанайской области с соблюдением установленных требований;

3)  осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве суда.

9. В соответствии с возложенными основными задачами, архив суда выполняет следующие функции:

1)  принимает законченные (исполненные) делопроизводством дела и документы, обеспечивает их учет и сохранность;

2)  разрабатывает и согласовывает с Государственным архивом Костанайской области графики предоставления описей дел, актов о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения и передачи документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан на государственное хранение;

3)  представляет на рассмотрение ЭПК Управления архивов и документации Костанайской области описи архивных единиц постоянного хранения и по личному составу.

4)  создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранимым в архиве документам, обеспечивает его преемственность (совместимость) с научно-справочным аппаратом государственного архива;

5)  организует использование документов:

-  информирует руководство, судей, работников судов в составе и содержании документов архива суда;

-  выдает во временное пользование в установленном порядке дела и документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении суда;

-  исполняет запросы организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа, и другие документы социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

-  ведет учет использования документов, хранящихся в архиве суда;

6)  проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве суда;

7)  один раз в три года предоставляет в Костанайский государственный архив сведения о составе и объеме поступивших документов по установленной форме (паспорт архива);

8)  готовит и в установленном порядке передает на государственное хранение в Государственный архив Костанайской области документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан;

9)  соблюдает порядок рассмотрения заявлений и обращений граждан, запросов юридических и физических лиц, организует контроль за ходом исполнения перенаправленных запросов в архив суда.

3.УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В АРХИВЕ СУДА

10. Все документы, хранящиеся в архиве суда, подлежат строгому централизованному учету. При наличии нескольких хранилищ учет документов осуществляется дополнительно по каждому хранилищу.

11. Поступившие в архив суда дела и документы регистрируются в журналах учета и алфавитных книгах.

12. При ведении в суде делопроизводства с использованием единой автоматизированной информационно-аналитической системы судебных органов Республики Казахстан – ЕАИАС СО поступившие в архив суда дела и документы регистрируются в соответствии с инструкцией по делопроизводству и руководством пользователя ЕАИАС СО.

При ведении учета документов электронным способом регистраций в алфавитной книге не требуется.

Электронные документы, а также электронные карточки учета хранятся на севере ЕАИАС СО постоянно. Технический специалист, в обязанности которого входит мониторинг работы подсистем ЕАИАС СО, обеспечивает создание копий баз данных на перезаписываемых оптических носителях информации (СD, DVD дисках) с периодичностью 1 раз в неделю.

По завершении отчетного периода (текущего года) создается копия всех баз данных, в которых производился учет в течении отчетного периода. Копия создается на перезаписываемых оптических носителях информации (СD, DVD дисках) в количестве 3 экземпляров и сдается в архив в соответствии с номенклатурой.

Порядок работы архива суда с электронными документами осуществляется в соответствии с руководством пользователя подсистемы «Судебное делопроизводство» ЕАИАС СО.

13. Ежегодно, по истечении календарного года и не позднее августа месяца, отделы сдают в архив суда судебные дела и другие документы судопроизводства, в полном объеме, согласно утвержденной номенклатуре суда.

В архиве суда постоянно ведется контрольный учет по журналу или электронному каталогу направленных, выданных дел и других документов.

При возвращении судебных дел и других документов судопроизводства в архив судов, данные документы снимаются с контроля путем соответствующей отметки в регистрационном журнале, при длительном невозвращении делаются напоминания о необходимости возврата, с направлением запроса получателю о возврате.

14. Все учетные документы должны быть сосредоточены у лица, ответственного за архив, и храниться в сейфах, металлических шкафах. Основными учетными документами в архиве суда являются:

- дело фонда

- алфавитные указатели учета архивных единиц.

