Инструкция по организации заказа, хранению, учету и выдаче бланков документов государственного образца об образовании и (или) квалификации

Утверждена приказом

Министра образования и науки

Республики Казахстан

от «22» июня 2009 г. № 000

Инструкция по организации заказа, хранению, учету и выдаче бланков документов государственного образца об образовании и (или) квалификации

Инструкция

по организации заказа, хранению, учету и выдаче бланков документов государственного образца об образовании и (или) квалификации

Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Казахстан «Об образовании», другими нормативными правовыми актами Республики Казахстан и определяет порядок организации заказа, хранения, учета и выдачи бланков документов государственного образца об образовании и (или) квалификации и обеспечения ими организаций образования, реализующих профессиональные учебные программы высшего и послевузовского образования, подведомственных организаций образования.

1.  Общие положения

1. В настоящей Инструкции под бланками документов государственного образца об образовании и (или) квалификации (далее – бланки) понимаются документы, соответствующие постановлению Правительства Республики Казахстан от года № 000 «Об утверждении видов и форм документов об образовании государственного образца и Правил их выдачи» и постановлению Правительства Республики Казахстан от года № 000 «Об определении поставщиков печатной продукции, требующей специальной степени защиты, а также об утверждении перечня такой продукции, приобретаемой у них».

2. Настоящая Инструкция распространяется на организации образования, реализующих профессиональные учебные программы высшего и послевузовского образования, а также на подведомственные организации образования согласно Перечню организаций, находящихся в ведении Министерства образования и науки Республики Казахстан, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от года № 000.

3. Министерством образования и науки Республики Казахстан (далее – Министерство) могут утверждаться дополнительные виды и формы бланков документов государственного образца об образовании и (или) квалификации.

4. Министерство устанавливает единую серию и порядковую нумерацию для каждого вида документов государственного образца об образовании и (или) квалификации.

5. Порядок и сроки изготовления, доставки и приема бланков, а также ответственность за надлежащее исполнение обязательств должны содержаться в договоре, заключаемом между Министерством и изготовителем бланков.

6. Министерство устанавливает прейскурант цен на накладные расходы по обеспечению бланками.

2. Порядок предоставления заказа на потребность в бланках

7. Организации образования, реализующие профессиональные учебные программы высшего и послевузовского образования, подведомственные организации образования (далее – организации образования) передают не позднее 10 октября текущего года в Министерство заявку на потребность в бланках.

8. Заявка составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и скрепляется печатью организации образования. Один экземпляр заявки направляется в Министерство, второй остается в организации образования.

9. При формировании сводной заявки Министерство учитывает возможное увеличение потребности в предстоящем году и предусматривает 10-процентный резерв от заявленного количества потребности по каждому виду бланков.

10. Окончательный вариант сводной заявки направляется в Финансовый департамент Министерства.

11. Финансовый департамент заявку с сопутствующими документами, отражающими количество, типовые образцы и другие сведения направляет в Банкнотную фабрику Национального Банка Республики Казахстан и формирует бюджетную заявку.

12. Министерство заключает договор с Банкнотной фабрикой Национального Банка Республики Казахстан (далее – Банкнотная фабрика) на оказание услуг по изготовлению бланков в объеме сводной заявки, в соответствии с требованиями к видам и формам документов государственного образца об образовании (типовой образец, цвет, степень защиты, качество бумаги).

3. Порядок поставки, передачи и принятия на учет бланков

13. Банкнотная фабрика передает изготовленные бланки НАО и (или) НЦТ в объеме сводной заявки для их дальнейшей поставки.

14. С работниками, на которых возложены обязанности по учету, хранению и выдаче бланков, НАО и (или) НЦТ заключают договор об их материальной ответственности (далее – материально-ответственное лицо).

15. Получение материально-ответственными лицами и выдача ими бланков производится на основании доверенности.

16. Руководитель организации образования издает приказ о назначении ответственного должностного лица за организацию и осуществление работы по учету, хранению и выдаче бланков (далее – ответственное должностное лицо).

17. В целях осуществления контроля организации приема, хранения, выдачи и списания бланков в организациях образования создается постоянно действующая комиссия из пяти человек, утверждаемая приказом руководителя организации образования.

4. Порядок выдачи и использования бланков

18. Материально-ответственное лицо производит выдачу бланков ответственным должностным лицам в соответствии с заявкой на получение бланков, на основании накладной.

19. Учет использования бланков в организациях образования ведется ответственным должностным лицом в Журнале учета прихода и расхода бланков.

20. При полном использовании бланков, при возникновении в течение года потребности в бланках, организации образования направляют запрос с указанием необходимого количества бланков в Министерство.

21. Доверенности, накладные о выдаче бланков являются отчетными документами и хранятся у материально-ответственного лица.

22. В случае порчи бланков при их использовании в работе, они перечеркиваются, ставится отметка «испорчено» и подписываются ответственным должностным лицом.

23. По бланкам в форме книжек испорченные либо бракованные бланки заворачиваются отдельно друг от друга, на них делается пометка «Брак», «Испорчено» и заверяются подписью ответственного должностного лица.