1)  Описи дел являются учетными документами для поединичного и суммарного учета дел постоянного и временного хранения документов. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. Суммарный учет дел достигается при составлении итоговой записи в описях. Описи составляются отдельно:

-  на дела (наряды) постоянного хранения;

-  на дела по личному составу;

-  на дела (наряды) временного (свыше 10 лет) хранения;

-  на дела (наряды) временного (до 10 лет включительно) хранения.

2)  В архиве дело фонда, в который включаются документы, отражающие историю, методические пособия по обработке фонда, акты передачи документов, акты о неисправимых повреждениях документов, акты о проведении проверки наличия и состояния дел.

3)  Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе фонда, включаются в дело с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива. Для обеспечения учета и сохранности документов в архиве суда проводится проверка наличия и состояния дел.

4. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

В соответствии со ст. 18 Конституции Республики Казахстан, Указом Президента РК от г. «О порядке рассмотрения обращений граждан», Закона Республики Казахстан от г. № «О Национальном архивном фонде и архивах», Инструкции о порядке исполнения запросов социально-правового характера, поступающих из-за рубежа, утвержденной приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия РК от г. № 43 и настоящим Положением, составленным для организации работы по выполнению запросов уголовно-гражданского характера, касающихся обеспечения прав и законных интересов граждан Республики Казахстан и иностранных граждан. Документы, хранящиеся в архиве суда, используются для работы местными судами, в целях удовлетворения социально-правовых интересов граждан.

2) Основными формами использования документов архива суда являются обеспечение необходимой информацией о составе и содержании документов, включающей описи, алфавитные указатели и статистические карточки.

3) Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок не превышающий 10 дней (в соответствии с п. 75 «Основных правил работы ведомственных архивов», утвержденных приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры РК от г. № 93), а в исключительных случаях данный срок может быть продлен до 30 дней, для судей судов и органов, которым предоставлено право истребования дел.

4) Выдача дел и документов из архива разрешается только при наличии заявления или запроса, с резолюцией председателя суда. Выдача дел и документов из хранилища регистрируется в журналах учета. Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи. При выдаче и возвращении дел в хранилище проверяется нумерация листов и состояние документов каждого дела. При любом перемещении документов соблюдаются меры предосторожности. За пределы здания документы вывозятся только в упакованном виде и в закрытом транспорте.

5) Прием граждан, непосредственно обратившихся в архив суда с запросами уголовно-гражданского характера, осуществляет ответственный специалист архива.

6) Ответы на запросы организаций юридических и физических лиц выдаются в форме архивной копии, а также выдаются копии судебных документов, заверенные специалистом и гербовой печатью суда. Завизированные заявления граждан, в том числе и полученные по почте, поступают на исполнение архивистам.

7) Контроль за качественным и своевременным исполнением запросов, заявлений и распределение работы архива суда, в соответствии с должностными инструкциями специалистов, постоянно осуществляет руководитель канцелярии. В том случае, если документы по запросу в архив судов не поступали, архив не располагает сведениями об их ведомственном хранении, но они относятся к компетенции архива, заявления принимаются, по нему проводится розыск документов на ведомственном хранении и запрос переправляется по местонахождению документов.

8) Принятые заявления от юридических и физических лиц направляются руководству, визируются им и направляются на исполнение. Полученные на исполнение запросы регистрируются в специальном журнале учета исполнения запросов. Заявления заполняются посетителями по установленной форме.

9) Специалист, принимающий заявления, обязан следить, чтобы заявления были заполнены разборчивым почерком, в заявлении были указаны все необходимые данные для исполнения запроса, указаны возможные изменения фамилии, имени, отчества, район нахождения, переименования и другие дополнительные сведения, облегчающие поиск информации и телефон заявителя.

10) Обратившееся в архив юридическое или физическое лицо, кроме государственных учреждений, обязано предоставить квитанцию об уплате государственной пошлины, согласно, Налогового кодекса Республики Казахстан.

5. СРОКИ И ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ

16.1) Сроки исполнения заявления или запросов исчисляются с момента регистрации документа. Заявления или запросы юридических, физических лиц о выдаче или направлении дел и документов исполняются в течение 10 дней, запросов, взятых на контроль – к сроку, указанному в документе.

2) Запросы непрофильного характера, а также требующие исполнения по месту нахождения документов, пересылаются в срок до 3 дней. Первым этапом исполнения запроса является определение фонда или круга фонда, которые следует просмотреть для исполнения запроса.

3) Запросы юридических и физических лиц исполняются по всем документам, имеющимся в архиве и отвечающим вопросу заявления. Просматриваются документы, непосредственно отвечающие вопросу заявления.

4) При исполнении запросов, по имеющимся документам просматриваются описи дел.

При работе над запросами и заявлениями правового характера, в которых указаны точные даты и номера документов, просматриваются документы за указанную дату, в случае не обнаружения документа по указанной дате просматриваются документы на три года раньше и три года позже.

2) По результатам просмотра составляется ответ, положительный или отрицательный. При работе с заявлениями, в которых указаны ориентировочные данные (документы), просматриваются документы за весь указанный период, если сведения не обнаружены, просматриваются дополнительно документы за три года раньше и три года позже, по результатам просмотра составляется ответ.

3) В архивную справку включаются только сведения, подтвержденные документами архива. Тексты архивных справок должны быть лаконичными, но при этом содержать все нужные по запросу сведения. В справке кроме текста указываются поисковые данные документов, регистрационные номера заявления, исполнитель и адресат справки, дата составления ответа.

4) Поисковые данные включают № фонда, описи, дела, листы документа. В том случае, если сведения не обнаружены, но при этом просмотрены все необходимые документы, в копии архивной справки, которая остается у исполнителя, проставляются номера просмотренных дел.

5) При неполном составе документов в архиве по запрашиваемому вопросу в случае отрицательного ответа разрешается ссылаться на неполноту документов по данному вопросу.

6) Регистрацию и отправку ответов на полученные по почте запросы осуществляет специалист. Исполнение заявлений регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

7) Специалист, ответственный за отправку почты, обязан тщательно перепроверять правильность адресов, наличие подписей и печати, полноту и наличие указанных в запросе приложений.

8) При отсутствии в архивах документов, необходимых для наведения справки или запрашиваемых копий, составляется отрицательный ответ, который подписывается заведующим архивом, заверяется печатью, на нем проставляется дата исполнения. Один экземпляр остается в делопроизводстве архива, другой отправляется заявителю.

9) Выдача подписанных архивных копий производится специалистом архива суда. При выдаче архивных копий специалист архива суда должен удостовериться в том, что лицо, получающее на руки архивную копию, имеет право на его получение, т. е. является заявителем или его доверенным лицом, опекуном. Выдача архивных копий посторонним лицам запрещается. При получении архивных копий в «Журнале исполнения запросов» проставляется дата выдачи документов, номер и дата квитанции об уплате государственной пошлины, сумма госпошлины и роспись получателя.

10) Если заявители не обращаются в архив в течение месяца после исполнения запроса, ответ на запрос следует поместить в отдельный ящик.

11) Ответы на запросы районных и приравненных к ним судов, органов прокуратуры, а также органов следствия и дознания выдаются нарочно либо направляются по почте.

6. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА СУДА

18. Для выполнения возложенных основных задач и функций архива суда имеет право:

1) запрашивать от структурных подразделений суда сведения, необходимые для работы архива суда;

2) информировать руководство суда о выявленных недостатках в оформлении и хранении документов структурных подразделений.

3) обращаться в госархив за консультациями по сложным вопросам,

возникшим в процессе экспертизы ценности документов.

19. Специалисты архива несут в установленном законодательном порядке ответственность за неисполнение, несвоевременное, некачественное исполнение обязанностей, предусмотренным настоящим Положением и действующей инструкцией по архиву.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК

Управления архивов и документации

Костанайской области

от ______________ 2005 г.