24. Бланки выдаются обучавшемуся организацией образования, в которой он завершил обучение, не позднее 30 календарных дней со дня принятия соответствующего решения в торжественной обстановке, лично. В случае отсутствия возможности личного получения документа он выдается другому лицу по доверенности, оформленной в установленном порядке.

25. Дубликаты документов и приложения к ним выдаются вместо утраченных документов. Основанием для выдачи дубликата является заявление гражданина, утерявшего документ, на имя руководителя организации образования, в котором излагаются обстоятельства его утраты.

26. Решение о выдаче дубликата документа принимается руководителем организации образования или лицом его заменяющим, после размещения гражданином информации об утере документа в периодическом печатном издании.

27. Дубликат документа выдается не позднее одного месяца со дня поступления заявления.

28. Дубликат документа выдается на фамилию, имя, отчество лица, на которые был выдан подлинник документа.

29. Дубликаты документов выдаются на бланках образца, действующего на момент принятия решения о выдаче дубликата, и подписываются руководителем организации образования и его заместителем по учебной работе.

30. На выдаваемом бланке документа в правом верхнем углу проставляется штамп «Дубликат взамен подлинника № ______».

31. Граждане, изменившие свою фамилию (имя, отчество), могут обменять имеющиеся у них документы на документы с новой фамилией (именем, отчеством). Обмен производится по решению руководителя организации образования или заменяющего лица на основании заявления гражданина, изменившего свою фамилию (имя, отчество), вместе с документами, подтверждающими изменение фамилии (имени, отчества).

32. Решение руководителя организации образования или лица его заменяющего, заявление гражданина и документы, подтверждающие изменение фамилии (имени, отчества), хранятся в личном деле выпускника. Документы с прежней фамилией (именем, отчеством) изымаются организацией образования и уничтожаются в установленном порядке.

33. Копии выданных документов, в том числе дубликатов, в одном экземпляре подлежат хранению в установленном порядке в архиве организации образования в личном деле выпускника.

34. В случае реорганизации организации образования выдача дубликата возлагается на организацию – правопреемника ранее действовавшей организации образования, где должны храниться архивы.

5. Порядок сдачи ответственными должностными лицами отчетов об использовании бланков

35. В конце учебного года ответственные должностные лица организации образования представляют материально-ответственному лицу, выдавшему бланки, отчет об их использовании.

К отчету об использовании прилагаются испорченные и бракованные бланки с копиями.

36. Отчет об использовании с прилагаемыми документами (бланками, объяснительной запиской) передается на хранение материально-ответственному лицу.

6. Порядок ведения Журналов учета за использованием бланков

37. В целях осуществления контроля использования бланков в организациях образования ведутся Журналы учета использования бланков (далее – журналы) по каждому виду отдельно, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены руководителем организации образования и скреплены печатью.

38. Записи в журналах производятся шариковой или перьевой ручкой, синими чернилами, в хронологическом порядке, на основании соответствующих документов, подтверждающих достоверность этих записей. Записи должны производиться аккуратно, помарки и подчистки не допускаются. Исправление ошибок производится путем зачеркивания текста тонкой линией (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и внесения в соответствующих строках и графах правильных номеров и текста. Одновременно на полях соответствующей строки делается отметка «исправлено» за подписью ответственного должностного лица.

7. Порядок и сроки хранения бланков

39. Материально-ответственное лицо и ответственные должностные лица организаций образования несут ответственность за сохранность полученных бланков в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.

40. Бланки хранятся в несгораемых сейфах, железных шкафах или специально оборудованном помещении, обеспечивающем сохранность бланков без сроков ограничения.

41. В случае выявления фактов недостачи бланков комиссией составляется акт, в котором указывается место и дата инвентаризации; фамилия, имя, отчество и должность лиц, присутствующих при инвентаризации; фамилия, имя, отчество ответственного должностного лица; наименование, номер и серии недостающих бланков.

42. По выявленным фактам недостачи бланков проводится служебное расследование, по результатам которого виновные должностные лица подлежат привлечению к ответственности в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

43. В случаях обнаружения утерянных бланков комиссия составляет акт об этом и передает акт и бланки на ответственное хранение ответственному должностному лицу.

8. Порядок уничтожения и списания бланков

44. Уничтожение бланков оформляется актом, где указывается: номер и дата принятия решения об уничтожении бланков; фамилия, имя, отчество и должность лиц, присутствовавших при уничтожении; фамилия, имя, отчество ответственного должностного лица; наименование, номер и серии уничтоженных бланков.

45. Акт утверждается руководителем организации образования и хранится у ответственного должностного лица.

46. На основании акта ответственное должностное лицо производит списание уничтоженных бланков.

9. Отчет и контроль движения бланков

47. Отчет о движении бланков представляется в МОН РК в конце учебного года.

48. За достоверность данных в представляемых отчетах руководители организаций образования и ответственные должностные лица несут персональную ответственность.

49. Отчет на бумажном носителе, направляемый в Министерство, подписывается руководителем организации образования, а в его отсутствие – лицом, его заменяющим.

50. В целях осуществления контроля достоверности отчетных данных должно быть обеспечено надлежащее хранение копий отчетов. Отчеты должны храниться в отдельных папках по срокам их составления.